淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

金 楠

(黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080)

淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策

金 楠

(黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080)

在全國檔案工作規(guī)劃中,檔案信息化建設(shè)得到高度重視,但按現(xiàn)狀看,檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣,目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面,中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實際推廣實在太少。結(jié)合小型企業(yè)的實際情況,淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及相應(yīng)的解決對策。

企業(yè)檔案;信息化;建設(shè)問題

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一)管理知識欠缺

企業(yè)法人代表檔案管理知識欠缺,不懂甚至不知《檔案法》,不能自覺地運用檔案法律、法規(guī)來約束和規(guī)范自己的行為,使自身活動符合國家檔案法規(guī)的要求,切實履行《檔案法》所規(guī)定的義務(wù)。

(二)管理意識淡薄

檔案管理及企業(yè)管理部門疏于管理,在一定程度上存在推諉現(xiàn)象。檔案局認(rèn)為小型企業(yè)的檔案管理工作,是企業(yè)管理部門的職責(zé),檔案局只負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo);企業(yè)管理部門則認(rèn)為企業(yè)改革后,企業(yè)已無主管部門,政府不能再干涉企業(yè)的經(jīng)營管理,檔案事務(wù)應(yīng)歸口于檔案業(yè)務(wù)部門。企業(yè)會計檔案完整的原因是財政、審計、稅務(wù)等部門經(jīng)常有檢查,違規(guī)者必遭重罰,久而久之,習(xí)慣成自然。其他材料的立檔,少有人檢查,也從未因沒立檔而受處罰。

(三)管理介質(zhì)落后

一般的小型企業(yè)的檔案室都缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備,而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強的,這給電子檔案的管理帶來了一定困難。

(四)管理渠道不完善

小型企業(yè)大多都使用局域網(wǎng),電子文件可儲存在“資料庫”,全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道,但由于管理不夠完善,電子文件存放的位置 (路徑)沒有明確規(guī)定,甚至有部分員工把文件只存本機,造成檔案的不完整,查找不便利。

(五)管理重視不足

檔案工作直接經(jīng)濟效益不明顯,潛在的經(jīng)濟效益未體現(xiàn),難以引起經(jīng)營者的重視。它不像原材料那樣是企業(yè)生產(chǎn)的必需品,也不像管理費用那樣直接影響企業(yè)的利潤,花錢費力立檔,就很難被排上廠長、經(jīng)理們的議事日程。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

(一)加強監(jiān)管,形成制度化管理流程

檔案管理部門應(yīng)協(xié)同企業(yè)主管方,經(jīng)常深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,加強《檔案法》及相關(guān)實施條例、辦法的宣傳貫徹,確保企業(yè)檔案工作納入法制軌道,要強化執(zhí)法督查意識,嚴(yán)肅查辦企業(yè)檔案違法案件。在企業(yè)執(zhí)法監(jiān)督檢查過程中,對違犯檔案法規(guī)的行為或案件,要一查到底,嚴(yán)肅處理,堅決杜絕那種“大事化小、小事化了”的現(xiàn)象,維護檔案法規(guī)的權(quán)威,確保企業(yè)檔案工作在法治的軌道上健康發(fā)展。

(二)權(quán)責(zé)明確,理清行政歸屬關(guān)系

政府機構(gòu)改革過程中,企業(yè)主管部門有的被撤并,但對企業(yè)檔案管理的職能不能隨機構(gòu)的撤并而撤銷,編制部門應(yīng)明確企業(yè)檔案管理職責(zé)的歸屬,消除各部門推諉、扯皮現(xiàn)象。

(三)強化教育,建立高素質(zhì)的企業(yè)檔案隊伍

時代呼喚高素質(zhì)檔案人才,建立一支具有較高政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案隊伍是企業(yè)檔案隊伍建設(shè)的首要任務(wù)。(1)提高檔案干部隊伍的政治素質(zhì)。企業(yè)檔案工作者要有較高的政治素質(zhì),有堅定的政治立場,能用馬列主義、毛澤東思想武裝自己,自覺維護企業(yè)利益,堅守國家機密,按照黨和國家的方針政策、企業(yè)的各項規(guī)章制度辦事,始終把為人民服務(wù)放在首位,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé),任勞任怨,發(fā)揚“蘭臺精神”,敬業(yè)愛崗,做好本職工作。(2)提高檔案干部隊伍的文化素質(zhì)。要做好企業(yè)檔案工作,要求企業(yè)檔案人員不僅要有專業(yè)知識,還要有較廣泛的科學(xué)文化知識。一是要有較扎實的文字基礎(chǔ)知識,能夠正確地運用語言,準(zhǔn)確地表達思想;二是要有一定的歷史和企業(yè)管理知識及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營有關(guān)的知識及計算機等現(xiàn)代化管理知識;三是要適當(dāng)掌握一門外語,以便對外交流和開發(fā)其他語種的檔案信息。(3)提高檔案干部隊伍的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案人員必須熟悉和了解企業(yè)檔案的相關(guān)理論和專業(yè)知識,按照企業(yè)檔案的形成規(guī)律和特點,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管好企業(yè)檔案,及時、有效地提供服務(wù)。

