淺析中小企業(yè)存貨管理問題及解決對(duì)策①

云南工商學(xué)院 王艷芝 王媛媛

存貨管理是企業(yè)的重中之重，是企業(yè)的重要內(nèi)臟器官，缺少了良好的營養(yǎng)滋養(yǎng)，企業(yè)是無法長期存活于競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)環(huán)境。

1 中小企業(yè)存貨管理的意義

據(jù)統(tǒng)計(jì)存貨在各個(gè)行業(yè)中資金占用水平非常之大，平均占企業(yè)總資產(chǎn)的20%左右，占流動(dòng)資產(chǎn)比重達(dá)到40%～60%之間，高者甚至達(dá)到70%～80%，因此存貨管理不妥當(dāng)可能導(dǎo)致存貨周轉(zhuǎn)速度過慢，存貨的大量堆積，企業(yè)資金難以周轉(zhuǎn)劃撥，致使整個(gè)企業(yè)資金凍結(jié)，難以運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)重者可能導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過正確的進(jìn)行存貨管理，以降低資金占用水平，提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，最終企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的提高。

中小企業(yè)融資難使其必須“自給自足”。要維持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，保障正常的經(jīng)營首先得保證資金鏈的暢通，鑒于存貨管理對(duì)中小企業(yè)的重要性，中小企業(yè)有必要重新審視存貨管理并尋找出路。

2 當(dāng)前中小企業(yè)存貨管理中存在的問題

2.1 中小企業(yè)請(qǐng)購存貨審批存貨中的產(chǎn)供脫節(jié)

中小企業(yè)生產(chǎn)過程中，采購部門常常沒有按照采購計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和材料請(qǐng)購單編制采購計(jì)劃，也未將請(qǐng)購計(jì)劃書向財(cái)務(wù)部上報(bào)后作資金預(yù)算就自行采購，其做法一般是采購回來后才進(jìn)行審批。產(chǎn)供脫節(jié)的結(jié)果不是存貨積壓就是產(chǎn)能不足，很大的程度上給企業(yè)帶來了諸多麻煩。

2.2 中小企業(yè)采購入庫過程受到忽視

2.2.1 采購未按生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行無形中增加倉儲(chǔ)費(fèi)用

許多中小企業(yè)把存貨管理的重點(diǎn)放在原材料的采購和成品的銷售上，采購過程中出現(xiàn)頻繁采購，采購部門不按照生產(chǎn)計(jì)劃表進(jìn)行請(qǐng)購，一旦生產(chǎn)部門需要采購，部門就進(jìn)行請(qǐng)購，導(dǎo)致采購過程中過多的存貨堆積在倉庫，造成不必要的倉儲(chǔ)費(fèi)用。同時(shí)，采購人員不必要的重復(fù)請(qǐng)購降低工作效率，增加了生產(chǎn)成本。

2.2.2 不規(guī)范的存貨采購程序帶來經(jīng)濟(jì)損失

中小企業(yè)在購買原材料時(shí)經(jīng)常由采購主管拍板，不與其他各個(gè)部門協(xié)商就自行與供應(yīng)商接洽，也沒有專門人員對(duì)項(xiàng)目的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查研究；憑借發(fā)票與購貨單進(jìn)行報(bào)銷入賬，導(dǎo)致購貨人員與供貨商勾結(jié)；進(jìn)行存貨采購時(shí)，企業(yè)生產(chǎn)部門急需存貨，在不與供貨商進(jìn)行合同簽訂的情況下進(jìn)行交易，可能導(dǎo)致企業(yè)買到次品，從而帶來經(jīng)濟(jì)損失。

2.2.3 不規(guī)范的存貨入庫程序致使存貨丟失

一方面，中小企業(yè)采購貨物在入庫時(shí)，只有倉庫管理員進(jìn)行貨物的清點(diǎn)，沒有技術(shù)部門員工進(jìn)行貨物的驗(yàn)收，清點(diǎn)后倉庫保管員只登記貨物的數(shù)目；另一方面，管理人員不嚴(yán)格天之材料入庫驗(yàn)收單，一旦存貨缺失，企業(yè)無據(jù)可查。

