高校教務秘書隊伍建設(shè):問題與解決路徑探析

楊新春，葛宏偉，孫學通

(江蘇技術(shù)師范學院 a.教學質(zhì)量監(jiān)控與評估處;b.教務處，江蘇 常州 213001))

高校教務秘書隊伍建設(shè):問題與解決路徑探析

楊新春a，葛宏偉b，孫學通b

(江蘇技術(shù)師范學院 a.教學質(zhì)量監(jiān)控與評估處;b.教務處，江蘇 常州 213001))

教務秘書工作是高校教學管理中的一個重要環(huán)節(jié)。分析了當前教務秘書隊伍建設(shè)中存在的問題，從優(yōu)化頂層設(shè)計、提高準入門檻、加強培訓、改革管理模式、完善機制等諸方面提出了建議與對策。

教務秘書;問題;對策

高校管理工作中，教學管理是不容忽視的重要一環(huán)。原教育部部長周濟在“第二次全國普通高等學校本科教學工作會議上的講話”中指出:教學管理是提高教學質(zhì)量的保證，要從嚴治教，強化管理，確保正常的教學秩序。教務秘書作為最基層的管理人員，是教學單位管理工作的具體實施者，在整個教育循環(huán)系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用。目前，我國高等教育已經(jīng)從“精英”教育轉(zhuǎn)向了“大眾化”教育階段，如何打造一支教育理念先進，管理水平高的教學管理隊伍，是一個亟待研究的課題。

1 高校教務秘書隊伍建設(shè)存在的問題

1.1 “頂層設(shè)計”理念存在缺陷

教務秘書的工作幾乎涉及院系教學管理的各個方面，教學管理工作以每個專業(yè)的不同年級，每門課程的不同學年、每學期的各個階段為周期不停地運作。無論是常規(guī)性或臨時性的管理工作，都要求在明確的時限內(nèi)完成，且許多工作都要落實到具體的人和物，工作量和工作難度較大。長期以來，高校對教學管理隊伍的重視程度和建設(shè)力度不夠，忽視教學管理人員的培養(yǎng)提高?！督逃筷P(guān)于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設(shè)的意見》(教社政［2005］2號)、《普通高等學校輔導員隊伍建設(shè)規(guī)定》文件下發(fā)后，高校輔導員隊伍建設(shè)力度明顯增強。但是，學校教務秘書隊伍建設(shè)在一些高校卻一直得不到重視，存在學校管理“頂層設(shè)計”的缺陷，教學管理隊伍的現(xiàn)狀不容樂觀。

1.2 教務秘書門檻設(shè)置過低

高?，F(xiàn)有從事教務秘書工作的人員中，具備相關(guān)專業(yè)背景，既懂教育又會管理的人才少之又少。許多高校工作崗位審定具有隨意性，并未根據(jù)教務管理的專業(yè)需求擇人。部分高校教務秘書學歷不高，有些甚至未接受過正規(guī)高等教育，僅僅是中專畢業(yè)生或者參加成人教育考試的畢業(yè)生，教育科研能力不強。教學秘書的來源也比較復雜，有的是院校合并而來，有的是本校畢業(yè)留校，有的是學校引進高層次人才帶來的家屬。尤其許多民辦院校從降低成本考慮，聘請公辦高校退休老教師、干部擔任教務管理人員。許多教務秘書所學專業(yè)并非所屬學院專業(yè)，對于本學院專業(yè)不了解，難以進行深入的調(diào)研論證。這些原因?qū)е陆虅展芾黻犖槟挲g結(jié)構(gòu)不合理，整體文化素質(zhì)不高，欠缺教務秘書必備的基本技能如:文字表達、計算機操作能力等，且不熟悉高等教育規(guī)律和教育教學管理理論。在高等教育改革不斷深入發(fā)展的今天，依然采用傳統(tǒng)的管理方法，不能與時俱進，造成工作效率低下，工作效果不佳，不能在本學院專業(yè)建設(shè)中發(fā)揮作用。

1.3 教務秘書隊伍不穩(wěn)定，流動性大

教務秘書在教學計劃的執(zhí)行過程中起著不可忽視的作用。實踐證明，教務秘書的工作業(yè)務性強，要有效地組織教學，并非人人都可勝任。要能較好地勝任教務秘書的工作，至少需要1年左右的適應過程。因此，工作人員的相對穩(wěn)定就顯得相當重要。相對于其他管理崗位而言，教務秘書承擔著教務管理、學籍管理、考務管理、成績管理、教學檔案管理等事務性工作，工作量大，瑣碎易出錯、不被重視、工資待遇低，導致部分教務秘書沒有工作熱情，不能積極投入到教學管理事務中去。有一定學歷或有一定能力的教務秘書都不愿長期從事此項工作，或轉(zhuǎn)為教師或到其他崗位。人員的頻繁變動，直接導致教學管理水平的下降。同時，從事教務秘書工作往往以女性居多，面臨生育及承擔家庭事務的現(xiàn)實，隊伍不穩(wěn)定。人員的快速流動和頻繁更換，對于實施教學計劃，保證教學質(zhì)量極為不利。

