檔案管理人員的素質(zhì)與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

肖晨蓮

（北京市市政工程設(shè)計研究總院，北京 100082）

檔案管理人員的素質(zhì)與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

肖晨蓮

（北京市市政工程設(shè)計研究總院，北京 100082）

檔案管理人員的素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員的品質(zhì)、能力的概括，它是檔案管理人員完成專業(yè)工作任務(wù)的保障，其隨著社會的發(fā)展而不斷完善，文章就檔案管理人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案開發(fā)利用的關(guān)系進(jìn)行了簡單的論述。

檔案管理人員素質(zhì)；檔案開發(fā)利用；關(guān)系

隨著信息化社會的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能完全滿足社會日益發(fā)展的需要，這對檔案管理專業(yè)提出了新的要求，也就是給具體的檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。只有提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能做好檔案信息開發(fā)利用的工作。

對檔案人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求，是由檔案工作的性質(zhì)和特點決定的。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案的管理和收集、整理和利用是“為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”的，還規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識”。這些規(guī)定明確指出，在社會主義條件下，作為檔案工作人員必須維護(hù)黨和國家的根本利益，嚴(yán)守黨和國家機密，積極為發(fā)展檔案專業(yè)做出貢獻(xiàn)，同時，要發(fā)揚“為人民服務(wù)”的優(yōu)良品質(zhì)，埋頭苦干，勇于奉獻(xiàn)。為了提高自己的思想與業(yè)務(wù)素質(zhì)，勝任自己的崗位工作，在檔案開發(fā)利用工作上，做出應(yīng)有的成績，我認(rèn)為應(yīng)處理好以下幾方面的關(guān)系：

1 熟悉庫藏，了解需求，知己知彼

要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先要熟悉庫藏，了解科技檔案的內(nèi)容，科技檔案的完整準(zhǔn)確程度；圖紙的利用率；重點圖紙的利用率；科技檔案的形成單位、時間、歸檔時間、數(shù)量的多少及編號、存放地點及利用效果等?？萍紮n案管理人員對檔案熟悉得越多、越具體越好，尤其是對那些重要的、實用價值大的科技項目的檔案，應(yīng)做到了如指掌、如數(shù)家珍。

熟悉庫藏的方法是在日常管理的開發(fā)利用工作中要注意用心觀察、總結(jié)、了解，并對一些疑難、重點問題做業(yè)務(wù)記錄。重大的工程可向設(shè)計人員詢問出圖的進(jìn)度情況、歸檔時間、數(shù)量的多少，可根據(jù)用戶借用圖紙利用情況掌握該圖紙的價值利用及特殊保護(hù)手段，通過這些方法可以掌握科技檔案庫藏情況。熟悉科技檔案庫藏的目的在于通過對科技檔案資源的開發(fā)和利用工作為用戶迅速、準(zhǔn)確地檢查有關(guān)的科技檔案信息，有效的幫助用戶選擇或者向用戶推薦有關(guān)的科技檔案信息，提高服務(wù)能力。

要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)做到知己知彼，即研究用戶需要利用什么科技檔案及其利用的規(guī)律性，要必須知己，即熟悉自己保管有哪些科技檔案，包括它的內(nèi)容構(gòu)成情況和加工、存儲方法等，做到有的放矢和適時有效的服務(wù)。相反對用戶需要和利用的規(guī)律性既不做調(diào)查研究，對自己保管的科技檔案又不掌握情況，在開發(fā)利用工作中，就會形成你查我找的被動應(yīng)付局面，甚至處于單純的看攤守攤、無所作為的狀況，這就失去了科技檔案資源存儲管理的真正目的和實際意義。

2 熟悉業(yè)務(wù)，精于職守

檔案工作是一項條件性、服務(wù)性的工作。為了最大限度地滿足利用者對檔案的需求，檔案工作人員必須變被動提供利用為主動提供利用，而要達(dá)到此要求，檔案管理人員必須有精益求精的服務(wù)意識，為此，檔案管理人員要掌握好檔案管理專業(yè)知識，這些專業(yè)知識包括科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)，掌握了這些知識，就可以對檔案進(jìn)行更科學(xué)、系統(tǒng)的管理。利用工作是反映檔案管理水平和質(zhì)量高低的重要標(biāo)志，而水平和質(zhì)量的提高取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，這應(yīng)是一個重要的前提條件。

3 提高意識，促進(jìn)利用

檔案工作是政治性和科學(xué)性很強的工作，它要求檔案人員既有一定的思想政治水平，又有一定的文化業(yè)務(wù)知識，作為一名從事開發(fā)利用工作的科技的管理人員，應(yīng)適應(yīng)形勢發(fā)展，努力提高自己的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)。利用工作是在我們目前提供利用服務(wù)基礎(chǔ)上更深層次的一項研究工作，僅僅掌握目前的基本技能是不行的。必須逐步地了解各專業(yè)基本知識，了解我們目前存放的圖紙內(nèi)容的技術(shù)性和先進(jìn)性，掌握社會需求信息，把我們的庫藏檔案內(nèi)容情況推向社會。另外，我們可以采取類似廣告性質(zhì)的方式把我們檔案庫藏情況介紹到社會。做好這些工作的前提就是我們必須掌握一些專業(yè)知識，了解其技術(shù)程度，變被動為主動。作為檔案管理人員還必須具備清醒的頭腦、敏銳的思維、較強的思考分析能力、識別各種字體的能力，從而可以準(zhǔn)確迅速為用戶提供服務(wù)利用，減少往返的次數(shù)，這些事情雖然很小，但直接影響到檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，如果我們處理不好，就讓人感覺你們就是簡單勞動，就是工作能力低下，就看不起我們的工作。要盡快改變這些觀念，就必須搞檔案開發(fā)利用，就必須以新的意識、新的姿態(tài)、新的管理手段來逐步取代長期遺留在人們頭腦中的觀念，從而搞好檔案開發(fā)利用工作，所以，只能通過各種知識的學(xué)習(xí)，才能提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能做好檔案信息開發(fā)利用的工作。

File Management Personnel’s Quality and its Relationship with File Development and Utilization

Xiao Chenlian

The quality of file management personnel summarizes file professional quality and ability to.It ensures the file management personnel to complete the professional task, and with the continuous improvement of society, it also develops.The article gives a simple exposition on the relationship between the file management personnel’s quality and file development and utilization.

file management personnel’s quality; file development and utilization; relation

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1000－8136（2011）03－0143－01