2.3 中小企業(yè)領(lǐng)料發(fā)料過程不規(guī)范

生產(chǎn)部門在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)出現(xiàn)原料短缺，到倉庫進(jìn)行物料領(lǐng)取時(shí)未按照消耗定額領(lǐng)取，結(jié)果會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品過多，在市場(chǎng)上供大于求，或是消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品的需求不足，供不應(yīng)求；有的中小企業(yè)在進(jìn)行貨物的領(lǐng)用時(shí)沒有經(jīng)過負(fù)責(zé)人的審批簽字，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)貨物存量缺乏進(jìn)確認(rèn)識(shí)從而做出錯(cuò)誤的經(jīng)濟(jì)決策；倉庫保管員沒有對(duì)領(lǐng)料的相關(guān)憑證手續(xù)進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)，保證存貨領(lǐng)用數(shù)目正確無誤，領(lǐng)用物料手續(xù)齊全。材料發(fā)出后，保管人員沒有登記材料相關(guān)卡片，也為定期送往財(cái)務(wù)部門登記記賬。

2.4 中小企業(yè)存貨盤點(diǎn)過程不規(guī)范

中小企業(yè)在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)時(shí)往往不按照相應(yīng)的盤點(diǎn)流程進(jìn)行。一方面，盤點(diǎn)過程只由個(gè)別人員對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，不對(duì)即將要盤點(diǎn)的貨物項(xiàng)目標(biāo)簽和封存，這種情況會(huì)導(dǎo)致存貨盤點(diǎn)出現(xiàn)紕漏；另一方面，有的企業(yè)管理人員在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)存貨丟失，直接把損失存貨直接歸屬于非正常損失，給內(nèi)部人員暗箱操作提供空間。

2.5 中小企業(yè)存貨款項(xiàng)與記錄過程不規(guī)范

2.5.1 存貨管理及其計(jì)量不規(guī)范

企業(yè)在對(duì)存貨進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，沒有選擇較為合理的存貨計(jì)價(jià)方法，而是依照以往經(jīng)驗(yàn)選擇企業(yè)常用的會(huì)計(jì)方法。當(dāng)外部經(jīng)濟(jì)變化較大時(shí)，不規(guī)范的計(jì)量方法影響企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性，讓報(bào)表使用者沒有辦法正確的了解企業(yè)的經(jīng)營狀況。

2.5.2 存貨賬務(wù)處理不規(guī)范造成帳實(shí)不符

企業(yè)在進(jìn)行存貨交易，實(shí)現(xiàn)銷售時(shí)，相關(guān)會(huì)計(jì)人員不對(duì)銷售收入作及時(shí)的處理，沒有按實(shí)際銷售收入結(jié)轉(zhuǎn)庫存產(chǎn)成品，使得大量的資金在賬外收入和支出，導(dǎo)致存貨賬面數(shù)與實(shí)際庫存數(shù)額不相符合，最終造成賬實(shí)不符。

2.6 內(nèi)部崗位職責(zé)分工不明確

諸多中小企業(yè)中，由于領(lǐng)導(dǎo)人員只注重眼前實(shí)際的外部效益，忽略了內(nèi)部的管理，導(dǎo)致企業(yè)在內(nèi)部管理上嚴(yán)重弱化。很多中小企業(yè)設(shè)置的內(nèi)部審計(jì)人員主要的職能還是算賬記賬工作，當(dāng)企業(yè)遇到需要進(jìn)行審核的物料項(xiàng)目時(shí)仍然是由審計(jì)人員去完成，這就導(dǎo)致了審計(jì)人員不能夠正確地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行審核盤點(diǎn)計(jì)價(jià)。

