電力科技檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

齊麗莉

電力科技檔案作為科技檔案的重要組成部分，它主要是在電力建設(shè)的事業(yè)中形成的用于歸檔保存的電力科技的文件材料，電力建設(shè)的事業(yè)主要包括科研、管理、生產(chǎn)、施工、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、規(guī)劃、科研等一系列活動(dòng)。電力科技檔案既凝結(jié)了先人的種種心血和智慧，包含了種種成功經(jīng)驗(yàn)以及失敗教訓(xùn)，也是科技人員其技術(shù)思想存在形式，它記載著許多與電力戰(zhàn)線相關(guān)的寶貴信息。電力科技檔案不僅成為了工程完成驗(yàn)收交付使用必備條件，也為以后工程的技改、續(xù)建、擴(kuò)建、維修、管理等提供了主要依據(jù)，因此高效電力科技檔案管理工作可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

對(duì)電力科技檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的理解

切實(shí)做好電力科技檔案管理工作，可以提高電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。電力科技檔案是電力科學(xué)及其技術(shù)的載體，為了讓電力科技檔案在工程建設(shè)中充分發(fā)揮其作用，創(chuàng)造最大經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)檔案的管理人員都為其付出了全部管理勞動(dòng)。管理電力科技檔案絕不僅僅是裝裝訂訂、抄抄寫寫，將電力科技相關(guān)材料變成卷冊(cè)樣式簡(jiǎn)單勞動(dòng)，它需要廣大科技人員和檔案管理工作者相互幫助，無論在電力科技相關(guān)材料的保管、收集、利用、編目、立卷、分卷上，還是在計(jì)算機(jī)的檢索、圖紙的復(fù)制等現(xiàn)代化的管理手段上，又或者是在檢索工具編制、著錄標(biāo)引等過程中其都凝結(jié)了檔案人員辛勤勞動(dòng)，檔案人員勞動(dòng)和科技人員勞動(dòng)密不可分。檔案工作者不僅是確立檔案其關(guān)系的主體，同樣也是保證檔案價(jià)值其關(guān)系轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的主體。無論在認(rèn)知檔案屬性，還是在把握社會(huì)需求上都離不開檔案人員勞動(dòng)和科技人員的實(shí)踐，檔案屬性和社會(huì)需求之間的關(guān)聯(lián)直接決定著檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，因此只有牢牢把握住他們的關(guān)聯(lián)，做好電力科技檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

電力科技檔案管理現(xiàn)狀

一、電力科技檔案管理的制度不完善。據(jù)有關(guān)電力科技檔案管理實(shí)踐工作調(diào)查顯示根據(jù)，要想檔案管理工作向更高層次、更科學(xué)方法發(fā)展還需要做到制度化、組織化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化。目前的電力科技檔案管理工作存在的現(xiàn)狀是檔案管理已經(jīng)具備了一定規(guī)模，但是檔案管理在各部門間發(fā)生了一定脫節(jié)，電力科技檔案被分散保管于各個(gè)部門，檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案的管理認(rèn)識(shí)不夠，大多實(shí)行的信袋式的簡(jiǎn)單管理，在很大程度上影響著查閱速度。

二、對(duì)電力科技檔案管理重視程度不夠。電力科技檔案管理工作一直是項(xiàng)默默無聞工作，電力科技檔案管理工作也不例外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員往往注重組織、認(rèn)識(shí)、財(cái)務(wù)等方面管理，卻忽視了檔案的管理工作，然而檔案管理卻是工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力科技檔案管理的重視程度不夠，不知道檔案材料其實(shí)是工程建設(shè)的重要信息來源，是重要信息的資源庫。電力科技檔案管理在長時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)狀態(tài)，其管理服務(wù)的質(zhì)量也難以提高。

三、電力科技檔案管理人員的整體水平偏低。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，對(duì)人員的素質(zhì)要求也越來越高，因此對(duì)電力科技檔案管理人員的要求也相應(yīng)的提高，只有電力科技管理人員的整體水平提高了，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，但是目前卻存在著電力科技檔案管理人員水平普遍偏低的現(xiàn)象，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)有時(shí)甚至還是采取傳統(tǒng)的管理方式，大大降低了工作效率。

