淺談新時期的檔案管理工作

張 麗，王耀輝

（吉林省四平地質(zhì)工程勘察院，吉林 四平 136001）

檔案管理工作是一項機(jī)密性、政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，如何讓檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，如何改進(jìn)和完善檔案功能，如何建立健全檔案管理制度，如何提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以利最大化的發(fā)揮檔案的作用，滿足各方面的需求，是我們當(dāng)前工作的重點。

1 存在問題

一直以來，有個別領(lǐng)導(dǎo)，甚至包括個別檔案管理人員本身，都存在對檔案重視程度不夠的問題，都認(rèn)為檔案不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要正確建立檔案，不丟失不損壞，為有需求的部門提供服務(wù)就可以了，是很簡單的工作，很多單位不設(shè)專職檔案管理員，檔案室設(shè)施不夠完善，管理水平低，甚至管理混亂。然而，當(dāng)今是一個信息化的時代，檔案作為一個重要的信息資源載體，是歷史的真實記錄，那些存在的認(rèn)識誤區(qū)會阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，各部門各階層要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，給予全方位的大力協(xié)助，只有加大管理力度，提高管理水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案的作用。

2 檔案管理人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

作為檔案管理人員，首先要熱愛本職工作，只有愛一行才能干好一行，要熟悉從檔案收集、整理到歸檔工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，要有豐富的專業(yè)知識，知識從哪來，管理水平怎么提高，就是要鉆研要學(xué)習(xí)要培訓(xùn)。另外，就是要有較強(qiáng)的責(zé)任心，管好檔案不只是不丟失不損壞這么簡單，檔案管理要做到規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，要發(fā)揮主觀積極性和創(chuàng)造性，主動收集有價值的信息，保證歸檔材料的真實性和準(zhǔn)確性，為社會和本單位提供更迅速、更準(zhǔn)確、更有價值的檔案信息資源。在科技迅猛發(fā)展的今天，先進(jìn)的理念、先進(jìn)的管理方法、先進(jìn)的管理手段的運(yùn)用，都將檔案管理工作推上一個新的臺階，尤其是計算機(jī)的運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，降低了檔案管理工作的強(qiáng)度，但也出現(xiàn)了新問題，檔案管理人員原有的思維模式，業(yè)務(wù)知識，工作能力，已無法適應(yīng)新環(huán)境的要求，所以我們要不斷吸收新知識，提高自身業(yè)務(wù)能力，應(yīng)對和解決新問題，提高工作效率，做好檔案管理工作。各級領(lǐng)導(dǎo)要適時提供一些繼續(xù)教育的機(jī)會，為本單位培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的骨干分子。

3 建立健全檔案管理制度

建立檔案管理規(guī)章制度要遵循黨和國家的有關(guān)政策，以《中華人民共合國檔案法》為指導(dǎo)原則，聯(lián)系本單位的實際情況，要合理實用，簡便易行，要有科學(xué)性，要充分發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。但同時要避免有章可循，卻不嚴(yán)肅執(zhí)行的情況，要保證規(guī)章制度的權(quán)威性，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。建立健全檔案管理制度是推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障，是檔案管理日常工作順利進(jìn)行的保障。

4 檔案的社會作用

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展壯大，檔案的作用越來越重要，越來越明顯。檔案事業(yè)的發(fā)展水平，也是人類社會文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。審閱歷史檔案，可以總結(jié)和吸取前人的經(jīng)驗教訓(xùn)，了解各個歷史時期的重大事件，甚至人們的生活狀態(tài)，檔案是最可靠的依據(jù)。在新的歷史時期，檔案職能日益擴(kuò)展，檔案是各級領(lǐng)導(dǎo)，各行政職能部門制定政策的重要參考，是讓普通民眾了解黨、了解國家、了解單位乃至個人的重要信息載體。放眼未來，檔案真實的記錄現(xiàn)在，記錄人們在社會實踐活動中累積的智慧，是我們留給后人的最珍貴的財富。在信息傳播多樣化多元化的今天，又出現(xiàn)了電子檔案，檔案作為一個重要的信息載體，將起到更廣泛的社會作用。

5 做好檔案的開發(fā)利用工作

檔案作為一種社會資源，有它的保密性、時效性、可利用性，要處理好它們之間的關(guān)系，做到合理利用、有效利用、安全利用。很久以來，我們對檔案的態(tài)度一直是“重藏輕用”，檔案利用效益有別于其它經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的效益，一個嶄新的知識經(jīng)濟(jì)時代擺在我們面前，檔案工作者只有把檔案知識和檔案資源轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，才能得到社會的承認(rèn)。首先，要建立有特色的檔案數(shù)據(jù)庫，豐富檔案信息的收集內(nèi)容，擴(kuò)大檔案信息的收集途徑；其次，必須重視對利用者需求的研究，掌握需求規(guī)律，從而進(jìn)行資源開發(fā)，滿足用戶需求，這樣的信息服務(wù)工作，其實就是一個實現(xiàn)檔案資源價值的過程。不同時期、不同層次、不同類型人群的利用需求是我們分析研究的重點，也是檔案開發(fā)利用的核心。我們要通過某些手段，比如宣傳的方式，來激發(fā)檔案認(rèn)識需求，進(jìn)行有效的開發(fā)和利用。

總之，檔案工作者，是檔案信息的開發(fā)者和傳播者，直接主導(dǎo)著本單位檔案工作的好與壞，成與敗，所以一定要努力學(xué)習(xí)，不斷更新知識，管好用好檔案，為需求單位提供及時準(zhǔn)確的信息。