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    高校圖書館業(yè)務流程的重組

    2011-07-21 10:19:42余曉華
    圖書館學刊 2011年11期
    關鍵詞:業(yè)務流程流程文獻

    余曉華

    (鄭州輕工業(yè)學院圖書館,河南 鄭州 450002)

    余曉華 女,1978年生。碩士,館員。

    1 高校圖書館傳統(tǒng)業(yè)務流程

    高校圖書館傳統(tǒng)意義上都是從提升管理效益方面來對整體流程進行設計和規(guī)劃的。通過對文獻的加工再處理,將業(yè)務流程整合為4個步驟,即采編典、流通、閱覽和參考咨詢。

    1.1 文獻資源采訪

    采訪指的是圖書館通過對目標機構(gòu)的服務性質(zhì)、服務內(nèi)容、服務特色和館藏特點的研究,建立通過各種信息渠道獲取相應信息的一個流程(見圖1)。

    圖1 傳統(tǒng)圖書采訪流程

    1.2 文獻資源組織

    文獻的編目和典藏是圖書館對資源組織的重要手段。文獻編目主要涵蓋了描述性和主題性兩方面內(nèi)容,這也是對文獻資源屬性上的劃分;典藏的意義是對加工后的文獻進行空間上的組織和分配,是對文獻資源和對應部門科學管理的一套易于操作的業(yè)務流程。

    圖2 傳統(tǒng)圖書編目的一般流程

    1.3 文獻資源服務

    文獻的流通、閱覽和參考是以往圖書館對外服務的主要方式。流通主要指的是圖書館本身為用戶提供的借閱服務,也就是圖書館的外借功能。它主要有這樣幾個流程:借還、預約、續(xù)借、查詢、過期處理和統(tǒng)計等,具體見圖3。

    圖3 傳統(tǒng)圖書流通流程

    閱覽指的是圖書館為用戶所提供的實時資料閱讀服務。

    參考咨詢指的是讀者可以充分發(fā)揮圖書館典藏資料信息龐大的優(yōu)勢,結(jié)合自身要查閱的信息,通過圖書館的實時檢索、二次檢索等多層次的信息檢索服務,從而獲取全面的信息資源。

    2 高校圖書館傳統(tǒng)業(yè)務流程中的問題

    傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程主要依據(jù)信息資料類型來設計,將同一類別的學科信息進行分割處理,不利于相關資料在功能上的交流和溝通。同一類別的信息被人為地分散到各個流程中,而各部分的業(yè)務流程又不能及時調(diào)整和改變。

    2.1 忽視了用戶的真實信息需求

    傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程的重點是信息加工,這與用戶在信息需求上的性質(zhì)是相悖的。也就是說圖書館在業(yè)務流程上忽略了用戶在信息需求上的要求,進而導致了用戶和信息資源的脫節(jié)。另外,由于圖書館對文獻資料的劃分是根據(jù)文獻不同的類別和屬性區(qū)分的,而且將文獻資料的管理劃分為物理空間上的管理,導致不同的文獻信息在空間上處于不同的位置,影響了用戶在獲取信息資料上的便捷性和統(tǒng)一性。傳統(tǒng)圖書館將不同類別的文獻分配在不同館室,不利于用戶對信息資源的集中獲取,直接導致了用戶滿意程度的下降。

    2.2 缺乏完整的業(yè)務流程設計

    傳統(tǒng)圖書館就其發(fā)展來看,基本實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡化管理,但由于其業(yè)務流程沒有發(fā)生實質(zhì)性的改變,實際上沒能發(fā)揮其應有的功效。也就是說計算機網(wǎng)絡化的管理改變的只是其中的方式,而非根本屬性的變化。其原因在于,信息技術(shù)在圖書館管理上的應用,并沒有對原有的業(yè)務流程造成實質(zhì)性的沖擊,沒有改變業(yè)務流程的方法和步驟,進而弱化了信息系統(tǒng)的效應。如果只是單純地將計算機管理應用到模式化的操作,是不能發(fā)揮網(wǎng)絡化管理功效的。

