淺談企業(yè)購、產(chǎn)、銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

代照蘭

淺談企業(yè)購、產(chǎn)、銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

代照蘭

在市場競爭日趨激烈的當今社會，企業(yè)的生存、發(fā)展離不開良好運轉(zhuǎn)的內(nèi)部控制。新修訂的《會計法》對內(nèi)部控制制度給予了高度重視，《會計法》第27條明確規(guī)定：“各單位應當建立健全單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度?！笨梢?，加強內(nèi)部控制的理論與應用的研究，建立一套科學、合理的內(nèi)部控制體系已迫在眉睫。

一、企業(yè)內(nèi)部控制薄弱的根本原因

改革開放中對于國有企業(yè)的改革十分重視經(jīng)濟權(quán)利的下放，而比較淡漠經(jīng)濟活動內(nèi)部至關(guān)重要的控制機構(gòu)。事實上，企業(yè)并非僅靠宏觀體制的改革才能發(fā)展，更關(guān)鍵的在于企業(yè)微觀領(lǐng)域的改革，這正是有的企業(yè)在改革中充滿了生機，而有的企業(yè)卻被市場所淘汰的原因所在。目前一些企業(yè)特別是有些國有企業(yè)對內(nèi)部控制的認識存在兩種值得注意的傾向：一是一部分企業(yè)習慣于甚至滿足于傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式，認為只要按照規(guī)范操作就行，不必考慮現(xiàn)有管理模式的弊病。二是雖然意識到改革的必要性，但容易片面強調(diào)改革組織結(jié)構(gòu)的重要性，忽視控制方式的跟進和強化。這就容易企導致企業(yè)的改革同微觀治理機制相脫離。無論是維持傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式，還是片面以改革取代控制的觀念，對企業(yè)的發(fā)展都是不利的，這些認識上的偏差都將阻礙企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展和完善，也是造成企業(yè)內(nèi)部控制薄弱的根本原因。

二、企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

采購業(yè)務作為生產(chǎn)的準備階段，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分。采購與銷售環(huán)節(jié)主要面向市場，在市場經(jīng)濟條件下，采購與銷售控制對企業(yè)內(nèi)部目標的實現(xiàn)具有決定性作用。由于市場環(huán)境的復雜性，使采購與銷售控制的難度和復雜性加大。采購業(yè)務主要表現(xiàn)為貨幣流與物資流、企業(yè)內(nèi)與企業(yè)外的相互交織、相互影響。因此，采購業(yè)務領(lǐng)域是經(jīng)濟犯罪的重要滋生地，也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。建立、完善企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度，不僅可以堵塞漏洞，消除隱患，杜絕經(jīng)濟犯罪的發(fā)生，也是財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》的基本要求。

1.材料采購控制點的設立

材料采購一般包括五個控制點，即申請、計劃、合同、驗收、入庫。市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)之外的各種環(huán)境都可能會對企業(yè)的采購業(yè)務帶來影響，比如企業(yè)所需材料的市場的壟斷程度，供應商的產(chǎn)品特色等等，為此，采購業(yè)務應根據(jù)實際情況引入市場調(diào)研和招投標這一控制點，以了解供應商的信用、規(guī)模、質(zhì)量、價格等信息，避免決策失誤，保證采購材料的價格最低、質(zhì)量最優(yōu)、合同履約對企業(yè)有利，杜絕不正之風。

2.采購業(yè)務內(nèi)部控制的內(nèi)容

（1）材料采購的請購單控制制度。為使材料既滿足生產(chǎn)需要，又防止由于材料過多而造成的資金成本和材料積壓風險，在確定材料采購時，須由材料的使用部門根據(jù)未來一定期間的需用量提前通知材料保管部門，由保管部門根據(jù)現(xiàn)有材料的庫存量計算出請購量后，正式提交請購單。

（2）訂貨控制制度。訂貨過程由采購部門完成。采購部門憑被批準執(zhí)行的請購單辦理訂貨手續(xù)，在正式訂貨之前，采購部門須向多家供應商發(fā)出詢價函，獲取報價單后詳細比較各供應商貨物的價格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時間和供應商信譽等有關(guān)資料，初步確定入圍的供應商并準備談判。然后根據(jù)談判結(jié)果簽訂訂貨合同，并將訂貨合同副本或訂貨合同附屬的訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、保管和財務等有關(guān)部門，以供有關(guān)部門合理安排各自環(huán)節(jié)的業(yè)務。在訂貨控制制度中，核心點是對購貨詢價、簽訂合同的控制和訂貨單的控制。

