對高校合并后檔案管理的思考

劉 俊

（湖北第二師范學院，湖北 武漢 430205）

對高校合并后檔案管理的思考

劉 俊

（湖北第二師范學院，湖北 武漢 430205）

高校合并對檔案工作帶來了新的問題，本文試圖對高校合并后的檔案管理工作在強化意識、集中整合、信息化建設和提高檔案管理人員素質等方面進行了思考。

高校合并；檔案管理

高校檔案是高校在辦學過程中所形成的歷史記錄，是高校在黨政管理、教學科研、基建、出版、財會等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實記載。它不僅客觀地反映了學校發(fā)展的各個過程，也為學校的可持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據。作為辦好學校的重要基礎工作之一，它是衡量辦學質量和管理水平的一個重要標準，也是推動學校教育事業(yè)發(fā)展的寶貴財富。然而，隨著高校合并的開展，高校檔案管理工作出現了諸多新的問題。深入分析、探討這些問題，以實現高校合并后檔案工作實質性融合，使檔案信息資源更好地服務于合并高校的發(fā)展，不能不引起我們作為高校檔案工作者的高度重視和認真思考。

一、高校合并后檔案管理工作存在的主要問題

1.檔案不能集中管理的問題

一般來說，合并類高校從實質性合并之日起都由多個法人合并為一個法人，實行人、財、物的統(tǒng)一管理。根據全宗理論，此時所產生的檔案應視為一個全宗。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是合并高校的原組成院校大多處在不同位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區(qū)管理的模式。合并高校又往往因忙于并校后一些急需解決的問題如教學資源的配置、科研資金的到位、學生食宿的保障等，而沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，將其列入到議事日程。加之并校前原各校管理機制層次不同，管理人員的素質差距較大，對檔案的要求各不一樣等等，都共同構成院校合并后檔案難以集中管理的重要原因。

2.檔案的重新編排與理順問題

合并后的高校歸檔上存在著幾個方面的問題。一是由于合并前原各校的建校歷史、學科建設、師資隊伍、辦學規(guī)模等方面存在著差異，使這些合并院校檔案的歸檔標準不一，給院校合并后檔案的編排造成困難。二是合并高校的檔案管理存在著原各校的管理體制不同、管理手段差別較大等問題。如有的合并高校原校區(qū)檔案或實行集中管理，或各部門的檔案分別管理；有的合并高校原校區(qū)有專職檔案人員，配置了計算機，實行了檔案機檢，而有的則是檔案分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理還處于原始的手工檢索階段。即使都使用了計算機管理，又由于各校經濟實力和技術條件的不同，配置的硬件設備在機型檔次上也各不一樣，加之應用的檔案管理軟件沒有統(tǒng)一標準等等，這些問題都制約著合并高校檔案統(tǒng)一管理工作的開展。

3.檔案網絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經多方努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡在建設中因并校后分校區(qū)辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與綜合檔案室管理人員之間聯系困難等因素，使合并高校的檔案網絡化建設存在一定的困難。

4.檔案管理人員的素質差異問題

并校前各校的情況不同，使得檔案專、兼職人員存在著思想狀況、業(yè)務水平、工作能力上的差異，給檔案管理工作帶來了困難，并在一定程度上制約和影響檔案管理工作的整合與創(chuàng)新。我們知道，檔案既涉及自然、社會和人，又涵蓋過去、現在和未來，所以對檔案管理人員來說，僅有檔案專業(yè)知識并不能勝任此項工作，還要學習和掌握相關的知識，如歷史學、文獻學、情報學等常識，而綜合素質較高的復合型檔案人才正是合并高校所普遍缺乏的。

二、對高校合并后開展新校檔案工作的思考

1.加大宣傳力度，強化檔案意識

合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的首要前提。合并高校應通過檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。學校的各類檔案是廣大師生員工在教育教學活動中直接形成的有價值的各種歷史記錄，對學校的改革和發(fā)展的重要作用不言而喻。因此，合并高校應把加快檔案事業(yè)的迅速發(fā)展盡快提到日程上來，制定并校后一個長遠的規(guī)劃。要針對并校前各校檔案管理方式、方法的不盡相同的問題，深入調研，確定整齊劃一的檔案管理辦法，便于檔案的集中保管和利用。要使廣大教職工關心并積極參與到檔案工作中來，使每位教職工能自覺地按照檔案法律法規(guī)要求，維護檔案的完整與安全，并利用好檔案，發(fā)揮檔案的作用，從而形成檔案管理的良好循環(huán)，推動檔案管理工作的順利開展。