    2.3 缺乏對外部環(huán)境的應變能力

    傳統(tǒng)圖書館在業(yè)務流程上的缺陷,在某種程度上影響了信息傳遞的速度,不能在業(yè)務管理上及時采取對應的對策,造成各個業(yè)務部門功能缺陷。橫向看,圖書館的組織機構(gòu)只是單向處理和整合自己分內(nèi)的工作,而對中心業(yè)務流程重視不夠。縱向看,圖書館所設置的不同層次結(jié)構(gòu),在一定程度上影響了各個業(yè)務部門的交流和溝通,層次屬性的設置阻礙了各部門的溝通,同時,一線工作人員的臨時應變能力受到限制。

    3 高校圖書館業(yè)務流程的創(chuàng)新

    伴隨著社會信息化進程的加快,圖書館在業(yè)務流程上的創(chuàng)新成為必然。業(yè)務流程很大程度上影響著圖書館的未來發(fā)展。在新的管理理念影響下,圖書館業(yè)務流程應突出以下幾方面內(nèi)容:

    3.1 建立統(tǒng)一的信息資源服務體系

    在信息資源建設上,將原來圖書館中各個部門已有的數(shù)據(jù)進行整合,包括圖書、期刊、電子資源等,優(yōu)化資源構(gòu)架。這樣不僅能有效縮短管理的流程,還可以提高圖書館業(yè)務工作的效率。在信息資源建設上,需要采用一個比較統(tǒng)一的、操作比較規(guī)范的流程,以保障資源的合理分配。

    圖4 學科資源集成

    3.2 構(gòu)建資源整合與重組學科體系

    各類學科資源的整合是當下圖書館發(fā)展模式的需求。它具有一定的靈活性和兼容性,是發(fā)揮圖書館信息服務潛能的有效途徑。學科信息服務的重點是開發(fā)圖書館信息資源的多重屬性,是結(jié)合自身的信息資源,最大限度滿足用戶多層次的文獻信息需求。

    3.3 構(gòu)建一站式集成服務體系

    當代圖書館要考慮到用戶獲取信息的習慣,建立一個綜合的、集各種信息資源的業(yè)務流程體系,其中要對傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和整合。在各個學科之間,一方面要實現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的流通、借閱等功能,另一方面還要將個性化、主動性等服務理念融入其中,構(gòu)建信息資源的有效服務,以此為更多的用戶提供更便捷、集成化的服務,方便用戶對信息的利用。

    圖5 一站式集成信息服務

    3.4 構(gòu)建業(yè)務流程開發(fā)體系

    面對圖書館內(nèi)外部環(huán)境的變化,圖書館改革的重點要集中在以用戶為主的信息服務上。只有這樣才能不斷地拓展自己的業(yè)務,以此來保持圖書館自身的優(yōu)勢。

    3.5 構(gòu)建核心業(yè)務流程支持體系

    傳統(tǒng)圖書館在核心業(yè)務流程上以收藏為重心,現(xiàn)代化的圖書館,應該更加注重用戶信息需求,因而,在業(yè)務的進一步改造和調(diào)整過程中,合理應用信息技術(shù),為用戶在獲取信息方面提供更加便捷的途徑。

    圖書館在管理中必須轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念,以創(chuàng)新精神引進并充分利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù),進行多方面、多角度、多層次的管理模式變革,從創(chuàng)新業(yè)務流程入手,提升自身的整體實力,以滿足用戶日益增長的多方面需求。

    [1]何雋.數(shù)字環(huán)境下高校圖書館的業(yè)務流程再造[J].圖書館建設,2010(5).

    [2]任妮.數(shù)字圖書館業(yè)務流程研究[J].大學圖書館學報,2010(2).

    [3]黃如花.圖書館業(yè)務流程重組(BPR)的動因[J].圖書館論壇,2009(6).

    [4]叢敬軍.可持續(xù)發(fā)展21世紀圖書館學研究與創(chuàng)新的新思路[J].圖書情報工作,2008(9).

    [5]魏建功.管理創(chuàng)新網(wǎng)絡時代圖書館管理的必由之路[J].圖書館建設,2000(6).

    [6]何慶來.新世紀的圖書館管理創(chuàng)新[J].圖書情報工作,2000(10).

    [7]譚靜,巫雅榮.知識經(jīng)濟時代與圖書館管理創(chuàng)新[J].圖書館學研究,2000(1).

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