淺談信息化下的企業(yè)檔案管理

方 敏

河北省食品藥品監(jiān)督管理局藥品審評認(rèn)證中心，河北 石家莊 050091

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，信息洪潮席卷職場，現(xiàn)代化辦公在企業(yè)中逐漸普及，自動化信息化的管理開始逐步替代傳統(tǒng)的手工管理，企業(yè)檔案管理自動化便成為了企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理急需建立與之相適應(yīng)的自動化管理系統(tǒng)，將企業(yè)檔案管理與其他的管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，改變檔案管理手段落后的現(xiàn)狀，以檔案管理的自動化和信息化帶動企業(yè)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。本文就從信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的特點(diǎn)著手，分析信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響，并提出了一些相應(yīng)的建議和對策。

1 信息化檔案管理的特點(diǎn)

1.1 管理一體化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是相應(yīng)部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔，其他的業(yè)務(wù)部門也要對經(jīng)營活動中產(chǎn)生的產(chǎn)品，技術(shù)，合同，協(xié)議，影像資料等專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個(gè)自動化的系統(tǒng)，可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進(jìn)行，將文書和業(yè)務(wù)部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，使公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作一次完成，不僅避免了大量重復(fù)勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統(tǒng)隨時(shí)掌握公文和業(yè)務(wù)性文件的管理動態(tài)，及時(shí)的進(jìn)行必要的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案的預(yù)見性管理。

1.2 全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，企業(yè)行政部門和業(yè)務(wù)部門隨時(shí)可以將形成的有查考利用價(jià)值的文件對當(dāng)存儲到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定，就可以在企業(yè)的局域網(wǎng)上的人和終端檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)生活建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動化

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì)，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還要對歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，從而使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和部門都可以通過電腦在辦公室獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來。

2 信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響

通過上面的分析我們不難得知，企業(yè)的檔案管理正想著信息化的方向發(fā)展，但在具體的實(shí)踐過程中，這種發(fā)展趨向與企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理存在著一些矛盾，主要表現(xiàn)在：

1）封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過利用計(jì)算機(jī)變得容易簡單。另外，傳統(tǒng)的檔案管理的因循守舊的思想也是不適應(yīng)與信息化的管理的。企業(yè)檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，檔案管理要在不斷的創(chuàng)新過程中滿足企業(yè)發(fā)展對檔案信息資源的需求，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2）繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理過程相沖突

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來的傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，嚴(yán)格遵循收集，整理，保管，檢索，編研，提供利用和鑒定，統(tǒng)計(jì)等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細(xì)致，有時(shí)為了一份檔案的分類而大費(fèi)周折。我們不可否認(rèn)，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點(diǎn)過時(shí)了。在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計(jì)等工作，都可以利用信息技術(shù)的自動化來高效運(yùn)行，大大減少了時(shí)間的損失和人力的浪費(fèi)，盡大可能的發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

3）實(shí)行檔案分級管理與信息化的網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)

在傳統(tǒng)的檔案管理體制中，企業(yè)檔案部門實(shí)行分級，檔案多套制管理，隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，這種管理模式已逐步顯現(xiàn)出它的不適應(yīng)性，比如資源的浪費(fèi)，管理環(huán)節(jié)的冗余，利用需求難以得到及時(shí)滿足等。

3 幾點(diǎn)思考及建議

以上我們分析了信息技術(shù)的應(yīng)用與傳統(tǒng)管理之間的矛盾，不難發(fā)現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源，進(jìn)行一定的改革和教育，可以從以下幾門方面入手：

1）健全檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。企業(yè)管理使企業(yè)生命的源泉，健全的檔案管理制度，明確各部門的職責(zé)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是為企業(yè)提供更高級別的服務(wù)的先決條件。因此，現(xiàn)代企業(yè)要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度規(guī)范企業(yè)檔案自動化的管理工作。

2）加強(qiáng)文件，檔案的全程監(jiān)管

在企業(yè)建立起局域網(wǎng)絡(luò)等條件具備時(shí)，要規(guī)劃實(shí)施檔案一級管理，全面加強(qiáng)從文件形成到歸檔的全過程，重點(diǎn)是從文件行程的源頭抓起，確保文件的整個(gè)生命周期收到嚴(yán)格監(jiān)控，做到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，并努力貫徹執(zhí)行。

3）理順管理工作的程序

檔案管理自動化是按企業(yè)管理工作流程設(shè)計(jì)的，因此要先理順檔案部門與文書，業(yè)務(wù)部門之間的工作程序。只有先理順好管理工作的程序，才能避免在實(shí)施過程中走彎路。檔案管理要與企業(yè)講究的效益原則相一致，能以最少的投入滿足企業(yè)運(yùn)行對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)工作，另一方面，要充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，按照企業(yè)改革，發(fā)展的需要，及時(shí)的編寫一些檔案文件匯編，主動的提供決策所需檔案信息。

4）檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發(fā)

檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中，了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時(shí)征求各部門意見，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計(jì)人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)出滿足企業(yè)管理實(shí)際需要的自動化軟件，真正的實(shí)現(xiàn)管理自動化和信息化。

信息時(shí)代的到來，給企業(yè)檔案管理部門帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

面對新形勢，企業(yè)檔案管理部門要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理論改造原有的檔案管理模式，抓住機(jī)遇，創(chuàng)造機(jī)遇，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，自動化和信息化，充分的發(fā)揮企業(yè)檔案管理部門的作用，最大限度的獲得投入產(chǎn)出收益。

[1]華林.檔案管理學(xué)新論[M].中國社會科學(xué)出版社，2010.

[2]王萍.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社，2006.

[3]薛四新.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2007.