提高檔案管理工作水平促進煤炭企業(yè)科學決策

文/陳愛瑾

面對新時期檔案工作的新要求、新變化，煤炭企業(yè)只有積極推進檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設進程，強化檔案管理人員的技能培養(yǎng)，提高檔案部門的服務水平，才能更好地促進煤炭企業(yè)科學決策。

強化源頭管理，夯實檔案資源基礎

大同煤礦集團檔案處把國家、社會和集團公司具有保存價值的檔案資料接收入館，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，實行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。

一是檔案處摸清企業(yè)檔案資源現(xiàn)狀以及工作的薄弱環(huán)節(jié)，確保制度規(guī)范的針對性和可操作性。從檔案管理業(yè)務規(guī)范、檔案管理制度、二級立檔單位和職能部門業(yè)務工作考核標準和辦法，大力開展建章立制工作，制定了《同煤集團公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》等文件，并摘錄了檔案管理有關法律法規(guī)，匯編成冊，為檔案工作的規(guī)范管理提供了可靠依據(jù)。

二是在檔案工作的環(huán)節(jié)管理上，堅持“源頭上立檔”的原則，牢牢抓住各部室兼職檔案員源頭收集的關鍵，定期召開會議，了解重點工作形成檔案資料后的管理情況，根據(jù)情況補充歸檔范圍，及時收集歸檔。嚴格制定兼職檔案員業(yè)務考核方案，開展業(yè)務競賽，根據(jù)收集歸檔情況打分評獎，對收集歸檔工作達不到要求的，進行處罰通報，保證了檔案齊全完整歸檔。為了整體推進檔案管理工作，編印月度 《檔案管理工作簡報》，上傳下達，溝通檔案管理工作，通過“工作動態(tài)”“工作平臺”兩個欄目，對業(yè)務部室和各立檔單位檔案工作考核情況進行通報，暢通了信息，拓展了思路，形成了有效的競爭和激勵機制。

三是圍繞發(fā)展中心，抓住關鍵求突破。為了確保安全生產、科技工程檔案能夠及時齊全歸檔，確立了變被動接收檔案材料為主動收集檔案材料，變被動保管檔案為主動上門指導文件編制并優(yōu)先提供服務的指導思想。一方面，結合大同煤礦集團工程檔案管理實際，制定出臺了《大同煤礦集團重大工程建設項目檔案驗收實施細則》，圍繞落實制度，制定辦法、措施，工程項目檔案驗收實行一票否決，即若工程檔案不驗收，則工程不可以進行竣工驗收，確保檔案管理部門全方位了解和參與并及時規(guī)范工程檔案管理工作。另一方面，根據(jù)大同煤礦集團確定的工程建設工作方案，就所列重大工程和重點項目進行任務目標分解和條塊分割，明確文件檔案編制、移交的責任單位、責任人、完成時間和檔案部門責任人以及工作標準。針對已經流失的部分工程檔案，制定追收計劃，實行任務、時間、責任三定，最大限度地提高歸檔率。同時，加強對二級立檔單位檔案室的業(yè)務指導及監(jiān)督考核，形成檔案收集歸檔的良性運行機制，為工程科技檔案資料及時完整歸檔提供了保證。

加強檔案現(xiàn)代化管理，提升檔案服務水平

一是堅持資源信息化。通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。通過數(shù)字化、網絡化技術手段建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫。

二是堅持檔案保護現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質的不斷出現(xiàn)和廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內容，不僅要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。

三是堅持管理手段現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。通過借鑒和利用當代管理中的理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，在實踐中加以應用，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，先進技術手段的應用。要不斷將現(xiàn)代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

四是堅持檔案管理標準化。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證各項檔案工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

五是加強編研工作，提高服務水平。大同煤礦集團檔案處認真總結分析檔案查借閱的規(guī)律和特點，針對檔案利用頻率較高及重大事件形成的文件資料管理的特殊重要性，創(chuàng)新工作思路，拓展服務方式。在收集管理上，增設了特色檔案門類，配備專門庫房，對利用頻率較高、重大事件檔案資料進行專門管理；建立特殊檔案和加強編研工作，提高了檔案的齊全完整和檔案信息資源的利用；集中服務安全發(fā)展，通過實地調研，確立煤礦生產企業(yè)側重于地質檔案、現(xiàn)場技術檔案和安全管理檔案，重中之重是督導檢查檔案記載是否與井下一線實際情況相對應、生產規(guī)程及安全管理規(guī)定等資料登記是否齊全完備、保管是否安全規(guī)范、借閱使用是否履行相關手續(xù)，確保技術檔案在任何時候特別是緊急情況下隨調隨用、安全可靠，井上井下各類安全管理制度門類齊全、無縫對接；新的領導帶班下井制度實施以來，各煤礦迅速建立了《帶班下井檔案》，對督促落實帶班制度發(fā)揮了良好作用。

加強隊伍自身建設，提供人力資源保障

一是提高檔案人員的業(yè)務素質。充分發(fā)揮檔案工作人員的主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。建立教育培訓的運行機制和繼續(xù)教育的約束和激勵機制，促使檔案工作者主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。

二是明確學習方向。從煤炭企業(yè)檔案管理的實際要求出發(fā)，按崗位、分層次、多形式地進行，切實遵守學以致用的原則。以繼續(xù)教育給檔案工作人員提供全面、系統(tǒng)的學習專業(yè)檔案知識的機會，彌補一次性教育不足。學習煤礦安全生產專業(yè)知識，掌握安全生產上的常識和專業(yè)術語，明白礦井安全生產工作中的重點，對檔案管理做到有的放矢。加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件。