Interlib系統(tǒng)的使用技巧及問題解析

范春玲

(黑龍江省圖書館,黑龍江 哈爾濱 150090)

Interlib是由廣州圖創(chuàng)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)有限公司研發(fā)的基于 B/S模式的圖書館集群管理系統(tǒng),采用開放的多層體系結(jié)構(gòu),通過 Internet網(wǎng)絡(luò)或城域網(wǎng)絡(luò)將區(qū)域內(nèi)各圖書館聯(lián)合起來,組成區(qū)域性的虛擬圖書館群[1]。其主要特點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域圖書館群的聯(lián)合采購(gòu)、聯(lián)合編目、區(qū)域聯(lián)合目錄自動(dòng)實(shí)現(xiàn)及各分館間的通借、通還等。當(dāng)前共有福建省圖書館、海南省圖書館、山西省圖書館、哈爾濱市圖書館等3 000余家大、中、小型圖書館使用該系統(tǒng)。

筆者所在的黑龍江省圖書館利用 Interlib系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了總館(省館)與分館(縣級(jí)公共圖書館等)之間統(tǒng)一平臺(tái)、書目數(shù)據(jù)共享、通借通還以及聯(lián)合目錄查詢,從而達(dá)到了總分館資源的共建共享、合理配置。

1 Interlib系統(tǒng)的使用技巧

1.1 合理設(shè)置采編工作流程

一般的圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)都包括采訪、編目、典藏、流通、期刊及系統(tǒng)參數(shù)等模塊,但每個(gè)系統(tǒng)的模塊設(shè)置又有各自的特點(diǎn),圖書館可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)流程和服務(wù)流程調(diào)整系統(tǒng)的工作流程,以達(dá)到提高工作效率的目的。如黑龍江省圖書館在應(yīng)用 Interlib系統(tǒng)的過程中,針對(duì)目前該館以現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)圖書的方式為主的情況,只通過“直接驗(yàn)收處理”和“瀏覽編目”兩個(gè)模塊就完成了圖書的著錄驗(yàn)收工作 (如圖1)。

圖1 黑龍江省圖書館Interlib系統(tǒng)采編流程圖

又因該館的驗(yàn)收和編目工作由同一個(gè)人完成,所以工作人員在驗(yàn)收處理時(shí)可直接進(jìn)行圖書的編目、驗(yàn)收、加館藏等工作,在 “編目 →瀏覽”編目處進(jìn)行書目的審校和驗(yàn)收信息的核對(duì)。依Interlib系統(tǒng)編目工作流程可知,“采訪”在提交文獻(xiàn)實(shí)物給“編目”后,需要將這批文獻(xiàn)的驗(yàn)收批次設(shè)置為“編目狀態(tài)”,這時(shí)系統(tǒng)才認(rèn)定書目數(shù)據(jù)提交給了編目流程。瀏覽編目是對(duì)驗(yàn)收完成的這批數(shù)據(jù)進(jìn)行編目審校,其瀏覽方式分為“列表格式”和“MARC格式”,列表格式是以書目列表的方式顯示這批書目數(shù)據(jù),而 MARC格式則是逐條顯示這批書目數(shù)據(jù)。為了能看到完整的書目信息和館藏信息,工作人員采用 MARC格式進(jìn)入驗(yàn)收批次,逐條審校,非常方便。

