信息時代檔案信息資源的開發(fā)利用

宋 平

（大連大學 檔案館,遼寧 大連 116622）

信息時代檔案信息資源的開發(fā)利用

宋 平＊

（大連大學 檔案館,遼寧 大連 116622）

分析了檔案信息資源開發(fā)利用方面存在的問題,并提出了具體解決對策。

檔案;信息資源;開發(fā);利用;策略

信息時代檔案信息資源的開發(fā)利用是指運用現(xiàn)代技術采集、傳遞和使用檔案資源,提升檔案工作水平的過程。目前檔案信息資源開發(fā)利用呈現(xiàn)出信息種類多、工作量大、技術含量高、工作程序復雜等特點,如何搞好檔案信息資源建設,更好地為社會服務,已成為每個檔案工作者面臨的課題。

一、檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題

1.信息化建設的基礎設施匱乏

很多基層檔案部門資金不足,計算機等辦公設備不足或配置落后,規(guī)格各異,無法搭建基本的信息工作平臺;有的單位花大筆資金購置硬件設施,卻忽視了應用軟件的配套,使硬件設備效能得不到充分發(fā)揮,導致資源浪費,檔案信息資源的開發(fā)利用沒有依托。

2.檔案信息資源建設不夠

檔案信息資源開發(fā)利用的基礎是豐富的并具有特色的館藏和存儲量大、準確率高的檔案數字信息。由于歷史、社會、體制等方面的原因,館藏檔案存在年代斷層、結構失調、成分單一等問題,很多檔案館里政務檔案多,科技、經濟檔案少;一般檔案多,特色檔案少。檔案信息的缺失和錯誤,直接影響了檔案信息的利用率和查全率、查準率。

3.技術標準不統(tǒng)一

檔案信息化應該在統(tǒng)一的技術體制和標準下進行,這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎。目前檔案自動化管理工作沒有統(tǒng)一標準,加上開發(fā)方法不統(tǒng)一,檔案信息資源開發(fā)利用規(guī)范性不強。另外,我國還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式層次不一,不能適應檔案信息資源共享的要求。

4.信息安全防護存在隱患

信息安全是檔案信息資源開發(fā)利用的首要問題。從實際情況看,核心硬件、軟件和技術主要依賴進口,嚴重影響了檔案信息化建設的質量與安全,直接導致在檔案信息資源的開發(fā)利用中“有網不敢用,不放心”的現(xiàn)象,給信息化建設的深入發(fā)展帶來很大困擾。

5.復合型專業(yè)人才缺乏

隨著信息技術的廣泛應用,檔案工作無論在內容和形式上都發(fā)生了重要變化,這就要求檔案管理人員有較高的知識層次和先進的技術水平。目前,大多數檔案部門都缺乏現(xiàn)代技術人才,其中既懂檔案又懂計算機知識的復合型人才缺口更大,大部分檔案人員計算機水平偏低,僅停留在一般的計算機操作水平上。

二、信息時代檔案信息資源開發(fā)利用的策略

當前檔案信息資源存在的問題,應當引起檔案工作者的關注和重視,并針對相關的問題提出相應的解決措施,充分實現(xiàn)檔案信息資源的利用價值,提高檔案管理工作的水平。

1.提高認識,統(tǒng)籌規(guī)劃

在信息時代,檔案工作必須轉變觀念,強化信息服務意識。檔案的開發(fā)與利用不僅要做好傳統(tǒng)的服務工作,而且要充分利用網絡和檔案信息數據庫等優(yōu)勢,開發(fā)多種多樣的數字檔案信息資源。同時,還要統(tǒng)籌規(guī)劃,包括儀器設備的更新、軟件的選擇與升級以及館藏檔案數字化的步驟等,以保證檔案信息化工作可持續(xù)發(fā)展。

2.深層次、多角度開發(fā)數字檔案資源

（1）積極拓展傳統(tǒng)載體及新型載體檔案收集的渠道,使館藏質量優(yōu)良、結構合理、門類齊全,確保網絡環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質量。（2）對傳統(tǒng)載體檔案實施數字化。對于收集和移交過來的傳統(tǒng)載體,要積極實施數字化,這是開展網絡利用的前提。（3）進行網絡式、教育式開發(fā)利用。檔案部門應加強合作與協(xié)作,開發(fā)檔案信息資源,協(xié)同建設各種文獻信息數據庫,實現(xiàn)檔案信息資源共建共享。利用網絡優(yōu)勢,不斷開展愛國主義、集體主義、社會主義教育,擴大和促進社會對檔案信息的認同度。

3.建立高效的網絡檢索系統(tǒng),不斷完善檔案信息數據庫

檔案工作人員應將館藏各種門類檔案從整理、著錄、編目到檢索階段全部實現(xiàn)規(guī)范化和計算機化管理,不斷充實和完善檔案機讀目錄數據庫。要統(tǒng)籌規(guī)劃,開發(fā)檢索系統(tǒng)功能,建立高效的檔案網絡檢索系統(tǒng),最大限度地優(yōu)化檢索界面,從而方便用戶利用。

4.建立安全的信息防護體系

對檔案信息安全管理分層進行分析,做好設備層、網絡層、應用層的防護;本著規(guī)范、預防、立足國內、選用成熟技術、分權制約、應急、災難恢復等原則做好安全管理工作。

5.加強檔案信息化人才隊伍建設

通過引進和培養(yǎng)等方式建設一支既有豐富的檔案管理知識又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術的人才隊伍。

總之,檔案信息資源開發(fā)利用是充分發(fā)揮檔案作用的重要措施,是一項專業(yè)性、技術性很強的工作。隨著信息社會的迅速發(fā)展,檔案人員必須與時俱進,努力學習,跟上時代發(fā)展的步伐,充分運用現(xiàn)代信息技術手段,提高檔案信息資源開發(fā)利用的效率,更好地服務經濟社會發(fā)展。

G632.3

A

1008-388X（2011）02-0073-02

2011-03-03

宋平（1959-）,女,山東文登人,副研究館員。

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