2.7 企業(yè)存貨管理不夠系統(tǒng)化

缺乏全面供應(yīng)鏈成本觀念。一方面，中小企業(yè)往往只是重視運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、采購成本等顯性成本，而對(duì)于物流管理成本、庫存持有成本、機(jī)會(huì)成本損失等隱性成本重視不夠；另一方面，生產(chǎn)、采購、銷售、設(shè)計(jì)物料等部門間協(xié)調(diào)困難，扯皮、推諉現(xiàn)象嚴(yán)重。

3 中小企業(yè)存貨管理問題的解決方法

3.1 加強(qiáng)中小企業(yè)存貨采購成本管理

3.1.1 加強(qiáng)存貨請(qǐng)購與詢價(jià)管理

中小企業(yè)在進(jìn)行存貨采購時(shí)應(yīng)根據(jù)定額管理制度進(jìn)行物料采購，并通過一定的管理手段時(shí)刻了解存貨數(shù)量的變化，計(jì)算和分析出存貨和資金兩者之間的數(shù)額關(guān)系，盡全力做好兩者的均衡使用，使其達(dá)到最佳的配比組合，讓企業(yè)能夠在同時(shí)達(dá)到利潤的最大化。在進(jìn)行物料采購時(shí)應(yīng)當(dāng)采集供貨商信息，力求選擇產(chǎn)品的時(shí)候能夠達(dá)到質(zhì)量與價(jià)格的最優(yōu)化。應(yīng)當(dāng)尋求各個(gè)部門的意見選擇最優(yōu)產(chǎn)品。

3.1.2 加強(qiáng)存貨采購資金支付結(jié)算管理

在購貨進(jìn)行資金支付結(jié)算時(shí)應(yīng)當(dāng)保證貨款的合法正確，由相關(guān)部門人員對(duì)合同的合法正確性進(jìn)行確定；支付貨款時(shí)應(yīng)由技術(shù)檢查人員對(duì)貨物的質(zhì)量數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)進(jìn)貨發(fā)票上物料的項(xiàng)目數(shù)目價(jià)款是否與合同相一致進(jìn)行確認(rèn)；財(cái)會(huì)部門應(yīng)審核合同簽訂是否符合規(guī)定，驗(yàn)收單、入庫單是否與合同一致。

3.2 加強(qiáng)存貨采購入庫的管理

管理者應(yīng)當(dāng)重視原材料及存貨的采購數(shù)量，使企業(yè)以經(jīng)濟(jì)訂貨批量為模型以降低成本；在請(qǐng)購存貨時(shí)應(yīng)當(dāng)按照采購申報(bào)審批程序進(jìn)行，依據(jù)經(jīng)營計(jì)劃書和采購編制單進(jìn)行有計(jì)劃的物料采購；按照預(yù)算向上級(jí)財(cái)務(wù)部門申報(bào)列算；在進(jìn)行存貨采購時(shí)要按照合法有序的程序進(jìn)行，合同的內(nèi)容按照有關(guān)部門的批準(zhǔn)，確實(shí)保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

存貨驗(yàn)收入庫時(shí)應(yīng)保證其存貨與合同簽訂存貨的原材料數(shù)目，品種和質(zhì)量相符，確實(shí)的做到準(zhǔn)確無誤并及時(shí)安全入庫。驗(yàn)收員應(yīng)當(dāng)根據(jù)原材料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的存放和保養(yǎng)，對(duì)于對(duì)溫度濕度光照交為敏感的存貨應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)淖⒁獯娣欧椒ê捅ｐB(yǎng)。

