新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作

巴云紅

云南省糧油科學(xué)研究所，云南 昆明 650033

檔案對(duì)于任何一個(gè)組織或單位都是必不可少的資源，檔案內(nèi)部收集到的信息數(shù)據(jù)對(duì)一個(gè)組織發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。事業(yè)單位在工作中必須要重視檔案管理工作，這樣才能為單位內(nèi)部的信息資源利用提供方便。早期傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了新時(shí)期管理工作的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸成為現(xiàn)代技術(shù)的主流，這便給檔案管理工作帶來(lái)方便。使用計(jì)算機(jī)檢索可顯著縮短查詢時(shí)間，讓文件資料得到充分的查詢。此外，檔案還可以在互聯(lián)網(wǎng)上創(chuàng)建信息查詢系統(tǒng)，用戶可在短時(shí)間查找到需要使用的信息。

1 檔案管理數(shù)字化的意義

1.1 提升效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作可顯著提高職員的辦事效率，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。隨著數(shù)字化檔案管理模式的運(yùn)行，其對(duì)于事業(yè)單位工作的促進(jìn)作用更為顯著。以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及到各方面的內(nèi)容，例：職工入職、退休、調(diào)動(dòng)等，為了準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，則需要先“歸檔”后才能查詢。在這一處理過(guò)程中融合計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將檔案資料的詳細(xì)情況體現(xiàn)出來(lái)，從而保證各項(xiàng)檔案管理工作有序進(jìn)行，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

1.2 創(chuàng)造效益

時(shí)間就是效益，事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施管理則能顯著提升人員的辦事速度，減短了檔案管理消耗的時(shí)間。這就促進(jìn)了事業(yè)單位管理流程的順利運(yùn)行，如：早期采用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用處理工作中運(yùn)用到的各種問(wèn)題，造成成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，這既能降低事業(yè)單位的成本消耗，也能給用戶的資料運(yùn)用創(chuàng)造有利條件。

1.3 發(fā)揮價(jià)值

新型管理模式運(yùn)用在事業(yè)單位檔案管理中，其能夠保證各項(xiàng)資料的使用價(jià)值充分發(fā)揮，為用戶創(chuàng)造更多的使用價(jià)值，讓檔案資源得到全面運(yùn)用。因早期的檔案大都保管在檔案室，且多數(shù)是紙張為載體，給用戶的查詢使用帶來(lái)不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化模式的推廣能擺脫時(shí)間和空間的限制，促進(jìn)檔案資源利用效率的提升。

2 檔案管理數(shù)字化的策略

2.1 創(chuàng)建系統(tǒng)

盡管檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化給事業(yè)單位工作帶來(lái)了很大的方便，但電子化發(fā)展趨勢(shì)是一項(xiàng)綜合性的活動(dòng)，其涉及到了多個(gè)方面的管理內(nèi)容。因而，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建電子化系統(tǒng)工程是不可缺少的，檔案電子化需要顧及到的內(nèi)容有：總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。同時(shí)因日常管理也會(huì)更新各種不同的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，這就要選擇雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的處理方法。

2.2 文書處理

文書處理在檔案管理中是很重要的一步，文書處理過(guò)程的好、壞對(duì)后期的檔案質(zhì)量有著決定性作用，是保證檔案資源價(jià)值發(fā)揮的前提條件。隨著事業(yè)單位檔案管理工作要求的變動(dòng)，文書處理中需要把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。文書處理時(shí)要注重一些特殊情況的處理，把瑣碎的檔案問(wèn)題及時(shí)清理解決。管理人員可借助于網(wǎng)絡(luò)完成發(fā)文處理操作，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔，早期這些處理過(guò)程需幾小時(shí)、幾天、幾十天才能完成，而在計(jì)算機(jī)操作上則僅需幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)則可結(jié)束，這就顯著提升了文書處理的效率。

2.3 優(yōu)化性能

1）升級(jí)能力。對(duì)引進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)必須要保證其使用性能的優(yōu)越性，以提高整個(gè)電子檔案管理的效率。既可以利用光纖連接磁盤陣列增強(qiáng)系統(tǒng)的高性能，也可通過(guò)擴(kuò)展模塊提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)性能內(nèi)容包括：可擴(kuò)展性、可在線擴(kuò)容、保護(hù)功能等；2）高可靠性。選擇的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上必須要按照標(biāo)準(zhǔn)要求設(shè)計(jì)，這樣可以為后期的功能升級(jí)創(chuàng)造條件。不存在單點(diǎn)故障以維持整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤陣列則選擇各種形式的RAID保護(hù)級(jí)別，讓用戶在使用期間能取得理想的處理效果。所有硬件則應(yīng)支持熱插拔，這樣可維持系統(tǒng)作用的持續(xù)發(fā)揮。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性應(yīng)達(dá)到使用要求，這些可按照用戶的具體標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理協(xié)調(diào)；3）使用性能。使用的系統(tǒng)要選擇全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，以維持網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性能的優(yōu)越性。升級(jí)過(guò)程中無(wú)需將計(jì)算機(jī)停止運(yùn)行，可實(shí)現(xiàn)在線運(yùn)行的功能。系統(tǒng)應(yīng)保持足夠的開放性，對(duì)各種型號(hào)的處理器都應(yīng)適合運(yùn)用，這些對(duì)系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮有很大的幫助。

2.4 完善銜接

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的銜接也是需要關(guān)注的內(nèi)容，為了保證電子檔案管理的有序進(jìn)行，在設(shè)計(jì)方案時(shí)要添加相關(guān)的資料查詢功能，這樣能給各種資源之間的銜接創(chuàng)造基礎(chǔ)。

結(jié)合數(shù)字檔案的實(shí)際要求，事業(yè)單位還要不斷更新網(wǎng)絡(luò)管理制度，讓檔案管理系統(tǒng)保持科學(xué)的運(yùn)行，具體包括：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，這些都是保證檔案管理效率的條件。在所有管理制度中，電子文檔的安全管理制度是很關(guān)鍵的一項(xiàng)工作。這是因?yàn)闄n案是特殊的文獻(xiàn)資料，部分資料可以公開而多數(shù)則是要保密。電子檔案管理制度的實(shí)施是保證各類信息資源安全的前提，對(duì)整個(gè)電子檔案價(jià)值的發(fā)揮有著重要作用。硬件方面則要控制好信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，讓電子文件載體的運(yùn)行時(shí)間延長(zhǎng)。事業(yè)單位要安排專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等因素而遭到破壞。軟件方面則選擇多級(jí)權(quán)限和密碼管理等各種安全控制方法，對(duì)系統(tǒng)的保密性功能不斷加強(qiáng)，防治系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理走電子化道路是不可缺少的措施。為了適應(yīng)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)，管理人員要加快檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

[1]孫艷平.論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)[J].科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007(2).

[2]王立寧.淺談事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新.青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2010(7).