高校檔案信息化工作探討

汪海燕湖北咸寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 咸寧 437100

0 引言

檔案信息化是指在檔案工作中充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集、保管、整理、開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的目的。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理技術(shù)、方法及利用在一定程度上制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)傳播主渠道和立檔單位的學(xué)校，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、使檔案管理由純手工操作向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變已成為高校檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程，也是同一種信息的存儲(chǔ)、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)有利于檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，為高校的辦公自動(dòng)化提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù)，并逐步形成決策咨詢系統(tǒng)，為充分利用和開(kāi)發(fā)學(xué)校檔案館藏信息，及時(shí)收集現(xiàn)實(shí)檔案信息創(chuàng)造了條件，加強(qiáng)了電子檔案的準(zhǔn)確率和利用率。本文以湖北咸寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，分析探討了處在檔案工作現(xiàn)代化改革下，高校檔案管理信息化意義與建設(shè)策略。

1 高校檔案管理信息化的意義

1.1 從檔案館到信息中心的職能轉(zhuǎn)變

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛深入應(yīng)用，高校檔案的鑒定、整理、編目工作的關(guān)注焦點(diǎn)不僅是文件實(shí)體，而且具體到文件背后的活動(dòng)和意圖，有助于更好的了解文件的整個(gè)形成過(guò)程及文件形成者的職能、計(jì)劃和活動(dòng)，從而重視信息系統(tǒng)與文件形成者之間的有機(jī)聯(lián)系，檔案部門(mén)通過(guò)這些可以直接參與文件的形成，從保管機(jī)構(gòu)變?yōu)閷徲?jì)機(jī)構(gòu)。由于信息的超時(shí)空流轉(zhuǎn)，數(shù)字化檔案已成為“無(wú)墻界檔案”，而高校檔案館也就從檔案實(shí)體的保管基地變成了利用方便的信息控制中心。

1.2 從遠(yuǎn)距離到近距離的利用方式轉(zhuǎn)變

以往用戶要使用檔案，必須到檔案館去，這一傳統(tǒng)的檔案利用模式十分不便，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理后，任何一位利用者都可以不受時(shí)間、空間的限制，在任一時(shí)間、地點(diǎn)，只需打開(kāi)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng)，獲取自己需要的檔案信息?；ヂ?lián)網(wǎng)利用的開(kāi)展，使檔案工作進(jìn)入到一個(gè)嶄新的工作階段和最佳的良性循環(huán)之中。

1.3 從“手工”到“現(xiàn)代”的業(yè)務(wù)工作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的文書(shū)立卷歸檔，總是在催辦完成后，次年收集立卷并歸檔，表現(xiàn)出周期長(zhǎng)且勞動(dòng)強(qiáng)度大，耗時(shí)耗力。信息數(shù)字化時(shí)代下的檔案能及時(shí)歸檔而且盡快投入使用。通常是文書(shū)處理部門(mén)將收、發(fā)文輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，其他各部門(mén)可根據(jù)自己權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱與自己相關(guān)的文件，及時(shí)注明處理意見(jiàn)，并隨時(shí)歸檔；在數(shù)據(jù)收集中，各部門(mén)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使檔案數(shù)據(jù)錄入工作更加輕松。同時(shí)，高校校園網(wǎng)各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類(lèi)數(shù)據(jù)“數(shù)出一門(mén)”，保證了各類(lèi)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，既節(jié)省了重復(fù)勞動(dòng)力，又克服了以往歸檔后才能查閱的弊端。