1.2 巧用驗(yàn)收參數(shù)設(shè)置

在“采訪→圖書驗(yàn)收管理→驗(yàn)收批次”管理處有一個(gè)驗(yàn)收參數(shù)設(shè)置按鈕。這一按鈕是對(duì)當(dāng)前工作驗(yàn)收批次的參數(shù)設(shè)置,這個(gè)參數(shù)的設(shè)置不是必須的,但如果設(shè)置合適,會(huì)給圖書驗(yàn)收帶來很大的方便。一般“是否驗(yàn)收時(shí)分配索書號(hào)”和“索書號(hào)分配方式”為系統(tǒng)默認(rèn),而驗(yàn)收默認(rèn)幣種、默認(rèn)卷冊(cè)數(shù)量、默認(rèn)卷冊(cè)信息、默認(rèn)介質(zhì)類型、默認(rèn)裝幀形式等則可根據(jù)本批次圖書的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。如果設(shè)置了這些參數(shù),那么在這個(gè)批次圖書驗(yàn)收時(shí)所設(shè)參數(shù)會(huì)自動(dòng)提取出來,從而避免單獨(dú)設(shè)置的麻煩,進(jìn)而提高了驗(yàn)收的工作效率。

1.3 驗(yàn)收查重小技巧

文獻(xiàn)到館進(jìn)行驗(yàn)收處理,在輸入查詢條件、單擊“查詢”按鈕后,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檢索條件進(jìn)行查重并顯示結(jié)果。而當(dāng)檢索結(jié)果為多條書目數(shù)據(jù)時(shí),如何快速確定哪條是所找的書目呢?筆者發(fā)現(xiàn)如果檢索到的書目“分類號(hào)”項(xiàng)顯示的是分類號(hào),則表示本館無館藏;如果該項(xiàng)顯示的是索書號(hào),則表示本館有館藏,可以在記錄上直接添加復(fù)本信息,從而節(jié)約查重的時(shí)間。

1.4 避免圖書和期刊數(shù)據(jù)互混的方法

Interlib系統(tǒng)是集群管理系統(tǒng),是多個(gè)圖書館共用一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái),由于各個(gè)館編目員的水平差異很大,特別是一些業(yè)務(wù)知識(shí)不是很強(qiáng)而又剛初次使用 Interlib系統(tǒng)的編目員,容易出現(xiàn)圖書和期刊數(shù)據(jù)互混。出現(xiàn)這種情況的原因是由于沒有及時(shí)更換 MARC類型。一些分館的編目人員既要做圖書編目又要做期刊編目,而且往往剛做完圖書驗(yàn)收,就要做期刊著錄,結(jié)果經(jīng)常忘了改 MARC類型,把期刊數(shù)據(jù)做到圖書的數(shù)據(jù)里。為避免這種情況的發(fā)生,一是應(yīng)該注重編目員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,強(qiáng)調(diào)圖書選用字段和期刊選用字段的不同;二是注意工作細(xì)節(jié),在新建書目編目界面的左上角有一個(gè)書目類型標(biāo)識(shí),編目員在編目時(shí)只要看一下自己所著錄的類型和顯示的書目類型是否相符,便可以有效地避免書目互混現(xiàn)象的發(fā)生。

2 常見疑難問題解析

2.1 按條碼補(bǔ)打書標(biāo)無法顯示的條碼號(hào)

一般打印好的書標(biāo)上要求有索書號(hào)和條碼號(hào),并分三行顯示。在 Interlib系統(tǒng)中,通常設(shè)置為:“排序方式”選 “條碼號(hào)”,“是否打印條碼 ”選 “條碼在后”(顯示 MARC內(nèi)容設(shè)置如圖 2)。

圖2 書標(biāo)打印設(shè)置一

正常情況下輸入條碼號(hào)字段,輸出便可打印。但有時(shí)按條碼補(bǔ)打書標(biāo),條碼號(hào)卻不顯示。此時(shí)需要更改書標(biāo)打印設(shè)置中顯示 MARC內(nèi)容處的設(shè)置(如圖 3)。

圖3 書標(biāo)打印設(shè)置二

2.2 如何調(diào)整不同規(guī)格書標(biāo)的間距

書標(biāo)打印有時(shí)需要根據(jù)書標(biāo)的規(guī)格來調(diào)整分類號(hào)、種次號(hào)、條碼號(hào)之間的排列間距。首先將“是否打印條碼”設(shè)為默認(rèn)值,然后再選條碼,否則會(huì)出現(xiàn)條碼重復(fù)的現(xiàn)象。同時(shí)書標(biāo)打印設(shè)置處如圖 4。

