加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的思考

張含卓 歐雪梅

加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的思考

張含卓 歐雪梅

(中國礦業(yè)大學(xué)材料學(xué)院 江蘇徐州 221116)

高校 教學(xué)檔案 信息化

高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種歷史記錄,包括文字、圖表、聲像等多種類型和格式,對高校教學(xué)評估和教學(xué)管理工作具有重要意義和作用。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出:高校應(yīng)加快數(shù)字檔案館建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。然而時至今日,很多高校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)還停留在起步階段,對檔案信息化的理解和重視程度不夠,水平參差不齊,在檔案的收集、保管和利用等方面都存在一些問題。如何加快高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè),充分挖掘教學(xué)檔案的價值,更好地為高校教育教學(xué)工作服務(wù),是高校檔案管理部門急需探討的課題。

1 全面收集教學(xué)檔案,為信息化建設(shè)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

檔案收集是開展高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有系統(tǒng)完整地收集教學(xué)檔案材料,才能如實(shí)反映教學(xué)情況,保證信息化建設(shè)后續(xù)工作的質(zhì)量。當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)為 1993年原國家教委制定的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》。在信息時代背景下,高校教學(xué)檔案除了原有的來源分散、內(nèi)容繁多等特點(diǎn)外,還有以下一些新特點(diǎn):一是檔案載體多元化。紙質(zhì)檔案不再是高校教學(xué)檔案的唯一載體,以磁帶、磁盤、光盤等載體歸檔的電子教學(xué)檔案已成為檔案收集的重要內(nèi)容。二是檔案形式數(shù)字化。多媒體技術(shù)在教學(xué)活動中的應(yīng)用以及高校教務(wù)系統(tǒng)的普及,使大量教學(xué)檔案以電子文件的形式產(chǎn)生,如電子文本、圖片、視頻等。三是檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化。辦公自動化的出現(xiàn)推動了無紙化辦公的開展,使大量教學(xué)檔案以電子文件的形式通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行流轉(zhuǎn)和使用。

高校教學(xué)檔案的上述新特點(diǎn)給其收集工作帶來了一些新問題:一是思想觀念落后,電子檔案收集不及時。許多高校長期采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和流程,對紙質(zhì)檔案的收集得心應(yīng)手,但對電子檔案的收集效率低下,導(dǎo)致電子檔案大量積壓,不能及時歸檔。有的高校甚至耗費(fèi)人力財力先將電子文件全部轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件,再按照舊的操作程序進(jìn)行歸檔,嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的開展。二是制度標(biāo)準(zhǔn)不健全,電子檔案收集不規(guī)范。當(dāng)前高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)尚處于起步階段,沒有完善的管理制度和統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),收集工作分散混亂。有的檔案長期滯留在學(xué)院系部,容易造成資料丟失;有的檔案收集不完整,無法準(zhǔn)確反映教學(xué)情況;有的檔案數(shù)字化處理形式各異,影響信息交換和資源共享。三是管理系統(tǒng)不兼容,造成電子檔案收集不便。

對此,高校應(yīng)充分認(rèn)識教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要作用,積極采取措施做好教學(xué)檔案的收集工作,為高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)做好資源積累。首先,加強(qiáng)重視,明確責(zé)任。在思想上高度重視檔案收集工作,從教學(xué)管理部門到各學(xué)院系所落實(shí)專門人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集,定期匯總歸檔。其次,完善制度,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。針對教學(xué)檔案來源分散、內(nèi)容繁多等特點(diǎn),出臺相關(guān)文件制度,明確教學(xué)檔案的收集范圍、期限、程序等。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),要求基層負(fù)責(zé)人按照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行檔案收集和數(shù)字化處理,形成完整的電子檔案來源。最后,系統(tǒng)對接,優(yōu)化整合。聘用專業(yè)技術(shù)人員對教務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合,形成相互聯(lián)系的接口,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案在教務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的上傳和下載,提高電子檔案的收集效率。

2 完善保管教學(xué)檔案,為信息化建設(shè)提供管理保證

檔案保管是開展高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重心。根據(jù)電子檔案的特性,科學(xué)合理地做好檔案保管工作是信息化建設(shè)的重要任務(wù)。當(dāng)前高校電子教學(xué)檔案的保管主要存在以下問題:一是經(jīng)費(fèi)投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施簡陋。高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)需要一定的經(jīng)費(fèi)支持來搭建軟硬件平臺,而不少高校缺乏必要的財力物力投入,導(dǎo)致設(shè)備不全,無法滿足信息化建設(shè)的需求。二是技術(shù)支撐落后,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集型工程,需要先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的分類、著錄、檢索等操作,這也是檔案信息能夠被充分開發(fā)和利用的前提。然而大多數(shù)高校目前的檔案信息化程度不高,許多檔案工作人員對數(shù)據(jù)存儲、壓縮、傳輸、檢索等技術(shù)知之甚少。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)往往規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡(luò)化水平低。三是保障體系不健全,數(shù)據(jù)安全性差。檔案信息化安全包括設(shè)備物理安全、數(shù)據(jù)管理安全和信息網(wǎng)絡(luò)安全等方面。由于檔案信息安全保障體系不完善,極易出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒危害、惡意攻擊和入侵等現(xiàn)象,嚴(yán)重危害高校電子教學(xué)檔案的信息安全。

