淺談企業(yè)職工中的檔案管理

朱振民 金川集團(tuán)公司規(guī)劃發(fā)展部 737100

淺談企業(yè)職工中的檔案管理

朱振民 金川集團(tuán)公司規(guī)劃發(fā)展部 737100

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)人事工作正在發(fā)生巨大的、根本性的變革，這種變革對(duì)企業(yè)職工檔案的管理產(chǎn)生了很大的影響。近幾年，有關(guān)企業(yè)職工檔案的案件時(shí)有見(jiàn)諸報(bào)端，也引發(fā)了人們對(duì)企業(yè)職工檔案走向的討論，出現(xiàn)了“加強(qiáng)、消亡、統(tǒng)管”的不同看法，說(shuō)明當(dāng)前的企業(yè)職工檔案管理確實(shí)存在弊端，本文就“企業(yè)職工檔案管理存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)的策略”的話題展開(kāi)討論。

企業(yè)；檔案管理；信息化；應(yīng)用

一、目前企業(yè)職工檔案管理存在的弊端

1、歸檔的內(nèi)容不規(guī)范?，F(xiàn)在不少的企業(yè)職工檔案管理隨意性太強(qiáng)，對(duì)存檔內(nèi)容的范圍、性質(zhì)、類別等都沒(méi)有一個(gè)非常明確而操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)，而普遍存在一個(gè)突出的問(wèn)題，即把個(gè)人的材料一股腦地什么都放進(jìn)去，歸檔內(nèi)容如此不規(guī)范，它怎么還能夠起到人力資源配置的參考作用呢？

2、有的企業(yè)職工檔案材料歸檔沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的程序，任何一個(gè)管理人員都有條件隨手把各種材料放入檔案中，更做不到定期進(jìn)行核實(shí)和整理。更要命的是，本人并不知道自己的檔案中被人放入了些什么東西，當(dāng)突然有一天自己被檔案中的某個(gè)材料推入絕境時(shí)才能恍然大悟。這種無(wú)章可循的“黑色操作”，不僅給個(gè)人造成損害，而且給用人單位以至于全社會(huì)都造成了不小的消極影響。，歸檔的方式不規(guī)范

3、與當(dāng)今人力資源的配置不適應(yīng)。目前的企業(yè)職工檔案管理工作已經(jīng)落后于形勢(shì)了。在近幾年的職場(chǎng)上我們都已注意到，勞動(dòng)力的供需雙方往往是“脫檔”操作，“人檔分離”的現(xiàn)象已經(jīng)很普遍了，甚至有不少的人就根本不知道自己的檔案現(xiàn)在何處。根本的原因就在于個(gè)人檔案與當(dāng)今人力資源配置不適應(yīng)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展急需信用建設(shè)，而我們的檔案中卻基本沒(méi)有個(gè)人信用記錄；個(gè)人的技能狀況也是職場(chǎng)上供需雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，而我們檔案中的技能等級(jí)卻幾乎是形同虛設(shè)。

二、企業(yè)職工檔案管理的對(duì)策

現(xiàn)代企業(yè)職工檔案的形成以及存在的問(wèn)題都具有比較明顯的時(shí)代特征，傳統(tǒng)的思想和方法將難以適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，對(duì)企業(yè)職工檔案工作的改革勢(shì)在必行。

1、要克服“檔案是絕密的”、“檔案是無(wú)用的”等認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。個(gè)人檔案反映每個(gè)人的人生歷程，它記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過(guò)失，雖然它不能全方位地反映出一個(gè)人的素質(zhì)，但卻能為了解、評(píng)價(jià)一個(gè)人提供最基本、最權(quán)威的證明材料。至少目前，還沒(méi)有另外一個(gè)什么東西能夠取代它，因此現(xiàn)在好多手續(xù)還是離不了它，比如出國(guó)審查、升學(xué)、職稱評(píng)定、生育、養(yǎng)老和醫(yī)療保險(xiǎn)等等。這就足以說(shuō)明，檔案無(wú)用的觀點(diǎn)是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

