淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)

劉月星

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518000）

淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)

劉月星

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518000）

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。其目的是為了企業(yè)信息管理建設(shè)中的應(yīng)用，因此對文書檔案實(shí)行科學(xué)有效的管理顯得尤為重要。本文對如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理進(jìn)行了探討。

檔案管理；信息化作；建設(shè)

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展和進(jìn)步，檔案信息資源的重要性逐漸被人們所認(rèn)識(shí)，相關(guān)部門對檔案管理工作的重視度也日漸提高，加快了檔案管理的信息化建設(shè)，以便充分發(fā)揮其利用價(jià)值，更加迅速有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。市場競爭和人才競爭的加劇，使越來越多的人認(rèn)識(shí)到檔案資源管理信息化的重要性。

1 檔案管理信息化的作用

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便、快捷，節(jié)省人力、物力

所渭檔案管理信息化建設(shè)就是把網(wǎng)絡(luò)作為主導(dǎo)力量和決策實(shí)施者，在整體協(xié)作的基礎(chǔ)上分期、分段、分區(qū)、分工地進(jìn)行。才能有效解決在新形勢下出現(xiàn)的新問題。檔案管理信息系統(tǒng)一般分為8個(gè)模塊：收集整編模塊、檔案分類整理模塊、檔案統(tǒng)計(jì)打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統(tǒng)管理模塊、網(wǎng)頁查詢模塊。

當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，對檔案業(yè)務(wù)的管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作人員，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率和辦公的自動(dòng)化程度，節(jié)省人力、物力，達(dá)到減員增效的目的，利國利民。采用條形碼來代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。各單位具有豐富的信息資源。不同部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年將產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔，這些數(shù)據(jù)涉及到教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、后勤，是非常珍貴的資源，同時(shí)遍及校園的教育網(wǎng)，更為信息的傳播和共享提供了天然的平臺(tái)。檔案部門變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍大大擴(kuò)展。解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，提高檔案工作技術(shù)含量和水平。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)整理編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)檢索，由原來的以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息化存儲(chǔ)的作用

（1）自動(dòng)整理編目。通過整理工作將零亂的檔案系統(tǒng)化、條理化，而編目工作是整理工作的發(fā)展和提高，編目工作是檔案管理部門開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和必要條件。計(jì)算機(jī)通過相應(yīng)的軟件，將檔案信息進(jìn)行整理，按管理和使用的不同要求編制各種目錄。

（2）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。計(jì)算機(jī)以極強(qiáng)的運(yùn)算能力，將檔案數(shù)量及有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如：某一專題、某一作者等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)；將檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如：對某一天、某一月、某一年中的檔案利用人次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且打印出日報(bào)、月報(bào)、年報(bào)來，從而使檔案工作者了解檔案的利用頻繁率和利用構(gòu)成情況，進(jìn)而總結(jié)出某些規(guī)律性?？梢灶A(yù)測某些檔案未來需要的依據(jù)，對于檔案價(jià)值的登記有一定的參考作用。

（3）自動(dòng)檢索。計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索與手工管理相比，最突出的特點(diǎn)是速度快、質(zhì)量高，且能以多種途徑進(jìn)行檢索，以多種形式提供檢索結(jié)果。計(jì)算機(jī)檢索檔案的目標(biāo)可以縮小到文件一級(jí)，而且可以按若干檢索途徑的邏輯組合，準(zhǔn)確地查出所需要的檔案文件，再現(xiàn)多種形式的檔案文件原樣，從而滿足各類用戶對檔案的利用要求。

2 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，現(xiàn)代高新信息技術(shù)已經(jīng)融入到了社會(huì)生活的方方面面。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，它具有廣泛的內(nèi)容，這是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，應(yīng)從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)。

2.1 提高計(jì)算機(jī)信息化素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)。尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。制定完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，有制可依，工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在工作中，不斷提高文書檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。掌握一定的先進(jìn)技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)水平，具備一定的信息能力，使自己的能力適應(yīng)日新月異的科學(xué)技術(shù)的需要，就必須要有一定的信息收集和管理的能力。充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案工作人員的知識(shí)水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，應(yīng)具備觀察能力和分析、綜合能力、調(diào)查研究能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力、信息技術(shù)的應(yīng)用能力等。

2.2 檔案信息化建設(shè)必須具備的專業(yè)知識(shí)

檔案工作者要努力學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)的知識(shí)。熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描等現(xiàn)代化技術(shù)，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進(jìn)檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)，形成電子文件歸檔和電子檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。通過不斷探索，加強(qiáng)各種類型、各個(gè)層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，充分利用文書處理取得的成果，借助計(jì)算機(jī)具有的強(qiáng)大隨機(jī)、多途徑檢索能力，滿足檢索的需要，從而提高工作效率，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2.3 推進(jìn)檔案管理信息化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上優(yōu)秀成果、對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短、制定發(fā)展方向的好教材。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們在實(shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問題：第一，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；第二，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；第三，在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展。

2.4 檔案信息化建設(shè)需要政府的重視與支持

我國檔案信息化建設(shè)起步較晚，但發(fā)展非?？臁Ｓ绕涫寝k公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件。而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大，查閱不便，并且維護(hù)成本高，難以適應(yīng)信息化時(shí)代的飛速發(fā)展。因此，政府要積極引導(dǎo)，確定城市檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)，樹立建設(shè)信息化的意識(shí)，增強(qiáng)建設(shè)信息化的緊迫感和責(zé)任感。

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是建設(shè)我國城市檔案信息化工程的重要基礎(chǔ)之一。結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，最終形成我國城市檔案信息化工程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。緊密配合國家有關(guān)部門，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和保障用戶公平使用的合理途徑。相互學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高信息化認(rèn)識(shí)。開展“推進(jìn)重點(diǎn)、帶動(dòng)一般”的活動(dòng)，帶動(dòng)全國城市檔案信息化建設(shè)步伐。

由于社會(huì)發(fā)展的需要，對城市檔案的保存及城市檔案管理信息化建設(shè)，提出了更高的要求。正確處理傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)城市檔案信息化，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，更為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，勢在必行。只有充分利用信息化管理手段，增強(qiáng)工作效率和工作質(zhì)量，才能進(jìn)一步提高檔案資源的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置和有效開發(fā)利用，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

1 高 弘.對加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的探討［J］.陜西水利，2010（05）

Discussed How to Realize the Records Management Information Construction

Liu Yuexing

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records management; the informationization does; construction

G271

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1000－8136（2011）03－0072－02