（3）經(jīng)濟訂貨量的確定。經(jīng)濟訂貨量是指材料采購和保管的費用最低的訂貨量。一般情況下，如果一次購貨的數(shù)量多，購入單價就相對低，但購入后需自行保管尚未領(lǐng)用的材料即會增加材料儲存費用；反之，儲存費用低而購入單價相對高。企業(yè)需在儲存費用和購入單價之間權(quán)衡，選擇使購買和保管的費用最低即材料成本最低的訂貨量。

（4）材料驗收控制制度。企業(yè)訂購的材料到貨時須由保管部門和使用部門驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量和質(zhì)量兩個方面。保管部門根據(jù)訂貨單和供貨方發(fā)貨單驗收合格的材料入庫后，及時填制“收料單”一式數(shù)聯(lián)，分別傳送給采購部門和財務部門。材料驗收控制制度的核心是確保所購材料符合預定的品名、數(shù)量和質(zhì)量標準，明確保管部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責任。

（5）付款控制制度。材料驗收業(yè)務完成后，財務部門根據(jù)審核無誤的原始憑證，及時記錄材料的增加和銀行存款的減少或應付賬款的增加。對材料的核算必須根據(jù)企業(yè)整體的管理要求設置一級賬戶和明細賬戶，并按數(shù)量和金額進行記錄，確保材料采購計入適當?shù)馁~戶和適當?shù)臅嬈陂g，并合理地安排付款進度。

三、企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

與采購環(huán)節(jié)相比，生產(chǎn)過程控制的主動權(quán)完全掌握在企業(yè)手中，因而生產(chǎn)過程的控制應力爭做到萬無一失。產(chǎn)品的生產(chǎn)過程從制定生產(chǎn)計劃開始，進入產(chǎn)品生產(chǎn)，直到產(chǎn)品完工后驗收入庫。生產(chǎn)過程中，產(chǎn)品生產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、單位產(chǎn)品生產(chǎn)成本等直接影響企業(yè)產(chǎn)品的銷售利潤和存貨質(zhì)量，進而直接影響企業(yè)的經(jīng)營成果和財務狀況。因而，企業(yè)要實現(xiàn)最佳的經(jīng)營成果和保持良好的財務狀況，必須建立一套嚴密的產(chǎn)品生產(chǎn)控制制度。

1.生產(chǎn)計劃控制制度

生產(chǎn)計劃控制是整個生產(chǎn)業(yè)務內(nèi)部控制的起點，也是會計監(jiān)控與核算的依據(jù)。這項控制包括兩個方面：第一，確定生產(chǎn)品種或產(chǎn)品批別。即根據(jù)企業(yè)的銷售計劃和現(xiàn)有產(chǎn)品存貨水平來確定生產(chǎn)量，既避免產(chǎn)品積壓，又要防止出現(xiàn)缺貨損失。第二，制定生產(chǎn)計劃。制定生產(chǎn)計劃時既要明確生產(chǎn)開始日期、完工日期、產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量標準以及耗用材料、工時、占用設備等技術(shù)指標，還必須盡可能準確地估算產(chǎn)品生產(chǎn)成本，以保證所生產(chǎn)的產(chǎn)品具有競爭力，為成本控制奠定基礎(chǔ)。

2.產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算控制制度

產(chǎn)品生產(chǎn)過程開始后，原材料的領(lǐng)用、工時的耗用和機器設備的磨損等各種生產(chǎn)費用隨之發(fā)生了。將各種費用及時歸集到產(chǎn)品中，準確地計入每種及每件產(chǎn)品，進行產(chǎn)品成本核算，并監(jiān)督生產(chǎn)費用和產(chǎn)品成本的合法與合理性，對生產(chǎn)耗費進行有效控制，是產(chǎn)品成本核算控制的主要內(nèi)容。

