文檔一體化中電子文檔的發(fā)展探討

胡 娜

國家海洋標準計量中心，天津 300112

0 引言

檔案是人類知識與智慧的結(jié)晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，每個企事業(yè)單位，都在積極的進行信息化建設(shè)，各種資源調(diào)查平臺的搭建，固定資產(chǎn)平臺的搭建，各類業(yè)務(wù)化工作陸續(xù)實現(xiàn)電子化，這些種種都預(yù)示著，信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務(wù)，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。

1 文檔一體化的含義

所謂“文檔一體化”，是指實現(xiàn)從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)。也就是說，文檔一體化不僅是指機關(guān)文書部門和檔案部門的機構(gòu)一體化和人員一體化，而是內(nèi)在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)和檔案開放利用服務(wù)的一體化。

簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理。

2 建立文檔一體化的必要性

文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據(jù)：

檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉(zhuǎn)化而來的，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)、統(tǒng)一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統(tǒng)一性的內(nèi)在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續(xù)性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產(chǎn)生之前，電子文件的生命周期就已經(jīng)開始，并分為三個階段：現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現(xiàn)行階段為檔案的形成做好預(yù)備，實現(xiàn)檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。

3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用

電子文檔的科學(xué)有效管理是實現(xiàn)文檔一體化的重要手段。

電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產(chǎn)生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學(xué)、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經(jīng)成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學(xué)應(yīng)用亦勢在必行。

4 目前電子文檔管理的優(yōu)勢及幾個缺陷

1）與紙質(zhì)文檔的區(qū)別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統(tǒng)的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產(chǎn)生變革。

目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環(huán)節(jié)多，另外還有，產(chǎn)生文件的部門多。與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質(zhì)檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數(shù)據(jù)就不會丟失的；

2）電子文檔也應(yīng)及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結(jié)題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導(dǎo)致課題結(jié)題時，很多重要的文件已經(jīng)不復(fù)存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；

3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應(yīng)的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；

4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。

5 電子文檔管理的幾點設(shè)想

1）軟件的支持

需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業(yè)務(wù)工作流程有機的結(jié)合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。

2）硬件的支持

鋪設(shè)內(nèi)網(wǎng)、架設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全硬件。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡(luò)。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內(nèi)外網(wǎng)的隔離是必要條件。

3）政策的支持

（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質(zhì)檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質(zhì)檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；

（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規(guī)定，對重要文件、涉密文件進行嚴格界定，對涉密文件的數(shù)字化制定特殊的管理辦法。

4）加強業(yè)務(wù)人員檔案意識，對檔案人員加強培訓(xùn)數(shù)字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學(xué)習(xí)檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應(yīng)該理論與實際相結(jié)合，不斷提高自身素質(zhì)，做懂管理、懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

6 結(jié)論

文檔一體化的實現(xiàn)任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件與電子檔案已經(jīng)沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區(qū)別也變的模糊起來，相信現(xiàn)在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發(fā)展方向。

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