企業(yè)控制采購(gòu)成本的有效舉措探析

上海電視大學(xué)浦東新區(qū)分校 李炳金

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的關(guān)鍵，控制采購(gòu)成本對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的戰(zhàn)略意義。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的形勢(shì)下，積極采取相應(yīng)措施來(lái)控制好采購(gòu)成本成為企業(yè)發(fā)展與生存的關(guān)鍵。

1 采購(gòu)成本的定義

采購(gòu)成本是指企業(yè)產(chǎn)品的整個(gè)生產(chǎn)周期中所發(fā)生的與商品、物料采購(gòu)相關(guān)的全部費(fèi)用。采購(gòu)成本主要包括原材料成本、采購(gòu)過(guò)程的成本以及因采購(gòu)不良而造成的管理不善成本。其中的原材料成本主要是包括采購(gòu)的原材料費(fèi)用、運(yùn)雜費(fèi)以及保險(xiǎn)費(fèi)等；采購(gòu)過(guò)程的成本主要為采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程過(guò)程中所付出的成本，即采購(gòu)部門(mén)的人工費(fèi)和差旅費(fèi)。計(jì)劃采購(gòu)—采購(gòu)詢價(jià)—簽定采購(gòu)合同—采購(gòu)材料入場(chǎng)，這一過(guò)程是采購(gòu)的全過(guò)程；因采購(gòu)不良而造成的管理不善成本，即資金占用成本、質(zhì)量成本、風(fēng)險(xiǎn)成本、效率成本以及其他的浪費(fèi)。

2 影響采購(gòu)成本的因素

實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的最大化是企業(yè)共同追求的目標(biāo)，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程看，收入—成本=利潤(rùn)，由此可見(jiàn)，企業(yè)利潤(rùn)的高低會(huì)受到成本因素的嚴(yán)重影響。動(dòng)態(tài)性和多樣性是采購(gòu)成本構(gòu)成所具有的特征，對(duì)采購(gòu)成本造成影響的主要有如下因素：一是采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格是構(gòu)成企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，是決定采購(gòu)成本高低主要因素。二是采購(gòu)數(shù)量。采購(gòu)數(shù)量要建立在批量生產(chǎn)物品核算定額以及儲(chǔ)備定額的基礎(chǔ)之上，相對(duì)而言，采購(gòu)數(shù)量越大，單位成本價(jià)格就會(huì)越低。三是物流信息。物流信息即物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等信息。四是采用運(yùn)送方式。采購(gòu)物品里程越少、時(shí)間越短、費(fèi)用越少，其采購(gòu)成本就越低。五是物品儲(chǔ)備方式。其主要表現(xiàn)在人力和運(yùn)費(fèi)以及資金占用率上。六是采購(gòu)策略。采購(gòu)策略只有具有預(yù)見(jiàn)性和靈活性，才不會(huì)造成成本的浪費(fèi)，還可以大大節(jié)約成本。七是員工的素質(zhì)。良好的采購(gòu)工作是控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵，而良好的采購(gòu)工作需由素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的采購(gòu)人員來(lái)完成。

3 我國(guó)企業(yè)采購(gòu)成本控制現(xiàn)狀

3.1 采購(gòu)制度不健全

采購(gòu)制度的建立是為了確保采購(gòu)活動(dòng)的順利實(shí)施，其離不開(kāi)企業(yè)管理層的高度重視。然而，就目前企業(yè)采購(gòu)管理制度來(lái)看，我國(guó)企業(yè)的采購(gòu)管理制度以及采購(gòu)行為準(zhǔn)則還不夠規(guī)范，在企業(yè)內(nèi)部還缺乏健全的采購(gòu)制度，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)通常只注重企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程，而忽視了采購(gòu)的重要性。

3.2 采購(gòu)計(jì)劃和時(shí)機(jī)不合理

一些企業(yè)在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，沒(méi)有深入調(diào)研生產(chǎn)消耗和庫(kù)存，編制過(guò)于隨意，從而導(dǎo)致經(jīng)常存在庫(kù)存積壓或缺貨并存的現(xiàn)象。而另一些企業(yè)盡管制定了合理的采購(gòu)計(jì)劃，但對(duì)于采購(gòu)物資市場(chǎng)的供求關(guān)系未能進(jìn)行深入調(diào)查，從而使得在采購(gòu)時(shí)沒(méi)能很好地把握采購(gòu)時(shí)機(jī)。

