文印管理和服務(wù)的高效、節(jié)約、低碳之路
——學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)研討會側(cè)記

本刊記者 王春雁

文印管理和服務(wù)的高效、節(jié)約、低碳之路
——學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)研討會側(cè)記

本刊記者 王春雁

6月30日，中國教育信息化雜志社聯(lián)合理光（中國）投資有限公司在教育部召開了 “學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)”研討會。此前，我們較少關(guān)注到學(xué)校文印相關(guān)的信息化建設(shè)，因而，此次會議能匯聚一批學(xué)校校辦文印管理、圖書館文印管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員難能可貴。教育部教育管理信息中心主任助理、中國教育信息化雜志社常務(wù)副社長劉學(xué)民，中國教育信息化雜志社副社長周一，理光（中國）有限公司銷售部副總經(jīng)理宮琦先生，理光（中國）有限公司華東統(tǒng)括中心總經(jīng)理林挺慶，北京師范大學(xué)、北京理工大學(xué)、北京科技大學(xué)、北京第二外國語學(xué)院、中國人民大學(xué)附屬中學(xué)、清華大學(xué)附屬中學(xué)、北京師范大學(xué)附屬實驗中學(xué)、北京陳經(jīng)綸中學(xué)等學(xué)校代表，以及中國政府采購報、搜狐網(wǎng)等媒體記者參加了研討會。3個多小時的匯報、交流，基本反映出當(dāng)前學(xué)校文印管理的現(xiàn)狀。盡管浪費多、約束難、成本高的現(xiàn)象仍普遍存在，但是一些經(jīng)濟條件較好、信息化建設(shè)和應(yīng)用深入的高校和中小學(xué)已經(jīng)對文印管理和服務(wù)實施了信息化的嘗試，應(yīng)用效果初步顯現(xiàn)。以下是研討會主題發(fā)言節(jié)選，希望能為學(xué)校今后的文印管理和服務(wù)提供借鑒。

一、文印管理現(xiàn)狀及存在的問題

正如北京理工大學(xué)郭巧教授的分析：學(xué)校文印管理存在問題的根源在于文印應(yīng)用分散，很難實施統(tǒng)一組織架構(gòu)管理。校辦、各職能部門、各學(xué)院、公共服務(wù)體系、出版社等“各自為政”，獨立結(jié)算。從人員分類來看：教師、學(xué)生、行政管理人員、公共服務(wù)體系的其他人員，涉及不同的權(quán)限，增加了管理難度。因而，多數(shù)學(xué)校目前采取的是分散自主式文印管理模式。這種依靠自我約束的傳統(tǒng)文印管理確實方便，但也逐漸暴露出一些方面的問題，如成本、綠色辦公、涉密文印的安全性等。

二、圖書館自助式文印系統(tǒng)平臺

北京第二外國語學(xué)院圖書館技術(shù)部主任、高級工程師朱海濤介紹了已在該校成功實施的圖書館自助式文印系統(tǒng)平臺。自助式文印系統(tǒng)平臺是近來在高校圖書館逐漸流行的一種自助式服務(wù)系統(tǒng)。它是構(gòu)建在學(xué)?，F(xiàn)有的校園一卡通網(wǎng)絡(luò)平臺上，利用數(shù)字復(fù)印機的功能，使用一卡通自助刷卡復(fù)印、打印、掃描，并且可以根據(jù)復(fù)印打印的紙張類型、數(shù)量和收費標(biāo)準(zhǔn)自動從卡中扣費，真正實現(xiàn)無人化管理。

自助式文印系統(tǒng)平臺極大地方便了讀者復(fù)印文獻資料，幫助學(xué)生利用網(wǎng)絡(luò)中的任意電腦終端打印文檔，并可就近刷卡取得打印稿。還可將圖書文獻掃描成數(shù)字文檔，自動儲存在為一卡通用戶分配的網(wǎng)絡(luò)存儲空間中，在網(wǎng)絡(luò)的另一端進行下載。

自助式文印系統(tǒng)平臺由復(fù)印機、刷卡器、控制端、服務(wù)器組成。其連接方式是：數(shù)字復(fù)印機RS232串口轉(zhuǎn)換器、USB或TCP/IP方式連接到控制終端 （RS232和USB方式無法實現(xiàn)掃描傳輸文件）。

