淺談加強(qiáng)高校建設(shè)工程的合同管理

韓慶生

北京經(jīng)濟(jì)管理職業(yè)學(xué)院，北京 100081

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜、全面的系統(tǒng)工程，在項(xiàng)目管理中，合同管理是一個(gè)重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。十一五期間，隨著高校建設(shè)工程的投資規(guī)模逐年增大，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式在重新定位和全面改革方面取得了一些突破，以合同管理為核心的項(xiàng)目管理體系已成為高校建設(shè)工程發(fā)展的總趨勢(shì)。國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十二個(gè)五年規(guī)劃綱要草案，

1 高校建設(shè)工程合同管理的主要內(nèi)容

建設(shè)工程合同是承發(fā)包雙方為實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程目標(biāo)，明確相互責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議；是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價(jià)款，控制工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資，進(jìn)而保證工程建設(shè)活動(dòng)順利進(jìn)行的重要法律文件。合同管理就是依據(jù)建設(shè)工程合同進(jìn)行管理，高校建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)施，就是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)的。

1.1 合同管理階段

合同依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以劃分出很多種類，但一般有以下4個(gè)階段：

1）合同準(zhǔn)備階段：包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；

2）合同簽署階段：包括正式簽署合同、將合同送達(dá)相關(guān)部門等程序；

3）合同履行階段：包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止和處理糾紛等程序；

4）合同履行后管理階段：包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況等程序[1]。

1.2 合同管理的主要內(nèi)容

合同管理的主要內(nèi)容是針對(duì)以上4個(gè)階段的所開展的活動(dòng)，也可以歸納為由合同分析、合同資料、合同網(wǎng)絡(luò)、合同實(shí)施控制和索賠管理等組成，它們構(gòu)成工程項(xiàng)目的合同管理子系統(tǒng)[2]。

合同管理是高校建設(shè)工程項(xiàng)目管理中一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，應(yīng)當(dāng)有一定的程序、組織方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程可以在合同的不同階段之間形成互相監(jiān)督和制約的關(guān)系，促進(jìn)工程建設(shè)各主體方自覺遵守合同的規(guī)定，依據(jù)各自的職責(zé)，行使各自的權(quán)力，履行各自的義務(wù)。

2 高校建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理中存在的主要問題

2.1 政策與法制意識(shí)不強(qiáng)

雖然“項(xiàng)目法人責(zé)任制”、“招標(biāo)投標(biāo)制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”的推行，使國內(nèi)建設(shè)工程項(xiàng)目管理的總體水平有所提高。但是由于我國經(jīng)濟(jì)文化和地域環(huán)境差異較大，國際上一些通用的工程項(xiàng)目管理模式還不能被普遍接受。受傳統(tǒng)工程項(xiàng)目管理模式的影響，一些高校在資金的支配、招標(biāo)方式、合同管理和施工管理等方面，還很不規(guī)范。以致社會(huì)上建設(shè)工程項(xiàng)目合同管理中存在的各種弊端，在高校也有不同程度的表現(xiàn)。如：合同管理流于形式化、機(jī)械使用示范文本、隨意變更合同、違法簽訂轉(zhuǎn)包、分包合同及“陰陽合同”合同等等時(shí)有發(fā)生。這直接造成了高校建設(shè)工程項(xiàng)目成本超支、工期延誤和質(zhì)量缺陷等一系列問題。

2.2 管理體制的問題

我國高?，F(xiàn)行的項(xiàng)目管理模式主要有職能制管理模式、項(xiàng)目制管理模式、職能項(xiàng)目制管理模式和代建制管理模式[3]。而從實(shí)際的效果看，高校相關(guān)管理部門主要還是以甲方的身份對(duì)建設(shè)工程行使行政管理和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督權(quán)。即：上對(duì)分管的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，下對(duì)工程項(xiàng)目的具體實(shí)施負(fù)責(zé)，并協(xié)調(diào)與其它各職能部門的關(guān)系。由于高校內(nèi)部的機(jī)構(gòu)和人員經(jīng)常變動(dòng)，從事本專業(yè)或受過相關(guān)培訓(xùn)的人員不足。因此，合同管理水平在很大程度上取決于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的綜合能力和經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目成果容易受到人為因素的影響。隨著教改的深入發(fā)展，高校建設(shè)工程項(xiàng)目的科技含量不斷加大，一些校企合作、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)和科研開發(fā)等高新技術(shù)項(xiàng)目不斷涌現(xiàn)。這些項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，施工難度大，除了項(xiàng)目本身具有新技術(shù)、新工藝的風(fēng)險(xiǎn)之外，對(duì)設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工隊(duì)伍的選擇提出了更高的要求，而目前高校建設(shè)工程自身的隊(duì)伍建設(shè)和體制還不能適應(yīng)這些新的挑戰(zhàn)。

2.3 合同管理制度不完善

經(jīng)過多年的努力，高校在建設(shè)工程項(xiàng)目的合同管理方面取得了一些進(jìn)步。從筆者對(duì)北京部分高校的調(diào)查與了解來看，無論是國家投資項(xiàng)目或自籌資金項(xiàng)目，合同管理從立項(xiàng)到招標(biāo)有了較為正式的程序，施工過程中的洽商變更、工程驗(yàn)收等諸多合同資料逐步完善，但在合同管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)方面略顯不足。比如，項(xiàng)目履行后的合同總結(jié)評(píng)估比較薄弱，合同管理往往隨著項(xiàng)目的交接而結(jié)束，被塵封在檔案中，不能為項(xiàng)目后的維護(hù)管理和未來新項(xiàng)目的建設(shè)提供可靠的支持和借鑒。由于項(xiàng)目的一次性特點(diǎn)或不可逆性，許多在一個(gè)項(xiàng)目中遺漏的問題或需要糾正的做法只能等到下一個(gè)項(xiàng)目中去補(bǔ)救和完成。因此合同管理的連續(xù)性與管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)就顯得格外重要，缺少了這個(gè)環(huán)節(jié)，合同管理就不完整。要避免合同管理中的前重后輕的現(xiàn)象，就要完善合同管理制度建設(shè)，有效發(fā)揮合同績(jī)效評(píng)價(jià)的積極作用，進(jìn)一步提高合同信息再利用的價(jià)值。

