應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作不斷完善的措施

劉 穎

哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院，黑龍江 哈爾濱 150010

傳統(tǒng)繁瑣的檔案管理方式，不僅使得檔案管理所需庫(kù)存不斷增大，從而占據(jù)大量的空間，而且，檔案查找相對(duì)困難，形成了人力物力的大量浪費(fèi)，隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用不斷深入，極大的提高了工作效率，使得檔案保存期限更長(zhǎng)，也更安全，并且以其占用空間小，查找方便、快速成為現(xiàn)代檔案工作的重要組成部分。

1 現(xiàn)代檔案管理工作需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用

伴隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的利用越來(lái)越深和細(xì)致，相應(yīng)地提高了檔案管理工作的要求，這就需要在檔案管理與利用的過(guò)程中，能夠使其做到快速、準(zhǔn)確及全面地進(jìn)行查閱與使用。在檔案管理工作中應(yīng)廣泛的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這可以為其提供科學(xué)的管理方法和現(xiàn)代化的管理手段，并為開(kāi)創(chuàng)現(xiàn)代化的檔案管理工作創(chuàng)造必要條件。檔案資料大部分都是在日常的管理工作中形成的，傳統(tǒng)的手工管理不可避免地會(huì)造成了檔案資料存儲(chǔ)的不規(guī)范；流程不科學(xué)合理；內(nèi)容準(zhǔn)確性較差；低下的檔案利用效率等情況。

總的還說(shuō)，傳統(tǒng)手工操作的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的形勢(shì)要求。計(jì)算機(jī)的介入使得檔案管理工作從大量、重復(fù)的手工勞動(dòng)中逐漸被解放出來(lái)，極大地提高了工作效率。此外，為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持的還有：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)。計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)是存儲(chǔ)量大、及處理速度快、輸出形式多樣，因此，極大地提高了檔案管理和利用的效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息的采集、整理和傳輸，即方便又快捷，又可實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。這說(shuō)明計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是現(xiàn)代檔案管理工作的迫切需求。

2 檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用原則

1）檔案管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)主要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。二者交叉滲透、相互促進(jìn)、相互發(fā)展將會(huì)形成科技檔案一體化的發(fā)展格局；

2）檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要走創(chuàng)新和跨越式的發(fā)展道路，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。檔案管理要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新能力，且要充分利用先進(jìn)的科技成果，通過(guò)發(fā)展自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中更深層次的應(yīng)用；

3）為使檔案科技化工作健康有序的發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用應(yīng)加強(qiáng)管理、交流。有計(jì)劃的開(kāi)展合作、分工協(xié)作及優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；

4）檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要提高檔案利用價(jià)值，就應(yīng)走開(kāi)放道路。在健全相應(yīng)法制的基礎(chǔ)上，建立國(guó)家和世界信息的信息共享機(jī)制，利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的共享；

5）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中，必須要注重信息安全的建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中的核心要素就是信息安全的管理，要在國(guó)家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下，和按照國(guó)家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作是最最重要的原則；

6）推進(jìn)檔案科技的現(xiàn)代化。檔案管理服務(wù)部門應(yīng)積極進(jìn)行技術(shù)研究，開(kāi)發(fā)，應(yīng)用，加快科技應(yīng)用的步伐。檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)建立開(kāi)發(fā)，流動(dòng)，聯(lián)合，競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。將成為推進(jìn)檔案科技現(xiàn)代化的主體。

3 檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

檔案管理電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是包括收集、存貯、加工、傳遞、輸出檔案信息各環(huán)節(jié)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)的內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)兩方面的技術(shù)。

1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立就是依據(jù)確定的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息源，收集建立數(shù)據(jù)庫(kù)的原始材料，根據(jù)檔案應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)目標(biāo)和要求，做好相關(guān)的著錄準(zhǔn)備工作，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)記錄格式，把已經(jīng)著錄的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)性能評(píng)指標(biāo)的全過(guò)程。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)按其包含的信息可分為目錄型、事實(shí)型和全文型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等3種類型。

2）檔案管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)，離開(kāi)實(shí)際需要和客觀條件，就脫離了實(shí)際。系統(tǒng)分析的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。確定檔案管理軟件應(yīng)達(dá)到的各種指標(biāo)和功能，最后選出最佳實(shí)施方案，形成應(yīng)用軟件的系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)；四是將系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)的要求轉(zhuǎn)化成一個(gè)具體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案；五是根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，為每一個(gè)模塊用選定的計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言編寫計(jì)算機(jī)源程序及進(jìn)行程序測(cè)試的過(guò)程；六是進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體實(shí)行輔助管理的檔案管理軟件具備的基本功能：（1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，按設(shè)計(jì)要求，具備對(duì)各類檔案目錄或原文件信息進(jìn)行輸入、存貯、修改、刪除等功能；（2）檔案自動(dòng)化整理、編目。根據(jù)基本要求，具備對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)類目設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等基本功能，或能根據(jù)用戶要求增設(shè)項(xiàng)目及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能；（3）檔案檢索查詢。根據(jù)查詢要求設(shè)置責(zé)任者、形成時(shí)間、檔號(hào)等多條件或模糊條件查詢；（4）輔助實(shí)體管理。具備對(duì)檔案接收、移交時(shí)間、鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。

4 檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用，要求檔案管理人員素質(zhì)與技能的提升

在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，在計(jì)算機(jī)上可以實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)登記、歸檔、著錄、檢索和信息網(wǎng)絡(luò)傳遞及安全利用。這就要求檔案管理人員不僅要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)還要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，這是確保管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。人事檔案管理人員還應(yīng)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與單位組織的培訓(xùn)課程，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

提高檔案管理人員信息化工作技能。從思想、理論到方法的運(yùn)用是從根本改變來(lái)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，這就要求管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員更多的獲取計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，不斷提高他們的工作技能。

5 結(jié)論

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促使檔案工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速應(yīng)用與普及。目前，檔案管理已逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理階段，檔案信息也在逐漸向數(shù)字化發(fā)展，這對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作方式來(lái)講，無(wú)疑是極具挑戰(zhàn)的。因此，深入探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的方向，更好的管理好、利用好檔案，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作進(jìn)一步完善具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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