1.4 從紙質(zhì)到數(shù)字化的模式轉(zhuǎn)變

檔案實(shí)體是有形物，傳統(tǒng)的檔案工作是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行物理管理，管理空間需要做到有序化；而檔案信息資源數(shù)字化是利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲(chǔ)的信息資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制代碼形式，檔案信息的存儲(chǔ)、加工、管理及使用方法都出現(xiàn)了變化，檔案不再按照傳統(tǒng)方式中特定的順序排列在框架上，而像人腦的記憶一樣完全虛擬化，信息的存取可以像人腦中特有的記憶方式和語(yǔ)言符號(hào)一樣在使用者發(fā)出命令之后，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出，從而提高了信息的收集和使用效率。對(duì)于珍貴的檔案文獻(xiàn)原件，可經(jīng)過(guò)檔案信息數(shù)字化處理后，制作成視讀替代品，解決了原件易損或變質(zhì)現(xiàn)象的發(fā)生，不僅保護(hù)了原件，也提高了檔案信息的具體化。

2 高等院校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略

2.1 提高創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

在建設(shè)高校檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，每個(gè)人都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念思想，樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理和利用意識(shí)，促進(jìn)檔案工作由館藏模式向檔案信息中心過(guò)渡，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要首先從自身做起，帶動(dòng)其他師生充分認(rèn)識(shí)信息化的重要性，認(rèn)識(shí)檔案資源信息化創(chuàng)新與發(fā)展的重要性和與時(shí)俱進(jìn)。從事具體建設(shè)檔案信息化建設(shè)的工作者要勇于接受機(jī)遇和挑戰(zhàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想，充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，不斷進(jìn)行知識(shí)更新，用科技知識(shí)武裝頭腦，用現(xiàn)代化管理手段去做好檔案工作，實(shí)現(xiàn)信息化管理下的檔案工作以用戶需求為主導(dǎo)、從用戶出發(fā)、以用戶需求為目的的針對(duì)性服務(wù)。

2.2 軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

只有檔案信息管理系統(tǒng)軟件的支持和相關(guān)硬件設(shè)施的完善投入使用后，校園網(wǎng)與檔案館才能互聯(lián)，因此，學(xué)院可以根據(jù)本校實(shí)際情況，結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)能力，在充分利用原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，購(gòu)置新的技術(shù)設(shè)備，力爭(zhēng)做到“填平補(bǔ)齊、適當(dāng)超前、合理延伸”，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備及海量存儲(chǔ)設(shè)備等。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系建設(shè)

電子文件管理（收集、歸檔、利用）的技術(shù)性形成過(guò)程是由一系列嚴(yán)密的電子文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為支撐，依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備軟、硬件環(huán)境，計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件管理準(zhǔn)確性在相當(dāng)程度上取決于操作人員著錄的準(zhǔn)確度，而檔案管理人員對(duì)相關(guān)著錄標(biāo)準(zhǔn)的理解程度又影響著這種準(zhǔn)確度的高低，而且，電子文件形成后，由于各軟件運(yùn)行環(huán)境、版本之間的不一致可能會(huì)出現(xiàn)彼此間的不兼容性。

2.4 建立高校檔案信息中心

利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息資源得到共享，是高校檔案管理步入現(xiàn)代化的必由之路，也是檔案信息化為本學(xué)院提供全方位優(yōu)質(zhì)服務(wù)的建設(shè)目的。實(shí)行高校信息中心計(jì)算機(jī)化，牢固數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，將檔案館、圖書(shū)館、計(jì)算機(jī)中心組合為多位一體的信息網(wǎng)絡(luò)中心，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案資源共享的聯(lián)網(wǎng)交流，發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，做到檔案信息能在瞬時(shí)進(jìn)行異地傳輸與交流，并使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開(kāi)發(fā)和利用。

2.5 加強(qiáng)學(xué)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化建設(shè)是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)之上，勢(shì)必要求檔案工作人員具有廣博的知識(shí)，掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，真正成為信息資源與用戶之間的橋梁和紐帶，做高知識(shí)含量信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者和操作者，不但具有檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、信息傳播學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息管理、信息網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)服務(wù)、辦公室自動(dòng)化以及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)等技術(shù)知識(shí)，并熟練掌握外語(yǔ)。因此，要加強(qiáng)學(xué)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，以勝任科技信息時(shí)代下的檔案管理工作。