加強(qiáng)改制企業(yè)檔案工作的措施

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

從20世紀(jì)90年代開始的企業(yè)改制，給企業(yè)自身檔案管理模式帶來(lái)了很大的沖擊，企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了不少新情況、新問(wèn)題。如公司下屬單位變成了獨(dú)立法人實(shí)體，公司只是投資方（股東），公司與各子公司之間的關(guān)系不再是行政隸屬的關(guān)系，而是兩個(gè)法人實(shí)體之間的關(guān)系。企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持依法治檔，就要積極探索在新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的新模式，總結(jié)出切實(shí)可行的經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范企業(yè)改革中的企業(yè)檔案管理工作，保證檔案工作順利開展。

一、存在問(wèn)題及分析

（一）企業(yè)改制后，許多公司與子公司之間的檔案管理關(guān)系不明確，在子公司建立之初，未就檔案管理模式進(jìn)行充分調(diào)研分析，與子公司未簽訂檔案管理協(xié)議，未明確公司檔案管理模式。在改制過(guò)程中出現(xiàn)的管理上的“空檔”，以及與此相關(guān)的具體操作上的難點(diǎn)，使檔案管理處于松散，自發(fā)的管理狀態(tài)。

（二）由于沒(méi)有明確的檔案管理協(xié)議，新的檔案管理制度尚未建立，原有檔案管理制度與子公司的各項(xiàng)制度無(wú)法銜接，子公司各自為政，影響了公司整個(gè)管理的水平、工作效率。企業(yè)改制后，企業(yè)內(nèi)部權(quán)力下放，子公司是獨(dú)立法人的經(jīng)營(yíng)實(shí)體，管理上嚴(yán)格按照公司法運(yùn)作，公司檔案館無(wú)權(quán)統(tǒng)一管理，造成文件材料多層次管理的局面，一些應(yīng)該收歸公司歸檔的文件材料分散在各子公司及個(gè)人手中，很容易造成文件材料的流失。由于實(shí)行了多層次管理也很容易造成部分檔案的重復(fù)保存、檔案人員增加和其他資源的浪費(fèi)，比如公司下發(fā)一份文件，檔案館要保存一份，各相關(guān)子公司也同時(shí)要保存一份，各子公司還需要安排專人管理，造成人力資源的浪費(fèi)。

（三）檔案和監(jiān)督指導(dǎo)作用不能發(fā)揮，檔案的“三納入”、“四參加”“、四同步”不能落實(shí)，檔案工作處于被動(dòng)，停滯、甚至倒退狀態(tài)。

（四）企業(yè)管理水平、管理手段也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了制約。如公司各項(xiàng)管理制度，辦公自動(dòng)化軟件、項(xiàng)目管理軟件、檔案管理軟件等之間無(wú)接口、檔案密集架等硬件設(shè)施未有效利用等。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的建議、措施

（一）提高檔案意識(shí)

1、明確企業(yè)檔案工作與企業(yè)休戚與共的利益關(guān)系。企業(yè)是社會(huì)的經(jīng)營(yíng)主體，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)信息日益成為決定企業(yè)發(fā)展的重要因素。作為經(jīng)營(yíng)主體的企業(yè)，離不開檔案的信息服務(wù)，而作為利益主體，又要獨(dú)立承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。因此，企業(yè)檔案發(fā)展只能取決于檔案工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策中所起的作用大小，要認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)的一份寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，要明確檔案部門作為特殊的產(chǎn)業(yè)部門，以效益作為工作目標(biāo)，提高檔案工作效益與企業(yè)的發(fā)展是密切相關(guān)的。

2、從領(lǐng)導(dǎo)到員工要從思想上建立依法治檔的觀念意識(shí)。要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》和其它一些檔案法規(guī)，真正確立企業(yè)檔案工作的法律地位。無(wú)論機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理模式發(fā)生什么變化，依法治檔的機(jī)制都不能改變，保證檔案管理工作的連續(xù)性。通過(guò)依法治檔，推動(dòng)企業(yè)加強(qiáng)檔案管理。

（二）實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理

1、企業(yè)與各部門、各分支機(jī)構(gòu)簽訂檔案管理協(xié)議，明確各自的職責(zé)及業(yè)務(wù)關(guān)系。

2、企業(yè)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才有利于檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和發(fā)展，有利于理順各部門的關(guān)系，使檔案工作更好地為企業(yè)服務(wù)。以公司檔案館為檔案管理主體，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各部門、各子公司設(shè)立兼職檔案管理員。公司檔案館對(duì)公司總部和各子公司的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對(duì)公司總部及各子公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查，這樣更有利于檔案工作的開展，有利于節(jié)省人力、物力、財(cái)力，有利于資源共享，有利于保證檔案工作的延續(xù)性。公司檔案館接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，通過(guò)他們的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理職能不變，行政監(jiān)督指導(dǎo)職權(quán)不變，推行依法治檔的措施不變，切實(shí)鞏固企業(yè)檔案部門的地位，促進(jìn)企業(yè)檔案的發(fā)展。

3、建立與整個(gè)企業(yè)管理制度互相銜接的檔案管理制度體系，保證檔案管理有法可依、有章可循及檔案管理的可操作性。首先，建立一套以公司檔案管理制度為主，并與子公司檔案管理制度相銜接的檔案管理制度體系。其次，檔案管理必須納入企業(yè)管理體制，即將檔案工作納入公司及子公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作程序和崗位職責(zé)中，規(guī)定檔案的收集歸檔與各部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤、和子公司負(fù)責(zé)人的年薪考核掛鉤，以保證檔案管理工作在企業(yè)中的地位。

4、建立檔案信息化管理平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)利用局域網(wǎng)把企業(yè)的所有信息管理起來(lái)，為各部門節(jié)省存儲(chǔ)空間及提供安全保障，充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化軟件、項(xiàng)目管理軟件、檔案管理軟件、財(cái)務(wù)管理軟件、人事管理軟件的作用。檔案工作應(yīng)與企業(yè)管理同步，配備專用服務(wù)器，檔案管理系統(tǒng)接入局域網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件把公司各單位、各子公司聯(lián)成一個(gè)整體，授權(quán)各單位郁務(wù)器上存取自己的數(shù)據(jù)、文件、歸檔時(shí)轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器，可進(jìn)行遠(yuǎn)程歸檔、借閱、咨詢，這樣可節(jié)省人力、物力等成本，提高工作效率。