2、要修訂企業(yè)職工檔案管理制度。應(yīng)該在國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上除舊布新，建立一套科學(xué)的與時(shí)俱進(jìn)的管理制度。一是明確歸檔范圍，哪些需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔，界線必須非常明確。必須對(duì)原有檔案材料再進(jìn)行一次認(rèn)真而徹底的清理，把那些不該歸入的和可有可無(wú)的堅(jiān)決清除出去。二是確立歸檔方式，包括材料的收集、整理、核實(shí)、研究、初選、與本人談話、公示、審批者簽字、承辦這簽字、歸檔記錄、歸檔后通知本人、定期復(fù)查以及監(jiān)督程序和監(jiān)督者簽字等內(nèi)容，并把以上操作事項(xiàng)的原則、次序、具體方法及責(zé)任都要規(guī)定的很清楚。三是建立監(jiān)督機(jī)制。要建立監(jiān)督機(jī)構(gòu)并賦予其監(jiān)督權(quán)利，從歸檔內(nèi)容到歸檔程序全過(guò)程監(jiān)督，使企業(yè)職工檔案管理規(guī)范而透明。四是牢記現(xiàn)實(shí)性和可操作性。從實(shí)際出發(fā)，每一條每一款都必須與現(xiàn)實(shí)情況相吻合。必須有可操作性，要詳細(xì)、具體，不能出現(xiàn)對(duì)條款的誤解，必須把執(zhí)行中的“伸縮性”降到最低限度。

3、要最大限度地提高透明度。經(jīng)過(guò)清理后的及更新的企業(yè)職工檔案材料要全部向本人公開(kāi)。在本人意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，從公開(kāi)與否的角度將檔案材料分為隱私部分和非隱私部分。隱私部分的材料在歸檔前必須先與本人談話，歸檔后必須通知本人，本人若有異議，可向工會(huì)或上一級(jí)檔案管理部門申訴；在不泄露企業(yè)商業(yè)秘密的前提下（雖然商業(yè)秘密多在技術(shù)檔案中，但此處也應(yīng)留心。）非隱私部分必須經(jīng)過(guò)公示才能歸檔。

4、突出信用記錄。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，講求誠(chéng)實(shí)，注重信譽(yù)，是企業(yè)生存的前提條件，也是企業(yè)選人用人的前提條件。因此，企業(yè)職工檔案中必須突出信用記錄。我認(rèn)為，按照新的檔案管理制度對(duì)原有的檔案內(nèi)容進(jìn)行清理后，可將歸檔內(nèi)容分為三部分：經(jīng)歷、人品、能力，三者中要明顯地突出人品一項(xiàng)。人品雖然不僅僅是指信用（至少應(yīng)該包括政治品質(zhì)和為人道德），但信用卻是人品最重要、最基本的組成部分。因此，企業(yè)職工檔案必須有完整的誠(chéng)信紀(jì)錄，才能勾勒出一個(gè)人基本的人品輪廓，也才能為市場(chǎng)配置人力資源提供有力而可信的依據(jù)。

三、對(duì)企業(yè)檔案管理人員的建議與意見(jiàn)

1、要嚴(yán)把選人關(guān)。檔案工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，根據(jù)新形勢(shì)檔案工作的需要，選配檔案管理人員時(shí)，要注重選拔思想政治素質(zhì)高，年紀(jì)輕、學(xué)歷高、擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。

2、要強(qiáng)化培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。注重實(shí)用性，以整代訓(xùn)。分期分批集中檔案管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，圍繞疑難問(wèn)題進(jìn)行研究探討，以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高的目的。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué)，并加強(qiáng)自學(xué)情況檢查和督促，從業(yè)務(wù)能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開(kāi)改制企業(yè)職工檔案工作座談會(huì)、研討會(huì)，交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗(yàn)，解決疑難問(wèn)題，研究新的發(fā)展思路，提升工作水平。

3、要引入競(jìng)爭(zhēng)，形成有效激勵(lì)機(jī)制。檔案管理的核心就是將人力資源當(dāng)中蘊(yùn)藏的一切力量都挖掘和發(fā)揮出來(lái)。在這一過(guò)程中有效利用激勵(lì)機(jī)制是調(diào)動(dòng)人的積極性和創(chuàng)造性的重要手段。一是人性激勵(lì)。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案管理人員，大力調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性。二是知識(shí)激勵(lì)。在創(chuàng)造條件對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，鼓勵(lì)他們自學(xué)成才和參加各種繼續(xù)教育活動(dòng)，對(duì)自學(xué)成才者重新量才使用。三是目標(biāo)激勵(lì)。根據(jù)工作任務(wù)科學(xué)、合理地制定目標(biāo)及目標(biāo)完成與否的獎(jiǎng)懲制度，從而激勵(lì)每一位檔案工作者為完成這些目標(biāo)去發(fā)揮聰明才智，使一切有利于檔案事業(yè)發(fā)展的有生力量盡情地迸發(fā)出來(lái)。

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[4]張峰，姜興美.信息化對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)及對(duì)策.山東檔案.2010.

[5]盛彥.檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)與管理.檔案出版社.2006.