3 改進(jìn)措施和建議

研究合同管理的目的是優(yōu)化合同管理流程，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理效率。從我國的項(xiàng)目管理實(shí)踐來看，合同管理不只限于是資料的保管，而是涵蓋了法律專業(yè)、技術(shù)知識(shí)、檔案管理和流程管理的交叉性學(xué)科，其重性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了它在我國項(xiàng)目管理體系中現(xiàn)有的地位。

3.1 依法實(shí)施合同管理

全面提高高等教育質(zhì)量和水平，增強(qiáng)高校創(chuàng)新能力。大力發(fā)展職業(yè)教育，引導(dǎo)高中階段學(xué)校和高等學(xué)校辦出特色，提高教育質(zhì)量，增強(qiáng)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力。加強(qiáng)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)，加快建設(shè)一批世界一流大學(xué)是我國“十二五”規(guī)劃中的重要內(nèi)容。新形勢(shì)下，高校的規(guī)劃、建設(shè)與維修改造項(xiàng)目也將成為社會(huì)建設(shè)工程行業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)區(qū)域。要構(gòu)建和諧高校、和諧社會(huì)，必須依法實(shí)施合同管理。合同不僅是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的保證，也是解決各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)。因此，建立以合同管理為核心項(xiàng)目管理體系，對(duì)項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等階段實(shí)行有效的監(jiān)督，促使建設(shè)工程各主體方提高法制觀念和誠信意識(shí)，分清職責(zé)與權(quán)限，認(rèn)真履行合同約定的義務(wù)，是高校建設(shè)工程事業(yè)健康發(fā)展的保證。同時(shí)，推進(jìn)政務(wù)公開，加強(qiáng)行政問責(zé)，對(duì)于防止貪污、腐敗等問題的發(fā)生也是十分有利的。

3.2 完善高校自身體制改革

合同管理應(yīng)當(dāng)是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。高校在建設(shè)工程項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)積極適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展變化，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理手段，不斷創(chuàng)新合同管理模式，建立和完善適應(yīng)高校特點(diǎn)的合同管理組織機(jī)構(gòu)。筆者所在的北京經(jīng)濟(jì)管理職業(yè)學(xué)院在近幾年中，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的資源配置、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整和權(quán)力與責(zé)任分配等方面做了一些改革和嘗試。如：2010年對(duì)北京市財(cái)政撥款的十余個(gè)大型項(xiàng)目，跨部門、學(xué)科，整合全院資源組成項(xiàng)目組，邀請(qǐng)社會(huì)專家對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行論證和指導(dǎo)，定期公布項(xiàng)目的進(jìn)展情況，接受群眾的監(jiān)督。同時(shí)，加強(qiáng)了合同管理后備人才的培養(yǎng)。為進(jìn)一步挖掘資源潛力，降低項(xiàng)目管理費(fèi)用，還應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和專業(yè)化的合同管理軟件，提高信息資源共享率，收到了較好的效果。當(dāng)然，一次改革不能解決所有問題，在高校自身體制改革方面還有許多工作要做，需要在發(fā)展探索和完善。

3.3 建立標(biāo)準(zhǔn)化的動(dòng)態(tài)的合同管理制度

合同管理規(guī)章制度的規(guī)范性、科學(xué)性是其發(fā)揮權(quán)威性和有效性的前提[4]。建立制度的目的不是約束人們的手腳，而是為了更好的維護(hù)高校的自身利益；減少合同管理中的矛盾糾紛，更充分的調(diào)動(dòng)項(xiàng)目參與者的積極性。同時(shí)合同管理規(guī)章制度也不是一成不變的，枯燥無生命力的。其內(nèi)容和條款應(yīng)當(dāng)是動(dòng)態(tài)的，處在不斷更新中。如：建立深層次的合同管理的問責(zé)機(jī)制和明確的合同管理獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等，目前還沒有一套成熟的經(jīng)驗(yàn)，需要高校之間不斷的交流和總結(jié)，與項(xiàng)目各參與方有效的溝通，使這些制度不斷加以完善，最終成為項(xiàng)目效益最大化的有力保證。

總之，合同管理的成敗，直接影響到整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高校作為業(yè)主方，在建設(shè)工程項(xiàng)目中做好合同管理工作，有利于節(jié)約資金，提高工程建設(shè)效率，減少合同糾紛和財(cái)產(chǎn)損失，對(duì)于維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，更好的為教學(xué)和科研服務(wù)有著十分重要的意義。

[1]朱錦余.合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)分析與控制研究[J].會(huì)計(jì)之友，2009(5).

[2]阮木，裘建江，袁靈玲.建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的合同管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009(14).

[3]沈敘元.高?；ü芾砟Ｊ教骄縖J].嘉興學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(4).

[4]蘇欣.企業(yè)合同管理制度動(dòng)態(tài)化探究[J].大眾科技，2005(1).