自助式文印系統(tǒng)平臺針對學(xué)校進行特殊設(shè)計：（1）遠(yuǎn)程打印刷卡確認(rèn)扣款：可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方進行隨時遞交打印任務(wù)，刷卡后才扣費輸出（避免錯拿，排隊等待）。（2）師生補助：系統(tǒng)支持使用校園卡一卡通金額的同時，圖書館還能單獨進行補助費用的操作。補助費用是虛擬金額，僅限于在圖書館內(nèi)部使用。（3）紙張管理：通過對工作臺紙盒加擋板鎖定的設(shè)計，學(xué)生無法輕易將紙盒拉出，取走紙張，巧妙地解決了紙張隨意被取走的弊端。（4）對掃描計費的擴展功能：針對部分不需要對紙張文檔進行復(fù)印的需求，可以將書本或者文件掃描成PDF電子文檔進行輸出。支持對掃描的張數(shù)計費，由于掃描過程沒有紙張和耗材，可以大大減少學(xué)校運營的成本。

三、文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)

很多學(xué)校的辦公成本包括耗材、紙張、機器的維修成本等一直居高不下，打印機和復(fù)印機等機器品牌和型號不盡相同，維修時需要找不同的廠商提供服務(wù)，有些過了保修期的機器維護起來更是耗費管理人員的精力。為了不重蹈覆轍，人大附中西山學(xué)校采用文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)解決學(xué)校文印管理的問題。人民大學(xué)附屬中學(xué)信息中心主任趙海濤介紹了人大附中西山學(xué)校進行的改革嘗試。

通過專業(yè)優(yōu)化硬件設(shè)備部署和文件管理應(yīng)用軟件部署，外包公司全面接管了人大附中西山學(xué)校辦公文印系統(tǒng)的運營維護管理。

現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校的老師在任何一個辦公場所發(fā)出打印任務(wù)之后，可以在校園任何就近的地點取到打印稿和發(fā)送傳真。學(xué)校將文印管理與一卡通相結(jié)合，加強了管理的安全性。另外學(xué)校管理人員可以根據(jù)使用者的不同，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，文印管理更加靈活。

在提高老師的滿意度、方便老師打印、提高辦公效率的同時，文印管理系統(tǒng)也讓人大附中西山學(xué)校的IT人員從復(fù)雜的設(shè)備管理和維護中解放了出來。以前如果有哪個辦公室的機器損壞了，老師們會找信息中心的人幫助解決，而采用文件管理外包服務(wù)之后，設(shè)備的采購、耗材更換以及維護保養(yǎng)等全部由外包的專業(yè)團隊負(fù)責(zé)。

對于學(xué)校而言，以前老師們打印時可能會無意識地打一些沒有必要打印的東西。采用文件管理外包以后，實現(xiàn)了打印統(tǒng)計功能，每月都會生成打印量報表，從而提醒老師們有些不必要打印的文件可以通過電子郵件等其他方式進行無紙化溝通。這種量化管理增強了師生的節(jié)約意識，也大大減少了學(xué)校紙張的耗用，每年節(jié)約紙張達(dá)十多萬張。

四、理光掃描解決方案及教育行業(yè)典型應(yīng)用

1.理光掃描解決方案特點

（1）簡單直觀，一鍵掃描：按照預(yù)先設(shè)定好的參數(shù)定義一個項目按鈕，用戶只需點擊這個按鈕就可完成掃描一個網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。如掃描書籍，各種筆記，參考資料等。

（2）靈活定義任務(wù)流程：管理員可以靈活地設(shè)定文件掃描的傳送流程，例如掃描后進行OCR文字識別，方便紙質(zhì)文檔的再利用。XML元數(shù)據(jù)紀(jì)錄，方便與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成。

（3）自定義MFP顯示面板：通過管理工具可以對用戶界面的尺寸、位置、標(biāo)簽和圖標(biāo)進行自定義。另外，可以指定那些發(fā)送的參數(shù)是隱藏或者只讀。例如在界面上定義出參考資料掃描/筆記掃描等，后臺自動放到不同的文件夾中。

（4）與多種應(yīng)用系統(tǒng)整合：理光的產(chǎn)品及合作伙伴的產(chǎn)品可以通過開發(fā) GlobalScan NX SDK擴展功能。