(四)依法治檔,健全企業(yè)內(nèi)部檔案法規(guī)體系

現(xiàn)今企業(yè)檔案的構(gòu)成伴隨著我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的變化出現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢。除了國有企業(yè)檔案、集體企業(yè)檔案外,還出現(xiàn)了外資企業(yè)、股份制企業(yè)、股份合作制企業(yè)、兼并企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、撤銷企業(yè)檔案等,這些檔案的所有制形式不同,其性質(zhì)、特點、管理方法亦不同。以《檔案法》為依據(jù),建立合理、配套的企業(yè)檔案法規(guī)體系,對諸多企業(yè)檔案家族新“成員”制定出相應(yīng)的行為規(guī)范,做到有法可依、有章可循,增強企業(yè)檔案法規(guī)的實用性、針對性,為企業(yè)實現(xiàn)依法治檔提供完善的法律依據(jù)。

2.全方位、多層次宣傳檔案法規(guī)。在企業(yè)廣大干部和職工中廣泛、深入地宣傳檔案法規(guī),可以增強人們的檔案意識和法觀念。宣傳對象要以企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)干部和科技人員為重點。要突出檔案法規(guī)條文和檔案、檔案工作在市場經(jīng)濟中的地位和作用的宣傳,同時,要加大那些嚴(yán)重違犯檔案法規(guī)受到法律制裁的典型案例的宣傳力度,使每個職工真正懂得企業(yè)檔案人人有責(zé),自覺地用檔案法規(guī)規(guī)范自己的行為。

3.制度化、流程化,確保檔案存儲、管理不出紕漏。一是完善存儲設(shè)備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要,缺一不可,因此,檔案裝具要齊備、充足,符合規(guī)范要求,各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序,既方便日常查找,又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。二是完善電子文件的管理。制定電子文件的管理規(guī)范,要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行,并且要確保檔案信息安全,定期刻碟保存。

(五)拓寬渠道,加強企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

1.借助計算機多媒體技術(shù)進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。(1)利用計算機多媒體技術(shù)可直接系統(tǒng)地向檔案用戶提供企業(yè)檔案信息的內(nèi)容,并顯示所需的彩色插圖、圖像,以及提供聲音介紹內(nèi)容提要。檔案用戶中需一臺 PC機,就可縱覽所需的檔案信息,并將所需的內(nèi)容、圖像、數(shù)據(jù)自行存儲、復(fù)制和打印。(2)利用計算機多媒體技術(shù)將企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研活動形成的分散檔案信息按照某一專題收集在一起,加以科學(xué)、系統(tǒng)地編輯,瞬間就會編纂出“檔案信息精品”。

2.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用必須以“市場”為導(dǎo)向,緊扣需求動態(tài)。既要研究用戶心理、來源、特點,又要摸清檔案用戶對企業(yè)檔案信息需要的類型,建立“常用戶網(wǎng)絡(luò)”,盡可能為他們提供全方位的超前服務(wù)。(1)開通企業(yè)檔案信息查詢熱線電話,介紹館藏或數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,答復(fù)檔案用戶提出的有關(guān)問題和所需企業(yè)檔案的內(nèi)容。(2)組織企業(yè)檔案信息服務(wù)隊,為企業(yè)科研、生產(chǎn)現(xiàn)場提供急需的檔案信息。(3)創(chuàng)辦《檔案信息快訊》,利用報刊登載政策信息、熱點信息、技術(shù)成果信息、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓信息等,為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。(4)定期舉辦企業(yè)檔案信息展覽,將一些熱點檔案信息重新策劃、包裝,力求圖文并茂,新穎別致,以此來吸引和招攬檔案用戶。(5)利用新型載體編輯出版某產(chǎn)品、某項目、某專業(yè)、某領(lǐng)域的檔案信息文集、匯編、綜述、述評等,以便交流、利用。(6)與企業(yè)網(wǎng)、信息高速公路、因特網(wǎng)等建立互通網(wǎng)站,使企業(yè)檔案信息為全球共享。

檔案的信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此,我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程,逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

The Information ization Problem s of En terpr ise Arch ives and the Coun term easures

JIN Nan
(Heilongjiang College of Education,Harbin 150080,China)

The informationization of archives is highly regarded in the plan of nationwide archivework.However,according to the current situation,the informationization of archives is yet to bewidely popularized,only confined to the archivesconcerning the publici2 ty of governmentwork and livelihood.Medium2and2small2sized enterp rises contribute little to the informationization of archives.Based on the actual situation of small2sized enterprises,thispaper analyzes informationization problemsof enterprise archivesand proposes the countermeasures.

enterpriseπs archives;informationization;construction problems

G278.3

A

1001-7836(201.)09-0199-02

10.3969/j.issn.1001-7836.201..09.081

2010-1.-30

金楠 (1975-),女,黑龍江哈爾濱人,中級,從事檔案管理研究。