淺談高校學(xué)生檔案管理之我見

李佳欣

(黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院)

1 高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案。臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案，學(xué)生臨時(shí)檔案一般包括以下一些內(nèi)容:新生基本情況登記表、軍訓(xùn)考核表、大學(xué)生各科成績(jī)總表、綜合測(cè)評(píng)評(píng)審表、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識(shí)、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時(shí)臨時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，在校期間各科成績(jī)匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等。

2 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

(1)學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是，高校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對(duì)于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績(jī)掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

(2)學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

(3)開發(fā)學(xué)生檔案信息資源乏力，不能適應(yīng)信息化的要求，信息化能力嚴(yán)重滯后。如今高校學(xué)生檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式。近年來(lái)，隨著招生人數(shù)的擴(kuò)大，高校學(xué)生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時(shí)間短、流動(dòng)快、去向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。

(4)大學(xué)生思想教育工作不足，缺少心理檔案的建立。目前，在眾多高校中只注重學(xué)生在專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的培養(yǎng)，而缺乏思想教育工作及關(guān)于心理健康的指導(dǎo)。

3 做好高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)建議

(1)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。

(2)加強(qiáng)檔案管理的法制觀念。大力學(xué)習(xí)宣傳檔案法，增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)。要在高校有關(guān)部門及廣大師生員工中大力宣傳檔案法及學(xué)生檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，宣傳歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的重要性。

(3)加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理。學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全;文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯(cuò)別字;除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔;學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)生的特點(diǎn);學(xué)生在高中階段也要完備高中檔案，入學(xué)即向校方提供。

(4)提高檔案管理人員的素質(zhì)，切實(shí)樹立為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)。檔案管理人員要具有與管理學(xué)生檔案相適應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)和基本理論知識(shí)，包括扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、豐富的專業(yè)知識(shí)和廣博的各類相關(guān)知識(shí)等。要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷提高學(xué)生檔案管理能力，把靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理結(jié)合起來(lái)，把傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理手段結(jié)合起來(lái)。檔案管理人員要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，樹立服務(wù)意識(shí)，不管是在服務(wù)態(tài)度、服務(wù)語(yǔ)言還是在服務(wù)方式上，都要做到使利用者滿意，這是檔案管理人員職業(yè)道德的基本要求。

(5)充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高管理質(zhì)量與效益。作為高校學(xué)生工作管理者，一方面要做好大學(xué)生的管理和教育工作;另一方面，還要提高檔案管理人員素質(zhì)。充分發(fā)揮個(gè)人潛能;要學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，提高理論管理能力;學(xué)習(xí)相應(yīng)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握相關(guān)的現(xiàn)代管理的理論、技術(shù)和方法，做好大學(xué)生檔案工作，進(jìn)一步提高工作效率，提高工作質(zhì)量;同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，大學(xué)生的檔案管理應(yīng)充分利用這一資源，這也符合時(shí)代發(fā)展對(duì)高等教育發(fā)展的需要。

(6)注重大學(xué)生心理健康教育，建立心理檔案。大學(xué)生是國(guó)家培養(yǎng)的高層次專門人才，是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的強(qiáng)大后備軍。目前高校對(duì)學(xué)生的教育越來(lái)越重視，對(duì)大學(xué)生素質(zhì)和綜合能力的要求越來(lái)越高。而相應(yīng)的大學(xué)生心理健康方面及如何提高個(gè)人交際能力的指導(dǎo)卻少之又少。因此大學(xué)生教育要加強(qiáng)思想教育，開設(shè)相關(guān)心理健康及交際方面的選修課程;并在新生入學(xué)時(shí)就要進(jìn)行心理測(cè)試，建立心理檔案并進(jìn)行跟蹤調(diào)查。在各高校中應(yīng)加強(qiáng)大學(xué)生心理健康教育，建立心理檔案應(yīng)該迅速普及，并且作為重要工作來(lái)抓，以達(dá)到增強(qiáng)大學(xué)生的心理素質(zhì)，提高其在各方面的能力，避免悲劇的再次重演。這都是在新世紀(jì)、新時(shí)代堅(jiān)持以人為本的體現(xiàn)。

[1] 劉立寧.如何同校檔案工作者的素質(zhì)[J].檔案管理，2005，(6).

[2] 李林悅.從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].云南檔案，2008，(9).

[3] 羅春葉.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].百色學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，(4).