淺談醫(yī)院基建檔案管理

金蓮姬

吉林省琿春市醫(yī)院，吉林 琿春 133300

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，醫(yī)院基建工程項(xiàng)目呈雨后春筍般興起，但基建檔案的管理堪憂(yōu)，普遍地存在著基建檔案管理欠規(guī)范現(xiàn)象。醫(yī)院基建檔案材料的完整、規(guī)范與否，關(guān)系到日后大樓能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，分析基建檔案管理不規(guī)范的原因并提出相應(yīng)的對(duì)策是醫(yī)院管理者義不容辭的責(zé)任。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種批文、合同協(xié)議、洽商變更等各種類(lèi)別的資料。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，又為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)。所以，做好基建檔案管理對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供素材，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是檔案人員的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。院辦是收集整理檔案材料的地方，對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑都應(yīng)該了如指掌。為了便于工作，院辦在縮印的醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地標(biāo)注每個(gè)建筑物的建筑年代和面積，每年更換一張。這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院1945年建院至今所有建筑的年代和面積，減少了許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。2004年以來(lái)，隨著國(guó)貸資金及政府投入的增加，醫(yī)院拆舊樓蓋了新的門(mén)診樓和外科樓，減掉拆除的舊樓面積增加新樓面積，這就更加方便地計(jì)算目前的建筑面積了，特別是每次寫(xiě)院志時(shí)，這一圖紙是我們最可靠的依據(jù)。

2 醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資等建設(shè)工程，每一次對(duì)于我們來(lái)說(shuō)都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過(guò)程，但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專(zhuān)業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有寫(xiě);工程的名稱(chēng)前后不相吻合;施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒(méi)有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的;請(qǐng)示報(bào)告之類(lèi)的函件有的沒(méi)有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

3 采取的措施和建議

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革。隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)邊報(bào)批邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

開(kāi)展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹(shù)立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。