淺議新形勢(shì)下高校人事工資檔案的信息化管理

高亞光，高 巖

（延安大學(xué)，陜西 延安 716000）

淺議新形勢(shì)下高校人事工資檔案的信息化管理

高亞光，高 巖

（延安大學(xué)，陜西 延安 716000）

人事工資檔案是高校人事部門(mén)對(duì)人力資源管理的重要來(lái)源，新形勢(shì)下，高校人事檔案的信息化管理顯得尤為重要，這對(duì)高校人事工資檔案的管理提出了新的要求。

高校；人事工資檔案；信息化

人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，在高校人事管理工作中查閱人事檔案已成為考察、任免、調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整等工作中不可省略的重要程序，更是搞好高校人事工資管理的基礎(chǔ)。隨著近幾年高校工資業(yè)務(wù)量的增加和信息化的加強(qiáng)，為逐步實(shí)現(xiàn)高校人事工資檔案的現(xiàn)代化的管理，應(yīng)當(dāng)盡快實(shí)施工資檔案信息化。

一、工資檔案信息化的重要意義

工資作為個(gè)人的勞動(dòng)所獲，它體現(xiàn)了社會(huì)主義按勞分配的原則，而工資檔案作為個(gè)人工資情況的原始記錄，既能反映一個(gè)人的收入變化情況，又能從另一個(gè)側(cè)面反映社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度、國(guó)民生產(chǎn)能力增長(zhǎng)水平，因此管理好工資檔案具有重要的意義。在高校中，由于人員的構(gòu)成比較復(fù)雜，既有教師、員工、又有行政人員，還有一大批臨時(shí)工作人員，由于他們的工資結(jié)構(gòu)不同，所以形成的工資檔案的內(nèi)容也就各不相同。工資檔案是人事檔案的重要組成部分，是核定教職員工職稱(chēng)職務(wù)變化后在收入分配上的基本體現(xiàn)。工資檔案與人事檔案中其他內(nèi)容最大區(qū)別在于它的數(shù)字化。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，以工資檔案為突破口，實(shí)現(xiàn)工資檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)而推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化管理，是高校管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。

1.現(xiàn)行的高校工資結(jié)構(gòu)要求工資檔案必須信息化

現(xiàn)行的高校工資制度，主要由由崗位工資、薪級(jí)工資、績(jī)效工資和津貼及補(bǔ)貼四部分組成。高校工資的構(gòu)成具有復(fù)雜性，其中，崗位工資和薪級(jí)工資為基本工資，此外，績(jī)效工資取代了以前的崗位津貼發(fā)放制度，隨基本工資按月發(fā)放；在國(guó)家規(guī)定的工資外，又增加了地方政府規(guī)定的津貼及補(bǔ)貼和本單位的一些創(chuàng)收，如：課時(shí)費(fèi)、輔導(dǎo)員津貼、科研津貼、各種獎(jiǎng)勵(lì)津貼等，工資發(fā)放項(xiàng)目繁多，辦法各具特色。高校工資結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性導(dǎo)致工資管理耗時(shí)耗力，加上大量的測(cè)算、數(shù)據(jù)分析，填報(bào)各種表格，各種代扣代繳等，基礎(chǔ)性工作很多，需要投入相當(dāng)大的人力和物力。而工資檔案信息化可把每個(gè)人的工資情況輸入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件或Excel表格等，利用軟件來(lái)完成一些數(shù)據(jù)的測(cè)算、轉(zhuǎn)換、表格的自動(dòng)生成等工作，可減少大量的手工勞動(dòng)，提高工作效率，減少差錯(cuò)。特別是在正常的工資普調(diào)、晉升薪級(jí)等工作中，信息化管理的優(yōu)勢(shì)非常明顯。近幾年，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，教職員工隊(duì)伍不斷增加，每月涉及的工資數(shù)據(jù)多達(dá)數(shù)十萬(wàn)，如果沒(méi)有建立工資檔案信息化管理系統(tǒng)，日常的工資管理和工資檔案業(yè)務(wù)是無(wú)法想象的。

2.工資數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性要求工資檔案必須信息化

工資關(guān)系到每位教職工的切身利益，工資靠數(shù)字說(shuō)話，數(shù)字枯燥而且抽象，要得到正確的工資記錄，必須保證采集到的每一個(gè)相關(guān)信息都準(zhǔn)確無(wú)誤。如：每位教職工的參加工作時(shí)間、工齡、學(xué)齡、現(xiàn)職稱(chēng)職務(wù)任職時(shí)間、上一級(jí)職稱(chēng)職務(wù)任職時(shí)間、有無(wú)間斷工齡、考核情況等，都會(huì)關(guān)系到工資數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，所以工資檔案信息顯得尤為重要。差之毫厘，謬以千里，既會(huì)影響教職員工工作的積極性，也將影響國(guó)家工資政策的貫徹實(shí)施。保證教職員工工資每月準(zhǔn)確、及時(shí)、足額發(fā)放，是對(duì)核算工資人員的基本要求。要達(dá)到這個(gè)要求就必須有準(zhǔn)確無(wú)誤的工資檔案信息做強(qiáng)有力的支撐。