1.4 成長渠道與激勵機制不健全

教務秘書的工作十分辛苦，實行學分制后，管理內(nèi)容與形式發(fā)生了很大變化，教務秘書肩上的擔子更為沉重，但其在高校教務管理工作中的地位和作用卻沒有得到重視。主要表現(xiàn)在:1)人事編制不合理。有的院系不設(shè)置教務秘書專職崗位，有的只設(shè)一個崗位，既是院系辦公室主任或行政秘書又兼教務秘書，有的甚至聘任臨時工來擔任教務秘書的工作。這樣既不利于教務秘書將全部精力投入到教學管理工作中，也難以保證教務秘書進行業(yè)務知識學習的時間和精力，不能適應教學改革和現(xiàn)代化管理手段的要求。2)培訓機會少，成長管理機制不健全。教務秘書日常工作繁雜，任務重，很難有獨立學習的機會。而學校針對教務秘書的培訓計劃如:入職崗前培訓、業(yè)務能力提升培訓、相關(guān)研討會或者專題講座較少，造成教務秘書思想觀念陳舊，業(yè)務水平不高，難以緊跟教務管理發(fā)展的步伐，走入了停滯發(fā)展的死胡同。3)考核激勵機制不健全。在同等學歷條件下，教務秘書晉升職稱、職務比其它崗位難，特別是與輔導員、機關(guān)重要部門相比更難。在有的學校，秘書甚至不能評職稱。同時，對教務秘書設(shè)置的獎勵項目過少甚至沒有，導致人員缺乏工作積極性，教務秘書崗位成了“人見人躲”的崗位。

1.5 管理模式不科學，責任感缺失

教務秘書屬于專職教學管理干部，實行教務處和學院雙重管理，其行政上受所在學院領(lǐng)導，業(yè)務上接受教務處指導。教務秘書處在學院和教務處的夾心層，地位十分尷尬。如:院系教師上交材料至教務處，教務秘書基本上囫圇上交，對材料的文字不進行任何校對和編輯，因為院系教師不讓教務秘書輕易修改自己的材料，致使上交的材料病句、錯字連篇，格式五花八門，院系初審這個環(huán)節(jié)基本上形同虛設(shè)。由于教務秘書既要完成教務處交辦的任務，又不敢得罪院系教師，特別是教授們，只能如此。

2 加強高校教務秘書隊伍建設(shè)的路徑探析

2.1 提高認識，優(yōu)化頂層設(shè)計

為了保證高校教育質(zhì)量，教育主管部門應該出臺相應的文件，從制度層面對教務秘書隊伍的建設(shè)進行約束與規(guī)定，同時應加強對文件執(zhí)行情況的監(jiān)督。高校領(lǐng)導要提高認識，加大對教學管理隊伍的重視程度和建設(shè)力度。學校各級領(lǐng)導應重視教務秘書隊伍的建設(shè)，設(shè)置專職教務秘書，以人為本，將建立一支高效、精干、綜合素質(zhì)強的教學管理隊伍作為學校工作的重點。

2.2 提高教務秘書門檻，做到“能者居之”

高校要摒棄那種教務秘書“人人都可干，人人能干好”的錯誤理念，制定嚴格的準入制度，通過教職工全員競聘，把思想素質(zhì)高、業(yè)務能力強、有奉獻精神的人充實到教務秘書隊伍中。及時吸引優(yōu)秀人才從事教學管理工作，重點引進懂得教育規(guī)律，擅長管理的人才充實教務管理隊伍。要加大引進、培養(yǎng)人才的力度，合理地使用好人才，建立一支年齡結(jié)構(gòu)合理、知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化的教學管理隊伍。

2.3 開展業(yè)務培訓及理論研究，提高管理水平

逐步完善有利于教務秘書隊伍成長的管理機制，采取多種方式加強對教務秘書的職業(yè)培訓。一是通過有計劃送培或在職進修，邀請知名教育管理學專家講課或作專題講座，出席高層次教學管理工作研討會，舉辦業(yè)務培訓班等活動，擴大其視野，不斷提高思想政治素質(zhì)、管理水平和業(yè)務能力。二是抓好教務秘書在職攻讀學位的工作，不斷提升高學歷人員比例。三是對新進的教務秘書進行教育教學文件、制度的專項培訓。四是加強計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育和培訓，以適應隨學分制而來的高校教務管理信息化、規(guī)范化、科學化的要求。

