信息時(shí)代電子文件管理的整理歸檔與保管

遲春玉

（黑龍江省鐵力市圖書館 黑龍江 鐵力市 153000）

電子文件是辦公自動(dòng)化過(guò)程中的產(chǎn)物。由辦公自動(dòng)化過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件中,其中具有憑證、依據(jù)、參考作用的,將按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔處理,這就涉及到了電子文件歸檔管理問(wèn)題。電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，更多的公文將會(huì)以電子文件的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等行文部門將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)為主體對(duì)象。所以，新的科技發(fā)展要求我們檔案工作者不斷探索電子檔案管理與維護(hù)的新思路、新方法。

一、電子文件的特點(diǎn)

1、電子文件具有快捷性與可塑性。電子文件改變了我們傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記,可以達(dá)到一次錄入,多次、多種形式的輸出,方便文件的隨時(shí)查找利用,同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局。文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行,尤其是文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)更加便捷,進(jìn)一步提高了工作的效率和質(zhì)量。電子文件改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式。尤其是對(duì)于普發(fā)文件和傳閱文件而言,可以幾十倍的提高工作效率。電子文件和網(wǎng)上虛擬檔案室改變了檔案工作提供利用的模式。通過(guò)建立網(wǎng)上檔案室,進(jìn)行電子文件的邏輯歸檔開(kāi)展電子文件的收集、整理、鑒定、編目。還可以打破全宗概念和一些手工管理模式的限制,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息,豐富自己檔案、資料內(nèi)容,向利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng),或提供遠(yuǎn)程服務(wù),在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我,擴(kuò)大影響,樹(shù)立形象,開(kāi)展好檔案的利用等等。

2、電子文件具有易更改性。電子文件一方面為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件,同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。電子文件的易更改性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人為的修改,由于電子文件與信息載體的相分離性，電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)中間傳遞,也可以在不同的載體之間相互復(fù)制,而信息形態(tài)無(wú)任何變化。于是很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是原件,哪個(gè)是被修改過(guò)的文件。二是電子文件非常容易遭受病毒的侵襲,一旦感染上病毒,電子文件就會(huì)被破壞得面目皆非,部分喪失或全部喪失應(yīng)有的作用。

3、電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件,電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。也就是說(shuō),特定電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的。一般的說(shuō)計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代比較頻繁，例如：早期的蘋果機(jī)、286、386機(jī)型早已淘汰。但是當(dāng)時(shí)使用這些機(jī)器設(shè)備形成的,需要永久、長(zhǎng)期保存幾十年甚至上百年,如果到時(shí)找不到這些機(jī)型,那么這些電子文件很可能就會(huì)失去利用價(jià)值。

4、電子文件的法律效力現(xiàn)在尚不明確。通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)的。例如紙質(zhì)的文件,文件的縮微品等,都有相關(guān)的法律作為保證,并且在世界范圍內(nèi)得到承認(rèn)。但電子文件由于沒(méi)有固定的載體,并且尚未找到杜絕被偽造、刪改和抵御病毒侵襲的有效辦法,所以制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就會(huì)遇到很大的困難,在很大的程度上限制了電子文件作用的有效發(fā)揮,只能在一定的范圍內(nèi),作為普發(fā)文件、傳閱文件作用的有效發(fā)揮,只能在一定的范圍內(nèi),作為普發(fā)文件、傳閱文件起參考作用。

二、電子文件的立卷歸檔

1、歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是文件與檔案相互銜接的關(guān)鍵，是相輔相成的，從某種意義上講，電子公文能否正確歸檔，電子檔案能否科學(xué)保管和有效應(yīng)用，是判斷電子公文系統(tǒng)與其管理水平的基本尺度，是衡量電子公文運(yùn)行管理好壞的重要標(biāo)志，是檢驗(yàn)電子政務(wù)成敗的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

首先，電子文件在歸檔之前，也要進(jìn)行認(rèn)真鑒定。只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用或保管價(jià)值的，才有必要保存下來(lái)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將文件的隱形條碼與文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。包括內(nèi)容的完整性、制發(fā)手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過(guò)程的完整性等。在文件材料的收集整理時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，在辦公自動(dòng)條件下，對(duì)公文實(shí)行電子信息處理，隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門按檔案室的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的歸檔一般可在年度或任務(wù)完成后，進(jìn)行歸檔，并根據(jù)電子文件的技術(shù)環(huán)境推薦，存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況，一般不超過(guò)2～3個(gè)月。

2、要對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。一個(gè)單位的電子文件類別是多種多樣的，要對(duì)這些電子文件進(jìn)行分門別類的管理，就必須進(jìn)行科學(xué)的分類。要按照門類劃分的要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)方案，按照分類編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采用“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，其歸檔時(shí)使用不同的編目方法。檔案室應(yīng)在每一盒紙質(zhì)檔案?jìng)淇急砘蚓韮?nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明的紙質(zhì)文件的檔案號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

3、要將分類編目完畢的電子文件固定排列上架保存。檔案人員將應(yīng)歸檔并經(jīng)過(guò)整理的電子存入磁盤或光盤，并采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，但采用壓縮根據(jù)的過(guò)程必須規(guī)范。然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作，檔案室保存的電子文件一般要拷貝二套，保存一套，借用一套。這樣可以大大提高安全性和可行性。最后可將這些磁盤和光盤裝入專門的裝具中，再進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并利用檔案管理軟件制作目錄，以便檢索查詢。

三、電子檔案的保管儲(chǔ)存

1、由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力比較差，往往因?yàn)楸４娌簧圃斐善扑?、變形等，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反操作程序或者不注意按錯(cuò)鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或全部被抹掉。所以，作為一個(gè)檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。

2、電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能力的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。

3、必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以便確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨即抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表土層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)出現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。