高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)

藎成冬梅 孫 洋

高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)

藎成冬梅 孫 洋

在高校教學(xué)與檔案管理中，以文字、圖表、聲像等不同形式保存下來的數(shù)字化教學(xué)檔案，是高校教育改革與發(fā)展中不可或缺的組成部分。教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠促進(jìn)新時(shí)代我國高校檔案事業(yè)發(fā)展，也能夠提高高校教育教學(xué)水平。應(yīng)積極構(gòu)建相關(guān)管理模式，制定一系列有效的措施與對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

教學(xué)檔案數(shù)字化管理擴(kuò)大了教學(xué)檔案保存的內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案只能保存文字、圖形、圖像等幾種基本的信息類型。對(duì)于現(xiàn)代的媒體發(fā)展而言，其保存的范圍非常狹窄。反映了紙質(zhì)教學(xué)檔案的局限之處。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物。信息社會(huì)有著郵件、電話、電傳、電視、電影、出版、新聞、創(chuàng)意、廣告、設(shè)計(jì)、教育等主要的功能，能夠把文字、語言、圖像、聲音、圖表、動(dòng)畫、數(shù)據(jù)等融為一體，使人們的視覺、聽覺、觸覺、嗅覺達(dá)到和諧一致。因此，教學(xué)檔案數(shù)字化管理有著多樣化的特征，其意義與功能在數(shù)字化時(shí)代得以充分展示，其傳播的效果是高校教學(xué)檔案發(fā)展過程中的重大革新。

高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理提高了教學(xué)檔案管理工作的效率。首先，高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理使教學(xué)檔案能夠按時(shí)歸檔，檢索與查詢更加方便。高校各系部可以按照自己的權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中分組傳閱相關(guān)資料，并標(biāo)明處理意見。在年末歸檔的時(shí)候，在高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里，按數(shù)據(jù)格式來傳輸有關(guān)的教學(xué)檔案，能夠減少高校教學(xué)檔案管理部門錄入教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的工作。在平時(shí)的工作過程中，教學(xué)、科研、設(shè)備等教學(xué)檔案已進(jìn)行數(shù)字化處理，不需要來錄入大量的數(shù)據(jù)。作為傳統(tǒng)教學(xué)檔案的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)錄入問題得以解決。其次，各種校園網(wǎng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使數(shù)據(jù)處理效率提高，各種數(shù)據(jù)能非常準(zhǔn)確而及時(shí)歸檔。高校內(nèi)的管理對(duì)象眾多，通過數(shù)字化教學(xué)檔案，能夠準(zhǔn)確反映教職工的入職、調(diào)動(dòng)和退休、學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)等的情況。

教學(xué)檔案數(shù)字化管理能夠優(yōu)化配置教學(xué)檔案資源。數(shù)字化教學(xué)檔案能夠進(jìn)行自動(dòng)分類組卷管理，其保存的環(huán)境優(yōu)于紙質(zhì)教學(xué)檔案，能夠從根本上避免教學(xué)檔案的丟失、損毀等情況，從而減少保存成本。通過數(shù)字化管理，數(shù)字化資料在轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案的過程里，可以隨時(shí)從不同角度和其他文檔進(jìn)行檢索、整序、分類、組合、組卷、統(tǒng)計(jì)，還能夠便捷的展示文檔的時(shí)間、內(nèi)容、來源、形式等各方面的關(guān)聯(lián)。在教學(xué)檔案數(shù)字化時(shí)代，不再需要再像紙質(zhì)教學(xué)檔案管理一樣，通過人工的方法來為大量而復(fù)雜的教學(xué)檔案進(jìn)行分類組卷，使得教學(xué)檔案的管理工作更加方便。光盤的保存環(huán)境并不嚴(yán)格，極大地減少了教學(xué)檔案丟失、損毀的可能性，降低了保存成本，對(duì)于保存管理教學(xué)檔案與共享教學(xué)檔案資源發(fā)揮了無可替代的作用。

數(shù)字化教學(xué)檔案是高校系部教學(xué)工作的重要部分，要有一定權(quán)限才可以使用。系部數(shù)字化教學(xué)檔案的用戶有三種：學(xué)生，教師和教學(xué)管理人員。對(duì)于三種不同用戶應(yīng)授予不同的權(quán)限，監(jiān)控登錄的方式，保證檔案信息資源的安全可靠。

教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)不是簡單的檔案管理，而是和日常的教學(xué)工作密切相關(guān)，從日常的教學(xué)中直接轉(zhuǎn)化，或者是初步加工后轉(zhuǎn)化而來。因此，教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)依據(jù)教學(xué)工作的需要來確定，適應(yīng)日常教學(xué)管理系統(tǒng)。

作為信息資源，數(shù)字化教學(xué)檔案不局限于高校的私有財(cái)產(chǎn)，其成果可通過網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于社會(huì)上，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要遵守國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建具有自身特色的數(shù)字化目標(biāo)，和其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)資源共享。