制定政策鼓勵教務秘書開展教學管理及改革的研究，對在教學管理理論和教學管理改革研究中取得成果的，特別是對將研究成果應用于教學改革實踐并起到重大推動作用的給予重獎。

2.4 改革管理體制，建立教務秘書管理新模式

現(xiàn)有的雙重管理體制限制了教務秘書工作積極性的發(fā)揮，可將教務秘書納入教務處統(tǒng)一管理，視作學校機關(guān)管理人員的分支。各院系教務秘書與教務處相關(guān)工作人員在一定期限內(nèi)可以輪崗，在較大的學院也可以設(shè)立教學管理辦公室，由教務處直接領(lǐng)導。這樣不僅理順了教務處、院系、教務秘書三者之間的關(guān)系，提高了教務秘書的地位，對于增強其工作熱情大有裨益;而且，通過輪崗，教務秘書的工作技能以及業(yè)務熟悉面也大為擴展，更加明確教務秘書的職、責、權(quán)，授予教務秘書相應的管理權(quán)，提高教務秘書的工作效率。

2.5 完善激勵機制，健全評價考核體系

根據(jù)激勵理論，激勵的目的在于激發(fā)人的正確行為動機，調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性，以充分發(fā)揮人的智力效應，做出最大成績。為此，要制定合理的政策，使教務秘書在職稱、職務的晉升方面享受同等待遇，甚至有所傾斜。如:每年在教育管理研究系列副高級職稱名額中分配固定數(shù)額用于教務秘書的職稱評審。將教學管理成果與科研成果同等對待、同等獎勵。在獎金待遇等方面應對教務秘書有所傾斜，提高教務秘書參與評選校級優(yōu)秀的比例，適當考慮教務秘書的名額分配，適當增加相關(guān)評選獎勵項目，如“十佳教務秘書”、“教學管理先進個人”、“省級教學管理先進個人”，并加大物質(zhì)獎勵力度，以激發(fā)教務秘書的工作積極性。同時教育主管部門應加大考核監(jiān)督力度，將高校對教務秘書的重視度作為考核高校發(fā)展的重要指標之一。

應建立靈活、合理、人性化的教務秘書工作科學評價機制，設(shè)計出科學、規(guī)范的考核標準。建立健全工作績效考核評價制度，確立績效目標，加強績效考評過程，注重考評結(jié)果的反饋與運用。堅持平時考評與年終考評相結(jié)合，定性考評與量化打分相結(jié)合，內(nèi)部考評與外部考評相結(jié)合，領(lǐng)導考評與群眾考評相結(jié)合。應將服務對象的滿意度納入考評當中，強化教務秘書的服務意識。同時將考評結(jié)果與獎懲、職稱評定、職位晉升相掛鉤，增強教務秘書之間的競爭意識，形成一種積極向上努力進取的工作氛圍。

3 結(jié)語

高校及其主管部門應高度重視教務秘書隊伍建設(shè)，優(yōu)化頂層設(shè)計，嚴格準入制度，積極創(chuàng)造機會大力開展教務秘書培訓及理論研究，更新管理模式，將教務秘書納入教務處統(tǒng)一管理，完善相應的激勵獎勵機制。大力提倡教務秘書主動參與各種培訓學習，掌握現(xiàn)代教育管理方法和手段，強化責任意識，自覺提高整體素質(zhì)。力求在當今高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的形勢下，建設(shè)一支適應教育教學改革現(xiàn)實，適應高校教務管理信息化、規(guī)范化、科學化發(fā)展趨勢和要求的教務秘書隊伍，為確保高校正常的教學秩序，不斷提高教學質(zhì)量作出積極的貢獻。

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Development of Teaching Affair Secretaries Team in Colleges:Problems and Solutions

YANG Xinchuna，GE Hongweiband SUN Xuetongb
(a.Teaching Quality Supervision Office;b.Teaching affairs office，Jiangsu Teachers University of Technology，Changzhou 213001，China)

In colleges and universities，the teaching affair secretaries play an important role.This article analyzes the problems in the team building of teaching affair secretaries，and puts forward the corresponding suggestions to enhance and promote the developmentofsecretary teams from qualification，training，team management，etc.

Teaching affair secretaries;training;team management

G471.7

A

1008-5440(2011)04-0064-03

2011-11-21

楊新春(1983-)，男(漢族)，安徽廣德人，助教，碩士，研究方向:高校教育管理。

葛宏偉(1982-)，男(漢族)，山東鄒城人，助理研究員，碩士，研究方向:高校教育管理。