3.3 加強(qiáng)領(lǐng)料發(fā)料的管理

原材料領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)銷售部門銷售預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)或銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行限額領(lǐng)料，須經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字并一并填寫領(lǐng)料單，個(gè)人不得擅自違規(guī)領(lǐng)料。保管人員應(yīng)核準(zhǔn)領(lǐng)用其貨物的品種數(shù)目，并對(duì)領(lǐng)用憑證的真實(shí)合法性進(jìn)行稽核。由內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行審核，核對(duì)領(lǐng)料單與原材料庫存數(shù)目是否相符，對(duì)于已領(lǐng)但沒有完全耗用的材料應(yīng)經(jīng)保管人員核準(zhǔn)品種及數(shù)目后移送倉庫保存。

3.4 加強(qiáng)存貨盤點(diǎn)的管理

應(yīng)保證采購業(yè)務(wù)的記錄正確，做到賬賬、賬表、賬實(shí)相符。倉庫保管員定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，編制存貨盤點(diǎn)表，月末時(shí)與財(cái)務(wù)部相關(guān)賬目進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)人員及內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)定期和不定期抽查存貨盤點(diǎn)表以確保賬實(shí)相符。在盤點(diǎn)過程中應(yīng)當(dāng)注意是否存在存貨跌價(jià)的情況。在計(jì)量可變現(xiàn)凈值時(shí)應(yīng)取得真實(shí)可靠的證據(jù)作為記賬的基礎(chǔ)。

3.5 加強(qiáng)存貨款項(xiàng)與記錄的管理

企業(yè)在進(jìn)行存貨管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意應(yīng)用的會(huì)計(jì)方法，特別是對(duì)于期末庫存商品，根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》“存貨在會(huì)計(jì)期末應(yīng)當(dāng)按照成本與可變現(xiàn)凈值孰低法計(jì)量，企業(yè)在確定存貨的可變現(xiàn)凈值時(shí)，應(yīng)當(dāng)以取得的可靠證據(jù)為基礎(chǔ)”，確實(shí)的保證款項(xiàng)和記錄的正確性。

3.6 嚴(yán)格會(huì)計(jì)崗位的控制和監(jiān)督

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)重要財(cái)會(huì)崗位進(jìn)行監(jiān)督。采購員、銷售人員采用輪崗制度，會(huì)計(jì)人員與采購人員、保管人員各自崗位的責(zé)任權(quán)限必須相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，確實(shí)的做到維護(hù)中小企業(yè)自身的利益。中小企業(yè)還應(yīng)注重工作人員的培養(yǎng)，提高其自身水平和綜合素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)提高員工素質(zhì)，積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，法律、法規(guī)和國家相關(guān)政策學(xué)習(xí)，通過不同的方法提高企業(yè)人員自身水平及修養(yǎng)。

3.7 加強(qiáng)存貨管理硬件投入，采用第三方物流

一方面中小企業(yè)為進(jìn)一步加強(qiáng)存貨管理和控制，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的經(jīng)營特點(diǎn)逐步加大對(duì)存貨管理硬件的投入。另一方面，第三方物流企業(yè)專門從事物流工作，專業(yè)知識(shí)和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)豐富，能夠快速提高存儲(chǔ)的管理，實(shí)現(xiàn)存貨的采購訂貨等作業(yè)的自動(dòng)化水平，快速整合了物流資源，優(yōu)化物流程序，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過程的一體化。中小企業(yè)通過第三方物理的引入可以實(shí)現(xiàn)在加強(qiáng)管理節(jié)約時(shí)間的同時(shí)還靈活的運(yùn)用新興技術(shù)的高效，實(shí)現(xiàn)信息換取庫存，節(jié)約企業(yè)的成本，減少企業(yè)操作流程。第三方物流的多樣化服務(wù)，有利于提高中小企業(yè)的物流水平，加快企業(yè)產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)速度，有利于中小企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng)份額。

存貨管理的好壞決定著企業(yè)的目標(biāo)利潤的多少，一個(gè)企業(yè)若是想要生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)改善和調(diào)整內(nèi)部管理，建立健全內(nèi)部存貨管理制度，才能夠有效提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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