3.工資檔案是高校人事檔案中重要的組成部分要求工資檔案必須信息化

人事工資檔案資料是人事工作中尤其是人事檔案工作中重要的一環(huán)，也是人事管理工作成果的體現(xiàn)之一。它包括了所有教職工每個(gè)人從參加工作起從定級(jí)工資到歷次工資變動(dòng)的檔案資料，是對(duì)個(gè)人人事工資歷史地，全面地、公正合理地記錄的憑證和依據(jù)。這些包含了個(gè)人人事工資檔案的歷史數(shù)據(jù)，是進(jìn)入人事工資歷史的手段，可以解決因工資改革帶來(lái)的人事查檔的繁瑣，提高調(diào)整工資的準(zhǔn)確性。而工資檔案的信息化，可以更加準(zhǔn)確、高效的記錄每個(gè)人的工資變化情況，更好地促進(jìn)人事檔案的信息化和人事工作的公正性、透明性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、實(shí)行工資檔案信息化與傳統(tǒng)的工資檔案的優(yōu)勢(shì)

1.高校工資檔案信息化，有利于對(duì)收入分配制度的監(jiān)管和調(diào)整。現(xiàn)行高校工資制度的重要特征是人員管理由身份管理向崗位管理過(guò)渡，在什么崗位，拿什么工資。實(shí)行高校工資檔案信息化，可使上級(jí)部門(mén)更加準(zhǔn)確、及時(shí)的了解高校系統(tǒng)的收入分配制度，為下一步深化高校分配制度改革和人事制度改革提供可靠的依據(jù)。

2.高校工資檔案信息化，避免了傳統(tǒng)手工抄寫(xiě)出現(xiàn)的失誤，而且提高了工作效率，節(jié)約了人力資源，降低了工作成本，最大程度的實(shí)行了人力資源的優(yōu)化配置。

3.高校工資檔案信息化，所產(chǎn)生的紙質(zhì)工資檔案格式統(tǒng)一、美觀整潔，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比保存年限更長(zhǎng)，更利于保存，除了在信息輸入時(shí)需要利用檔案原件外，很少再接觸原件，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。工作人員和利用者還可以方便地通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案室以外的地方查閱利用工資檔案基本信息。

三、實(shí)行工資檔案信息化的主要措施

1.建立統(tǒng)一的工資檔案信息管理軟件

目前，由于高校工資檔案信息化還處于初級(jí)階段，而且高校的工資發(fā)放受教育廳、人社廳、財(cái)政廳等主管部門(mén)的管理與制約，各個(gè)部門(mén)為了便于管理，各自都開(kāi)發(fā)了不同形式的工資管理軟件，以我校為例，就有工資統(tǒng)發(fā)系統(tǒng)，財(cái)政人員供養(yǎng)系統(tǒng)，人員臺(tái)賬系統(tǒng)，離退休人員工資發(fā)放軟件，還有為了便于管理自行研發(fā)的工資發(fā)放系統(tǒng)等，這就必然導(dǎo)致工資系統(tǒng)的多頭管理，怎樣變多頭管理為統(tǒng)一管理，是目前亟待解決的問(wèn)題。工資檔案信息化旨在提高工作效率，減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，事實(shí)上，多頭系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換，造成人力、財(cái)力、物力的嚴(yán)重浪費(fèi)，這就要求上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，兼顧各個(gè)處、室的管理職能，建立一個(gè)通用的多功能的事業(yè)單位工資檔案信息管理系統(tǒng)[1]。

2.提高管理水平，加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)

人事工資檔案信息量大，覆蓋面廣，所以如何加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)，提高人事管理水平，就顯得尤為關(guān)鍵。所以一方面要適當(dāng)配備高水平的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才管理人事檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立人事工資檔案信息庫(kù)；另一方面加強(qiáng)人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高管理人員現(xiàn)代化水平，避免“檔案人”管檔案現(xiàn)象，提高人事檔案的準(zhǔn)確率和完整率[2]。

3.加強(qiáng)制度建設(shè)，保證工資檔案信息化安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)工資檔案只要防護(hù)措施得當(dāng)，就可以非常穩(wěn)定地永久保存。相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)工資檔案，工資檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)由于存在內(nèi)容的可變性，內(nèi)容和載體的可分離性、可復(fù)制性等特點(diǎn)，使工資檔案的原始記錄性難以把握。因此，必須強(qiáng)化工資檔案信息管理系統(tǒng)的管理規(guī)定：（1）強(qiáng)化專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，工資檔案電腦專(zhuān)用制，在系統(tǒng)管理上應(yīng)對(duì)人員管理權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，管理工資檔案電腦要專(zhuān)用，實(shí)施加密保護(hù)。（2）實(shí)施雙歸檔制度，在建立工資檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，要打印出個(gè)人工資檔案歸檔。（3）建立定期檢測(cè)和維護(hù)制度，做到按時(shí)、定期拷貝，并形成制度，以確保工資檔案信息管理系統(tǒng)的完整性和安全性。

總之，高校要積極創(chuàng)造條件，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事工資檔案的信息化，探索新形勢(shì)下的工資檔案信息化，為人事制度改革和分配制度改革提供準(zhǔn)確、可靠的信息支持，加強(qiáng)高校人事工作的信息化進(jìn)程。

[1] 呂利萍. 從 2006年工資改革談高校工資檔案的信息化管理[J].蘭臺(tái)世界，2007.

[2] 汪水英. 從工資改革看高校工資檔案的開(kāi)發(fā)利用[J]. 四川檔案，2007.

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