小企業(yè)會計電算化應(yīng)用存在的問題及對策

貴州 李雪梅

小企業(yè)會計電算化應(yīng)用存在的問題及對策

貴州 李雪梅

隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，會計電算化已經(jīng)在我國普及，如何讓會計電算化為小企業(yè)提供更準(zhǔn)確、及時、完整的會計信息，更好地參與到小企業(yè)的管理中來，促進(jìn)小企業(yè)的發(fā)展，是我們當(dāng)前亟待解決的問題。本文針對我國小企業(yè)會計電算化應(yīng)用存在的問題，提出了相應(yīng)的對策。

存在的問題；解決與對策

一、小企業(yè)會計電算化應(yīng)用中存在的問題

1.決策者的重視程度不足

小企業(yè)的決策者多數(shù)是私營業(yè)主，由于他們中的一些人管理水平不高，目光短淺，認(rèn)為應(yīng)用會計電算化的僅僅是為了減輕會計工作人員的工作負(fù)擔(dān)和提高會計核算效率；對于會計軟件和人員培訓(xùn)只看到眼前投入和很少的直接效益，從而未能從根本上意識到會計電算化對企業(yè)生存和發(fā)展的重要性，由此導(dǎo)致企業(yè)提供的會計信息不及時、不充分，使會計信息在企業(yè)決策和管理服務(wù)中的作用性大打折扣。

2.會計電算化人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

小企業(yè)的會計電算化人員來源主要有兩類。第一類是直接由原來的會計、出納進(jìn)行短期培訓(xùn)上崗。這類人員對計算機(jī)的軟硬件知識了解甚少，所以往往是開機(jī)使用軟件中必用的功能外，其他方面的認(rèn)識存在很大的局限性，一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，甚至由于操作不當(dāng)，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，使自己很長時間的工作成果付諸東流；第二類是剛畢業(yè)不久的財經(jīng)類大中專畢業(yè)生。這類人員多數(shù)在學(xué)校學(xué)習(xí)過會計電算化，對電算化的操作程度比第一類人員好，但是由于學(xué)校教學(xué)的局限性,老師在教學(xué)中最多介紹一、兩種軟件，而學(xué)生真正操作的軟件通常只有一種，工作后面對市場上各中不同的軟件或是同一種軟件的不同版本，在運用過程中也存在不能很好地使軟件的各項功能，為企業(yè)管理發(fā)揮積極的作用的問題。

3.會計軟件信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)共享程度不高

首先，由于小企業(yè)使用的財務(wù)軟件各不相同，財務(wù)軟件不統(tǒng)一,不兼容性以及其使用的財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口,使用方法不一致,導(dǎo)致了在同一行業(yè)內(nèi)部各企業(yè)在報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)輸?shù)牟环奖恪Ｆ浯?，由于小企業(yè)在購買財務(wù)軟件時,往往只考慮財務(wù)部門工作的需要,沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā),結(jié)果導(dǎo)致財務(wù)部門和其他部門信息中斷，會計信息系統(tǒng)處于封閉運行的狀態(tài)，沒有很好地融入企業(yè)的業(yè)務(wù)流程；而其他部門也不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財務(wù)部門的信息，不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間形成相互獨立的“信息孤島”，數(shù)據(jù)不能共享，甚至有時候出現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)不同時，還要人工進(jìn)行對賬，從而增加工作量，帶來了不必要的麻煩。

4.會計電算化基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范

由于受觀念、技術(shù)等多方面因素影響，小企業(yè)現(xiàn)有工作流程大都仍在舊的體制、機(jī)制和管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行，因而在實際工作中出現(xiàn)一些問題，諸如：（1）分工不明確，有的企業(yè)忽視了會計崗位之間的監(jiān)督功能，內(nèi)控不嚴(yán)，甚至出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出完全由一個人獨立完成，會計數(shù)據(jù)安全性存在嚴(yán)重問題。（2）缺乏管理經(jīng)驗，對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經(jīng)歸檔的內(nèi)容又不完整，有的會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范，也未制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé)，使得電腦一旦出現(xiàn)故障，就會造成數(shù)據(jù)的丟失，無法恢復(fù)。這些問題如不能解決，不但會造成會計信息的失真，還容易使管理者做出錯誤的決策，甚至導(dǎo)致管理上的漏洞，嚴(yán)重制約著會計電算化水平的提高。