圖4 書標(biāo)打印設(shè)置三

第一行和第二行字段值是 callno,第三行是hold.barcode條碼號(hào),橫、縱坐標(biāo)需根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的數(shù)值。

2.3 新建書目錯(cuò)報(bào)

在圖書驗(yàn)收處理時(shí),如果本地書目庫(kù)和 Z39.50均無法查到所需書目,這就需要新建書目來進(jìn)行驗(yàn)收。有時(shí)點(diǎn)擊新建書目可能會(huì)出現(xiàn)報(bào)錯(cuò)的情況,提示“請(qǐng)?jiān)O(shè)置 MARC模板”,可是在系統(tǒng)參數(shù)中其實(shí)已經(jīng)設(shè)置了 MARC模板,為什么還會(huì)出現(xiàn)這種錯(cuò)誤提示呢?這是因?yàn)樵凇安稍L→采訪參數(shù)設(shè)置→設(shè)置采編參數(shù)”處無意中選上了“是否采用簡(jiǎn)單編目格式”一項(xiàng)。只要取消勾選便可解決這一問題。

2.4 期刊記到不顯示索書號(hào)

在圖書還完全靠人工管理的時(shí)侯,索書號(hào)是通過編目員手工記錄在卡片上,然后根據(jù)需要進(jìn)行查找的。而當(dāng)圖書館進(jìn)入自動(dòng)化管理以后,索書號(hào)便由系統(tǒng)自動(dòng)生成。在 Interlib系統(tǒng)中“書目”和“館藏”是分開的,索書號(hào)在增加驗(yàn)收時(shí)會(huì)自動(dòng)生成,所以索書號(hào)不體現(xiàn)在書目中。我們?cè)谶M(jìn)行期刊編目驗(yàn)收時(shí),期刊索書號(hào)自動(dòng)生成以后編目員可以記錄下來,著錄到 905字段的 f子字段,這樣期刊記到界面就能顯示索書號(hào)了。

2.5 7字段及 210字段無法自動(dòng)生成

在 Interlib系統(tǒng)中,MARC編輯器能根據(jù) MARC著錄規(guī)則自動(dòng)生成一些字段。其中 70、S|a、S|4字段可根據(jù) 200字段的 S|f、S|g子字段自動(dòng)生成,只要在該字段編輯框按回車鍵即可。但是 Interlib系統(tǒng)升級(jí)到 V1.6.2#20090811版本以后,這些字段卻無法自動(dòng)生成了。筆者發(fā)現(xiàn)只要把 MARC模板中的 7字段去掉就又可以了。另外,正常情況下系統(tǒng)還可根據(jù) 010的 S|a字段自動(dòng)生成 210S|a、210S|c字段,只要在該字段的編輯框按回車鍵,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)出版社代碼庫(kù),生成相應(yīng)的出版地和出版社。但有時(shí)系統(tǒng)卻沒有自動(dòng)生成,這說明出版社代碼庫(kù)中沒有相對(duì)應(yīng)的出版社,我們就需要在“系統(tǒng)→系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置→出版社”管理處增加相應(yīng)的出版社,這樣 210字段無法自動(dòng)生成的問題就會(huì)迎刃而解了。

隨著 Interlib系統(tǒng)在全國(guó)圖書館界的廣泛應(yīng)用并不斷升級(jí),我們?cè)谑褂眠^程中還會(huì)碰到各種各樣的問題,以上只是筆者在實(shí)踐工作中的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié),在此拋磚引玉,希望 Interlib系統(tǒng)能更好地為圖書館服務(wù),促進(jìn)圖書館自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

[1]國(guó)家圖書館 .新版中國(guó)機(jī)讀目錄格式使用手冊(cè)[M].北京:北京圖書館出版社,2004.