產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算的控制制度主要包括以下方面的工作：（1）定額管理制度。即制定一個切合本企業(yè)實際的料、工、費消耗定額，按定額安排生產(chǎn)并及時分析定額執(zhí)行情況，發(fā)揮定額在控制生產(chǎn)耗費和強化生產(chǎn)管理上的積極作用。（2）材料物資的收、發(fā)、退、清查制度。原材料、在產(chǎn)品、半成品的內(nèi)部轉(zhuǎn)移以及產(chǎn)成品的入庫等，都必須經(jīng)過計量驗收辦理必要的手續(xù)并定期盤點、清查，以明確當事人的經(jīng)濟責任，防止物資的積壓、浪費，保證賬實相符和成本核算信息的準確性、相關(guān)性。（3）原始記錄制度。原始記錄是指利用各種原始憑證，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)生的原材料、燃料、動力和工時的消耗，在產(chǎn)品與半成品的內(nèi)部轉(zhuǎn)移以及產(chǎn)品的檢驗等所進行的最初記錄。（4）內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格制度。要求企業(yè)對原材料、在產(chǎn)品、半成品和內(nèi)部互相提供的勞務等制定內(nèi)部轉(zhuǎn)移價格，進行內(nèi)部結(jié)算與考核。

3.產(chǎn)品質(zhì)量保障制度

產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)的生命線，不僅直接決定企業(yè)當期的銷售收入，還關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品的品牌和企業(yè)的聲譽。因此，企業(yè)必須建立全面質(zhì)量管理制度，建立質(zhì)量保證體系，嚴格產(chǎn)品質(zhì)量測試。

四、銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度

企業(yè)銷售環(huán)節(jié)包括向顧客收受訂貨單、核準賒銷、開列銷貨發(fā)票、催收貨款等多個環(huán)節(jié)。企業(yè)需要建立、健全銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，避免因內(nèi)部控制不當而出現(xiàn)資產(chǎn)損失以及會計記錄失真。

1.訂單控制制度

訂單控制制度要求企業(yè)根據(jù)不同的客戶和銷售方式設計多種訂單樣式，既滿足企業(yè)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)工作、相互制約的需要，又符合市場及客戶的需求。

2.銷售價格政策控制制度

企業(yè)應制定統(tǒng)一的產(chǎn)品銷售價格目錄，因地、因時實施靈活的商業(yè)折扣和現(xiàn)金折扣，并建立相應的授權(quán)批準制度。

3.收款業(yè)務控制制度

收款業(yè)務關(guān)系到企業(yè)資金的回籠。收款業(yè)務主要應最好以下方面的工作：（1）及時與客戶對賬，具體可采用上門對賬和信函對賬等方式。（2）現(xiàn)金折讓的核準，現(xiàn)金折讓對是客戶提早付款而給予的價格優(yōu)惠，為盡快回籠資金，企業(yè)應建立現(xiàn)金折讓標準，鼓勵客戶盡早付款。（3）應收賬款的管理和考核制度。企業(yè)應設立貨款回收的效績評估標準，如：應收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期率、呆賬率等，應對銷售人員進行考核以獎優(yōu)罰劣。對于逾期的未收款，企業(yè)應針對客戶采用多種催收方式，實施應收賬款考核制度。

4.銷貨發(fā)票控制制度

產(chǎn)品發(fā)出后向客戶開具銷貨發(fā)票既是企業(yè)銷售成立的標志，也是向客戶收取貨款的依據(jù)。如果在向客戶開出銷貨發(fā)票時缺乏有效控制，不僅會導致舞弊行為的發(fā)生，還會造成營業(yè)收入的記錄不準確。

5.銷售退回控制制度

退貨業(yè)務直接影響企業(yè)的信譽和銷售收入，直接抵減企業(yè)的經(jīng)濟效益，因此，企業(yè)應建立退貨業(yè)務控制制度。具體包括：（1）建立退貨損失控制制度，強化采購、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)人員的責任意識，減少不必要的損失。（2）設立相對獨立的銷貨爭議處理機構(gòu)，嚴格退貨、索賠、銷售折讓審批制度，對于無法避免的銷售退回，嚴格退貨驗收和退款審查。（3）理順銷售折讓和銷售退回的憑證流轉(zhuǎn)程序，保證會計記錄的可靠性。

良好的內(nèi)部控制既能防錯糾弊，又能促進經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益。企業(yè)在建立內(nèi)部控制制度時應認真總結(jié)、科學分析、合理設計，建立或完善內(nèi)部控制制度，在激烈的市場競爭中提升企業(yè)競爭力。

（作者單位：葛洲壩集團項目管理有限公司）