教學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)有用兩種方式：一種是檔案館室授權(quán)數(shù)字化專業(yè)單位，委托其制作。這種方式使得檔案館室節(jié)省了購買數(shù)字化設(shè)備、設(shè)施的費(fèi)用，而且時(shí)間短、質(zhì)量高，缺點(diǎn)是費(fèi)用比較高。另一種是通過組織人員自己完成。首先，依據(jù)需要構(gòu)建高校學(xué)生學(xué)歷數(shù)據(jù)庫，提出數(shù)字化目標(biāo)。其次，明確數(shù)據(jù)格式，包含姓名、性別、學(xué)習(xí)起止日期、出生日期、層次、專業(yè)、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)情況、畢業(yè)生照片與畢業(yè)證書編號(hào)等。第三，核對(duì)數(shù)字化教學(xué)檔案的數(shù)量，檢查檔案信息的完整性，分析數(shù)字化教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)。第四，制定需要完成的時(shí)間與分析計(jì)劃工作量。第五，準(zhǔn)備電腦，然后安裝數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。第六，在檔案館室人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)之后，指出錄入數(shù)字化教學(xué)檔案注意事項(xiàng)，開始錄入數(shù)據(jù)工作。第七，完成全部的數(shù)字化教學(xué)數(shù)據(jù)錄入，檔案館室負(fù)責(zé)進(jìn)行匯總與核對(duì)工作。第八，制作檔案數(shù)據(jù)光盤，在上報(bào)的同時(shí)，檔案館室要備份保存。檔案館室的保留的數(shù)據(jù)，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，并且在網(wǎng)頁上提供鏈接，以方便查詢。

在人員使用方面，發(fā)揮學(xué)生對(duì)電腦操作熟悉的優(yōu)勢，通過提供長期的勤工助學(xué)崗位，同在學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐的過程中輸入檔案數(shù)據(jù)，建設(shè)數(shù)字化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)經(jīng)費(fèi)方面，向?qū)W校申請(qǐng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的專項(xiàng)基金，爭取學(xué)校的經(jīng)費(fèi)支持與投入。在設(shè)備配備方面，密切溝通與聯(lián)系學(xué)院系部、教務(wù)處與研究生院，在寒暑假等設(shè)備比較空閑的時(shí)間，使其計(jì)算機(jī)、高速掃描儀等設(shè)備得以充分利用，在任務(wù)比較繁重的時(shí)候集中完成數(shù)字化教學(xué)檔案建庫工作。

根據(jù)數(shù)字化教學(xué)檔案的具體情況，采取三種輸入方法：電腦鍵盤手工錄入、機(jī)器掃描輸入、電腦多媒體輸入方法輸入。構(gòu)建基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫，成績數(shù)據(jù)、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)等索引部分的文本數(shù)據(jù)都可以通過手工方式進(jìn)行輸入；對(duì)諸如文憑、畢業(yè)證發(fā)放名冊(cè)、學(xué)籍中畢業(yè)生照片等要求使用原件的部分，則通過數(shù)碼相機(jī)拍攝或者掃描，以圖形的形式保存在相應(yīng)數(shù)據(jù)庫里；對(duì)于多媒體教學(xué)錄像等，使用電腦多媒體處理方式將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件。在數(shù)字化數(shù)據(jù)庫格式標(biāo)準(zhǔn)的選擇上，運(yùn)用統(tǒng)一的常見文件格式。在教學(xué)檔案歸檔應(yīng)用軟件系統(tǒng)開發(fā)完成之前，資料的歸檔可建立實(shí)用而簡單的卷內(nèi)目錄、案卷目錄與歸檔移交清單表格，然后這些數(shù)據(jù)由檔案館室人員通過相關(guān)軟件轉(zhuǎn)入至數(shù)據(jù)庫中。在數(shù)字化教學(xué)檔案運(yùn)用的形式選擇上，實(shí)現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)檔案管理與高校管理模塊的聯(lián)網(wǎng)對(duì)接，使得高校各部門能夠直接調(diào)用教學(xué)檔案。此外，數(shù)字化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫利用范圍要進(jìn)一步擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)資源共享，積極發(fā)揮教學(xué)檔案數(shù)字化的作用。

高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是高校檔案工作的核心之一，是高校教學(xué)工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。數(shù)字化教學(xué)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校教學(xué)管理的整個(gè)過程，為教學(xué)活動(dòng)提供直接的服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分。進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，是非常必要的。當(dāng)然，構(gòu)建高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)平臺(tái)的時(shí)間還不長，還有很多不完善的地方，需要進(jìn)一步研究與探索，不斷發(fā)展與完善數(shù)字化教學(xué)檔案管理工作，為高校教學(xué)發(fā)展與改革提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

注：該文系陜西省教育科學(xué)“十一五”規(guī)劃2010年立項(xiàng)課題（SGH10088）和咸陽師范學(xué)院2010科研項(xiàng)目（10XSYK326）階段性研究成果

[1]王斌華.教師評(píng)價(jià)模式:教學(xué)檔案袋[J].教育理論與實(shí)踐，2004，（7）.

[2]蔡青.關(guān)于高校教學(xué)評(píng)估與優(yōu)化教學(xué)檔案管理的思考[J].高教論壇，2006，（4）.

成冬梅，陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院新聞中心講師；孫洋，咸陽師范學(xué)院教育科學(xué)學(xué)院講師）