3.3 采購(gòu)信息不通暢

在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，我國(guó)企業(yè)在對(duì)材料市場(chǎng)的研究上還較為匱乏，對(duì)于企業(yè)自己的價(jià)格信息系統(tǒng)也未能建立起來(lái)，對(duì)于通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)獲取供應(yīng)商和市場(chǎng)信息的渠道未能充分利用，對(duì)于市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)就不能及時(shí)知曉等等。采購(gòu)信息的不暢通，使得企業(yè)失去了較多采購(gòu)機(jī)會(huì)，加上采購(gòu)價(jià)格信息的不及時(shí)，其采購(gòu)成本也無(wú)形中增加了不少。

3.4 沒(méi)有與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系

在采購(gòu)環(huán)節(jié)上，采購(gòu)者與供應(yīng)商是互相矛盾對(duì)立的關(guān)系，采購(gòu)方希望產(chǎn)品材料價(jià)格越低越好，而供應(yīng)商則希望產(chǎn)品材料利潤(rùn)最大化，價(jià)格戰(zhàn)是二者在采購(gòu)過(guò)程中常有的事，也正是這個(gè)價(jià)格戰(zhàn)，讓一些供應(yīng)商在得不到滿意的報(bào)價(jià)情況下，將利潤(rùn)最大化的目標(biāo)轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品材料的質(zhì)量和數(shù)量上。

4 企業(yè)采購(gòu)成本有效控制策略

4.1 建立完善的采購(gòu)制度

首先，要建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度。在制度中要明確規(guī)定采購(gòu)計(jì)劃的提出與審批、相關(guān)責(zé)任和關(guān)系部門(mén)、采購(gòu)方式以及供應(yīng)商準(zhǔn)入等；其次，要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對(duì)于正式合作的供應(yīng)商，企業(yè)要建立檔案以及考核評(píng)價(jià)機(jī)制，實(shí)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，優(yōu)勝劣汰；最后，建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。以便于對(duì)采購(gòu)物資的報(bào)價(jià)及其歸檔的價(jià)格進(jìn)行綜合比較，從而根據(jù)其價(jià)格差異分析形成原因，并對(duì)相關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息定期進(jìn)行收集，最終再來(lái)對(duì)現(xiàn)有價(jià)格水平加以分析和評(píng)價(jià)。

4.2 嚴(yán)格采購(gòu)流程和操作規(guī)范

企業(yè)要將嚴(yán)格的采購(gòu)流程和規(guī)范制定出來(lái)，這樣才能在采購(gòu)中才能有據(jù)可依，才能將采購(gòu)工作做好。首先，明確崗位職責(zé)。對(duì)于采購(gòu)工作要由專門(mén)的供應(yīng)中心管理來(lái)進(jìn)行，其他部門(mén)禁止擅自采購(gòu)，對(duì)于違反規(guī)定并帶來(lái)問(wèn)題的要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。其次，對(duì)于所需要采購(gòu)的物資種類和數(shù)量，要由采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷售部門(mén)以及庫(kù)管部門(mén)來(lái)共同進(jìn)行，通過(guò)充分的分析與權(quán)衡，制定出科學(xué)、合理、完整的采購(gòu)方案。再次，采購(gòu)合同的條款要統(tǒng)一制定。合同條款不僅要符合法律法規(guī)，還要嚴(yán)密細(xì)致，尤其是對(duì)于易出現(xiàn)糾紛之處要予以特別說(shuō)明，以減少出現(xiàn)后期的糾紛。最后，要強(qiáng)化檢查和監(jiān)督的力度，以防止發(fā)生舞弊行為。

4.3 加強(qiáng)采購(gòu)工作的前期市場(chǎng)調(diào)研

要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的合理化，找對(duì)采購(gòu)時(shí)機(jī)，這就需要先做好市場(chǎng)調(diào)查，以及信用評(píng)估工作。對(duì)于采購(gòu)對(duì)象首先要明確，因?yàn)槿绻麤](méi)有做好前期的市場(chǎng)調(diào)研工作，所采購(gòu)的物資有與企業(yè)近期生產(chǎn)需要不相符，這就會(huì)致使物資的積壓，甚至變性，無(wú)形中又增加了企業(yè)的采購(gòu)成本。為此，采購(gòu)部門(mén)要將現(xiàn)代技術(shù)和工具充分了利用起來(lái)，如網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)刊等媒體，對(duì)全球范圍內(nèi)的供求信息都能有所了解，并便于對(duì)市場(chǎng)信息的快速有效地查詢。