對此,高校應(yīng)克服困難,勇于開拓,尋求各方支持,提高自身技術(shù)水平,扎實(shí)做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的保管工作。首先,應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校應(yīng)投入專項(xiàng)資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè),配置必要的儀器設(shè)備,如進(jìn)行信息處理的計算機(jī)設(shè)備、進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、進(jìn)行數(shù)據(jù)保存的存儲器設(shè)備等。定期對設(shè)備進(jìn)行檢測維護(hù),對老化和損壞的設(shè)備進(jìn)行及時更換。其次,應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。利用現(xiàn)代科技手段,建立通用性強(qiáng)、內(nèi)容豐富、操作方便的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅應(yīng)具有良好的人機(jī)交互界面,方便用戶將各類教學(xué)檔案信息導(dǎo)入和導(dǎo)出,還應(yīng)具有實(shí)用化的修改、檢索、統(tǒng)計等功能。只有建立了功能強(qiáng)大的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫,才能對教學(xué)檔案信息進(jìn)一步開發(fā)利用。最后,應(yīng)加強(qiáng)安全體系建設(shè)。一方面應(yīng)建立制度保障體系,明確檔案數(shù)據(jù)的安全保密職責(zé)、檔案使用范圍和管理權(quán)限,確保檔案信息規(guī)范管理。另一方面應(yīng)建立技術(shù)保障體系,通過密碼設(shè)置、訪問控制、防火墻、入侵檢測等信息安全技術(shù)對非法操作進(jìn)行防御,通過數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、更新補(bǔ)丁、病毒庫檢測等措施對數(shù)據(jù)安全進(jìn)行維護(hù),切實(shí)有效地保障高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的安全。

3 充分利用教學(xué)檔案,為信息化建設(shè)提供服務(wù)平臺

當(dāng)前高校教學(xué)檔案的開發(fā)利用程度較低,主要存在以下制約因素:一是工作積極性不高,服務(wù)意識不強(qiáng)。很多檔案工作人員并未認(rèn)真思考教學(xué)檔案的開發(fā)利用,工作僅局限于檔案的接收和保管,往往是等待利用者上門查閱,而不會主動提供信息服務(wù)。二是業(yè)務(wù)能力有限,開發(fā)利用層次低。檔案工作人員大多還停留在提供原始紙質(zhì)檔案的層面,缺乏對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和加工開發(fā)的能力。隨著高校近年來的快速發(fā)展,教學(xué)檔案數(shù)量急劇增加,內(nèi)容龐雜,查閱起來費(fèi)時費(fèi)力,導(dǎo)致大量有價值的檔案信息長期無人問津。三是網(wǎng)絡(luò)化水平低,信息共享差。大多數(shù)高校的檔案管理系統(tǒng)為單機(jī)版,無法通過網(wǎng)絡(luò)提供信息服務(wù)。由于不能進(jìn)行遠(yuǎn)程操作,信息資源共享困難,給檔案工作人員和利用者都帶來不便。四是管理模式封閉,利用范圍狹窄。很多高校的檔案管理系統(tǒng)只為本校內(nèi)部利用,而不對外校和社會開放。這種內(nèi)向型、封閉式的管理模式不利于教育教學(xué)信息傳播,也阻礙了高校與外界的交流合作。

對此,高校應(yīng)解放思想,積極創(chuàng)新,利用檔案信息化建設(shè)的契機(jī),開發(fā)教學(xué)檔案的價值,擴(kuò)大教學(xué)檔案的用武之地。首先,樹立服務(wù)思想,主動提供咨詢。高校應(yīng)通過加強(qiáng)宣傳、提高待遇等手段激發(fā)檔案工作人員的事業(yè)心和使命感,主動研究教學(xué)檔案信息化建設(shè)的新情況和新問題,開拓研究思路,創(chuàng)新服務(wù)渠道,更好地解決檔案利用者的需求。針對檔案利用者在檢索、比較、使用過程中可能遇到的問題,提供便捷詳細(xì)的咨詢服務(wù),使其能夠快速查閱和使用檔案信息資源。其次,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升服務(wù)質(zhì)量。高校應(yīng)定期對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提升其業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量。檔案工作人員應(yīng)掌握一定的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理和電子檔案的分類、著錄、檢索、傳輸?shù)炔僮?。深入開發(fā)檔案信息資源,通過檔案信息的篩選、整理和優(yōu)化形成有針對性的報表,及時反映教育教學(xué)工作的成績和問題,為高校發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。第三,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)現(xiàn)資源共享。將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合,在保障檔案信息安全的前提下提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù),可以使檔案的查閱和使用不再局限于原始紙質(zhì)檔案,既提高了管理和利用的效率,又避免了原始紙質(zhì)檔案的損壞。最后,加大公開力度,拓寬服務(wù)領(lǐng)域。在政策允許范圍內(nèi)提高教學(xué)檔案信息的公開力度,打造具有高校自身特色的信息平臺,展示其教學(xué)實(shí)踐活動、教學(xué)成果、學(xué)生成績和就業(yè)情況等,發(fā)揮教學(xué)檔案對高校發(fā)展和社會進(jìn)步的推動作用。這樣既有利于提升高校的知名度和社會影響,也可以贏得主管部門和社會各界對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的支持。

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1008-6633(2011)03-427-02

(2011-02-08 收稿)(王一伊 編輯)