二、解決方法及對策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，提高領(lǐng)導(dǎo)意識

小企業(yè)決策者要自覺轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識會計電算化不僅能提高會計核算的水平和質(zhì)量，而且能提高經(jīng)營管理水平，使財務(wù)會計管理由事后管理向事先預(yù)測、事中控制轉(zhuǎn)變，為管理信息化打下基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。企業(yè)可以結(jié)合實際情況并考慮部門或地區(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制定本企業(yè)會計電算化實施的工作規(guī)劃；同時加大對會計電算化工作的投入，設(shè)置必要的工作崗位，購置必要的硬件與軟件設(shè)施，保證必要的辦公場地和相關(guān)人員培訓(xùn)經(jīng)費的投入。

2.培養(yǎng)復(fù)合型財會人才隊伍

財會人員的素質(zhì)決定了會計電算化工作的質(zhì)量，高質(zhì)量的復(fù)合型會計人才不僅是會計電算化工作順利開展的重要保證，而且某種程度上能彌補(bǔ)硬軟件投入相對不足的缺陷，提高信息系統(tǒng)運行質(zhì)量。因此，企業(yè)應(yīng)對不同崗位的工作人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求，制定切實可行的會計電算化人員培訓(xùn)計劃，要注重實效，積極組織會計人員學(xué)習(xí)和提高，培養(yǎng)造就一大批既能夠精通計算機(jī)信息技術(shù)，又要專于財務(wù)管理知識，能夠熟練地進(jìn)行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息的需求的“會計—計算機(jī)—管理”型的復(fù)合型人才，促進(jìn)會計電算化的順利發(fā)展。

3.推進(jìn)會計軟件信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的整合

橫向上，要積極穩(wěn)妥地推進(jìn)企業(yè)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化工作，即應(yīng)用統(tǒng)一的計算機(jī)財務(wù)管理軟件，實現(xiàn)財務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程一體化，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預(yù)算、結(jié)算、監(jiān)控等財務(wù)管理工作的規(guī)范化和高效化，使會計電算化信息系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)外部其他信息系統(tǒng)融合在一起，成為整個企業(yè)信息系統(tǒng)的一個組成部分。縱向上，會計電算化應(yīng)該不再局限于提供傳統(tǒng)的核算型財務(wù)信息，而要使財務(wù)會計管理由事后管理向事先預(yù)測、事中控制轉(zhuǎn)變，為企業(yè)的管理和決策提供更為完備的信息支持。

4.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善內(nèi)部控制

會計電算化的管理制度，是保證單位會計工作有序進(jìn)行的重要措施，也是會計電算化工作成功的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)遵循不兼容權(quán)限必須分離原則（即對電算化權(quán)限嚴(yán)格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限）；相互制約原則（即加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍）；安全、保密原則（即對軟硬件，文檔的安全檢查保障控制，保密主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制，設(shè)置多級保密措施）等建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境。具體包括：

(1)會計電算化崗位責(zé)任制。要根據(jù)本單位會計工作的實際情況,結(jié)合計算機(jī)系統(tǒng)操作、維護(hù)、開發(fā)的特點,劃分電算化會計崗位，實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)與權(quán)限，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任。

(2)計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。該項管理制度內(nèi)容是做好計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護(hù),以保證電算化系統(tǒng)的正常運行。

(3)電算化會計檔案管理制度。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。并根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求,制定本單位會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,做到科學(xué)管理、安全保密、查找方便、嚴(yán)防損失。電算化內(nèi)部制度建立后，抓落實是非常重要的環(huán)節(jié)。在實施過程中，企業(yè)要定期對各項制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并有相應(yīng)獎懲措施，以確保各項制度的落實。

（作者單位：貴陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

（編輯 呂智飛）