4.4 建立科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)在采購(gòu)前就要將科學(xué)、合理、嚴(yán)格的采購(gòu)計(jì)劃制定出來(lái)，該計(jì)劃的制定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、預(yù)算、供應(yīng)部門(mén)的物資需求計(jì)劃書(shū)來(lái)進(jìn)行，確定企業(yè)需要采購(gòu)的批量，通常采購(gòu)量越多，價(jià)格相對(duì)就會(huì)更加便宜。同時(shí)還要注意倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存情況，因?yàn)槿绻少?gòu)過(guò)量，就會(huì)造成物資堆積、庫(kù)存積壓，從而就會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，并且成本上漲。

4.5 靈活選擇合理的采購(gòu)方式

(1)可以通過(guò)選擇付款條款來(lái)降低采購(gòu)成本。在企業(yè)資金充?；蜚y行利率較低的情況下，可以選擇貨到付款或現(xiàn)金交易方式，這樣通常會(huì)給采購(gòu)價(jià)格帶來(lái)更大的折扣。(2)可以通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來(lái)牽制供應(yīng)商。對(duì)于數(shù)量較多的物資采購(gòu)，競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)就是一個(gè)很好的方式。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，通常會(huì)引起供應(yīng)商的相互比價(jià)，企業(yè)最終就會(huì)得到一個(gè)底線的價(jià)格。(3)集中采購(gòu)。集中采購(gòu)是相對(duì)分散采購(gòu)而言的，跨國(guó)公司建立起全球采購(gòu)部門(mén)就是集中采購(gòu)的典型應(yīng)用表現(xiàn)。集中采購(gòu)是以內(nèi)部采購(gòu)部門(mén)組建的方式，對(duì)分布于各地分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，以使采購(gòu)渠道盡可能地減少，并通過(guò)批量采購(gòu)，從而獲得更多的價(jià)格優(yōu)惠。(4)聯(lián)合采購(gòu)。中小企業(yè)在原材料采購(gòu)上如果能聯(lián)合起來(lái)，其防范風(fēng)險(xiǎn)的能力就勢(shì)必會(huì)增強(qiáng)，同時(shí)多加企業(yè)聯(lián)合采購(gòu)可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，降低了采購(gòu)成本。

4.6 加強(qiáng)與貨物供應(yīng)商的合作

企業(yè)要控制好采購(gòu)成本，要注重搞好與供應(yīng)商的關(guān)系。采購(gòu)企業(yè)和供應(yīng)商之間是一種合作共贏的關(guān)系，如果采購(gòu)企業(yè)擅自將低價(jià)格，或供應(yīng)商擅自提高價(jià)格，勢(shì)必會(huì)對(duì)二者長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作局面造成影響。采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商建立在合作共贏的關(guān)系上，相互信任，同時(shí)企業(yè)給予供應(yīng)商適當(dāng)?shù)挠行Ъ?lì)，這樣才能確保供貨質(zhì)量的可靠性，并獲得更好的價(jià)格優(yōu)惠，從而獲取更好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

4.7 加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)道德培訓(xùn)

在采購(gòu)人員的選擇上，企業(yè)要選擇誠(chéng)實(shí)守信、精明能干、職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平高的人員，這樣的采購(gòu)人員在具體的采購(gòu)工作中才能公平正直、嚴(yán)格依照規(guī)定的操作程序進(jìn)行采購(gòu)，才會(huì)自覺(jué)地分辨出各種信息的真實(shí)與虛假、避免各種不法行為的滋生。如果采購(gòu)人員一旦出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)企業(yè)都會(huì)造成巨大損失。為此，在進(jìn)行采購(gòu)工作之前，企業(yè)就要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員職業(yè)道德培訓(xùn)及相關(guān)技能的培訓(xùn)。作為采購(gòu)人員，需要掌握必要的購(gòu)銷談判知識(shí)，因?yàn)楣?yīng)商作出于自身利益考慮，通常會(huì)通過(guò)各種口頭技巧、商業(yè)陷阱等手段來(lái)博取采購(gòu)者的認(rèn)同，這時(shí)采購(gòu)人員要能夠清楚地分辨出供應(yīng)商所提供信息的真?zhèn)?，盡量為雙方爭(zhēng)取一個(gè)權(quán)衡點(diǎn)，盡可能節(jié)約企業(yè)的采購(gòu)成本。

[1] 劉軍紅.淺談企業(yè)物資采購(gòu)成本控制[J].科技信息,2009(06).

[2] 馬長(zhǎng)昊.淺談采購(gòu)過(guò)程中的供應(yīng)商管理[J].山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2010(01).