2.建立統(tǒng)一的檔案管理制度和模式，整合檔案資源

集中統(tǒng)一管理學校全部檔案，是學校檔案工作基本原則的核心，是學校檔案工作的組織原則。高校合并之前，各校都已分別建立了綜合檔案室，也配備了專兼職檔案員，形成了自身的管理網絡和管理特色。合并之后，不管條件如何，必須對新組建學校產生的檔案進行統(tǒng)一管理，維護檔案的完整和安全。合并高校在檔案管理合并建設工作之初，就應參照國家檔案制度，做好頂層設計，建立規(guī)范的檔案建設工作管理機制：制定切實可行的檔案建設管理文件，使檔案管理的內容和環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化，使檔案管理工作有章可循；在原有各校檔案管理的基礎上建立統(tǒng)一檔案管理模式，利用統(tǒng)一制度、統(tǒng)一模式做好各校檔案合并后的整理工作。可以將以前的檔案室合并組成一個綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理各校原有的全部檔案。由綜合檔案室按照學校綜合檔案歸檔范圍與標準，確定文件材料歸檔范圍，并整理、鑒定、開發(fā)與利用。

在整合合并學校的檔案資源時，應充分體現檔案管理部門的信息能力，從合并高校的發(fā)展需要出發(fā)，創(chuàng)造性地進行檔案資源的整合加工。檔案管理部門必須根據學校的工作要求和發(fā)展需要，重構檔案工作流程，盡量應用新技術實現資源的高效整合，并以此為契機，解決超越保管期限、歸檔范圍的檔案的積壓問題，解決好無檔號、無目錄的“死檔”現象，實現檔案館藏的優(yōu)化。

同時，由于檔案工作涉及面廣，為保證校檔案工作順利進行，應建立綜合協(xié)調機制，以協(xié)調學校各部門之間的歸檔工作，將學校各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性，使檔案全面、完整、準確地反映學校工作全貌。

3.加快合并高校檔案信息化建設，提高檔案管理的技術水平

隨著電子公務的推行、檔案信息化工作的推進以及檔案管理與服務工作的需要，新合并高校的綜合檔案室要根據本院的現實狀況，加快檔案管理信息化建設步伐。新合并高校綜合檔案室在對院檔案事業(yè)的建設和組織管理中，應根據電子文件歸檔與管理的有關規(guī)定，積極推行文檔一體化管理，堅持電子文件與紙質文件并存原則，強化電子檔案管理，推進檔案信息資源管理，實現檔案管理軟件與辦公自動化軟件數據對接管理。運用電子計算機技術實現檔案信息處理自動化，運用縮微技術和光盤技術實現檔案存儲縮微化和數字化，運用現代通訊技術實現檔案信息網絡化。原來已實現單機檔案管理的，應逐步升級為網絡管理，以便不斷提高工作質量和工作效率。在實施信息化管理過程中，這里要特別強調隨時注意保證系統(tǒng)運行時的穩(wěn)定與安全，做好數據庫的備份，對網絡服務器設置防火墻和安裝殺毒軟件，并及時做好殺毒軟件的升級工作。

4.加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理水平

高校合并后檔案資料增多，科技含量不斷加大，層次相對提高，這就對我們檔案工作人員隊伍建設提出了更高的要求。而高校檔案管理部門普遍存在人才結構不合理，專業(yè)人才匱乏，隊伍整體素質較低等問題。檔案管理急需的檔案專業(yè)、計算機專業(yè)人員很少，有的甚至沒有，這種狀況嚴重影響了合并后高校檔案工作的開展。為此高校檔案部門應把加強隊伍素質建設作為事關全局的大事來抓。應鼓勵檔案管理人員把學習作為工作中的第一需要，把終身學習作為一種必然選擇，努力學習不斷拓寬視野，實現由單一專業(yè)型向多元復合型轉變。應經常為檔案管理人員創(chuàng)造參加學術活動、從事科研的機會和條件，并積極組織培訓、講座、調研，同時注意高校之間的相互學習與溝通，不斷更新檔案人員的知識面，不斷增強其檔案意識，在提高檔案工作的管理水平和操作技能的同時，不斷完善檔案管理中一些根本性的問題，促進檔案工作的開展。

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Thoughts about the File Management after University Merging

LIU Jun

The universities incorporation brings on many problems to the archives management. This article attempts to take such measures as strengthening consciousness, concentrated integration, information-based construction and improving the makings of archives managing personnel into consideration, to settle the problems mentioned in the article.

Universities Incorporation; Archives management

G271

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1008-7427（2011）02-0154-02

2010-12-21