2.高校圖書館文印室應(yīng)用

（1）應(yīng)用背景：圖書館有很多學(xué)習(xí)資料，每天有上百名學(xué)生在圖書館查閱資料；很多同學(xué)手工摘抄有用的資料到筆記本上，速度很慢，有些圖形表示的內(nèi)容，很難摘抄到位，也不利于以后的再利用；很多圖書被學(xué)生破壞，帶來很大的管理問題。

（2）應(yīng)用IT環(huán)境：學(xué)校采用現(xiàn)代化管理，每位同學(xué)/老師均配有ID卡；學(xué)校啟用域管理，每位同學(xué)、老師均有域賬號；學(xué)校局域網(wǎng)設(shè)備先進，提供了足夠的網(wǎng)絡(luò)帶寬；同時學(xué)校提供文件服務(wù)器，為每位學(xué)生開設(shè)獨有目錄。

3.學(xué)生作業(yè)提交系統(tǒng)應(yīng)用

（1）應(yīng)用背景：目前高校學(xué)生作業(yè)提交可以使用紙質(zhì)文檔，電子文檔等幾種方式；傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔輸出成本高，提交麻煩，同時存在大量資源浪費的現(xiàn)象；電子作業(yè)提交系統(tǒng)對學(xué)生提交的文檔格式及大小要求較高，且學(xué)生的個性化需求無法應(yīng)對。

（2）應(yīng)用IT環(huán)境：通過理光GS解決方案，支持的文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化；降低了對學(xué)校硬件設(shè)備要求；實現(xiàn)一鍵式的掃描，而復(fù)雜的掃描流程通過后臺服務(wù)自動完成；無需搭建并維護復(fù)雜的服務(wù)器設(shè)備及相應(yīng)服務(wù)。

五、理光OCR文字識別在教育行業(yè)的應(yīng)用

1.理光OCR文字識別解決方案

該方案只需通過理光的MFP（多功能數(shù)碼復(fù)合一體機）掃描，就可以輕松地將紙質(zhì)文檔，按照原來的格式轉(zhuǎn)換成 Word，Excel，可搜索 PDF等。

2.軟件系統(tǒng)架構(gòu)

（1）通過在MFP的面板上選擇需要的格式和掃描地址；（2）在安裝OCR引擎的電腦上安裝USB加密狗，運行MTR （復(fù)印機文字識別系統(tǒng)）OCR引擎服務(wù)器；（3）通過理光MTR轉(zhuǎn)換好的電子文檔發(fā)送到電子文件夾或校內(nèi)郵件地址中。

3.MTR解決方案特點

（1）一個按鈕，集合掃描、OCR及傳送功能于一身。MTR可以和多款理光數(shù)碼復(fù)合機完美整合。用戶只需輕觸一個按鈕，就可以掃描文件，進行OCR文字識別，并將掃描文件和OCR結(jié)果傳送共享。整個流程自動完成，不但方便，亦提升了用戶的工作效率。

（2）保持文檔原始樣式和內(nèi)容。MTR能將掃描圖像轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文檔；自動識別文件的排版方式，智能地還原文檔的原始版面。

（3）多種OCR文檔導(dǎo)出格式。MTR支持以多種文檔格式保存和導(dǎo)出OCR文字識別結(jié)果，包括Word、Excel文件、TIFF圖像、可搜索的PDF文檔等。

（4）支持小冊子分拆。支持小冊子拆分功能，可將雜志等小冊子自動拆分成按頁數(shù)排列的電子文檔，方便使用。

（5）支持多種語言。MTR支持多種語言的光學(xué)文字識別。它可準(zhǔn)確地識別掃描圖像中的簡體中文、繁體中文、英文、法文、日文等。MTR默認(rèn)可選擇五種語言，如需其他更多的語言可以通過MTR的網(wǎng)頁配置工具更改需要的五種OCR語言。MTR主要支持中文簡體、中文繁體、日文、韓文、英文以及歐洲和拉丁主要語言等，并非所有的在語言列表中的OCR語言都支持，需要支持未包含在OCR引擎中的語言，用戶需要額外購買OCR語言的授權(quán)。

通過一鍵掃描后精準(zhǔn)的OCR功能能夠提供紙質(zhì)教育資源快速電子化：電子化的教案，方便修改、再利用；電子化的期刊雜志等教育資源進入網(wǎng)上學(xué)習(xí)頻道，為學(xué)生提供了良好學(xué)習(xí)交流環(huán)境。