四、電力科技檔案管理的科學(xué)技術(shù)水平不高。隨著信息化時(shí)代的到來，文檔一體化、電子文件、辦公自動(dòng)化等新鮮事物也相繼出現(xiàn)，因此檔案的形式方式也發(fā)生了巨大變化。新的檔案管理與使用方式和以往的紙質(zhì)版檔案管理工作完全不同，因此采取傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)水平和模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化要求。檔案材料從起草到修改和印發(fā)都需要計(jì)算機(jī)的幫助，它具備便于復(fù)制特征，原始的形式特征和記錄性內(nèi)容已經(jīng)不存在。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理較為安全穩(wěn)定，現(xiàn)在電子文件管理易損耗、穩(wěn)定性差，因此采用現(xiàn)代化的管理手段幫助解決原始信息在電子文件中長期保存的問題還需我們進(jìn)一步的探討。

提高電力科技檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的措施

一、完善電力科技檔案管理制度。電力科技檔案文件材料的收集工作是項(xiàng)貫穿于工程建設(shè)全過程的長期工作。從事檔案管理工作，如果僅僅抓住以往規(guī)律進(jìn)行管理，雖然也能夠較好完成一定任務(wù)，但為了在本質(zhì)上做好電力科技檔案的管理工作還須進(jìn)一步建立一套科學(xué)、完整的管理方法和制度。完善電力科技檔案管理制度需要在獎(jiǎng)勵(lì)處罰、管理體系、職責(zé)分工、組織領(lǐng)導(dǎo)等各方面都給予明確的規(guī)定，對(duì)相關(guān)文件材料的收集、形成、分類、歸檔范圍、立卷歸檔、整理和完工時(shí)文件的編制、驗(yàn)收等都要做出具體的要求。工程建設(shè)在開始后檔案人員要向各單位發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要發(fā)放該企業(yè)項(xiàng)目文件其歸檔制度的說明，使得無論在資料收集，還是在竣工資料編制方面都做到標(biāo)準(zhǔn)一致、有章可循、職責(zé)分明，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力科技檔案管理的重視程度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視電力科技檔案管理工作，改變傳統(tǒng)只注重組織、認(rèn)識(shí)、財(cái)務(wù)等方面管理，忽視檔案管理的觀念，不斷增強(qiáng)對(duì)電力科技檔案管理工作的使命感和責(zé)任心，必要時(shí)還需建立工程檔案管理組，根據(jù)工程的實(shí)際情況對(duì)電力科技檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)核查，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)提早的處理，從而不斷優(yōu)化電力科技檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

三、提高電力科技檔案管理人員的整體素質(zhì)。全面提升電力科技檔案管理工作質(zhì)量和效率的前提就是提高電力科技檔案管理人員的整體素質(zhì)，只有保證了電力科技檔案管理人員的素質(zhì)才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。作為電力科技檔案的管理人員，不僅要牢牢掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，還需學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)。為了提高電力科技檔案管理人員的整體素質(zhì)首先必須對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，教授檔案管理基本業(yè)務(wù)的知識(shí)和計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)的使用。其次要讓檔案管理人員深入到工程建設(shè)中，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)與培訓(xùn)，為檔案管理工作在日后走上科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道打好基礎(chǔ)。

四、加強(qiáng)電力科技檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)和核心就是加強(qiáng)建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，同時(shí)它也是工程建設(shè)主題。所謂數(shù)據(jù)庫就是采用先進(jìn)信息技術(shù)來對(duì)資料、信息進(jìn)行科學(xué)管理以及方便使用。建立電力科技檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)需要長期的努力，它是項(xiàng)艱巨任務(wù)，需要經(jīng)過由單一到群體、由低到高的漸進(jìn)過程。如果能夠?qū)⒏鲉挝坏臋n案目錄庫與數(shù)據(jù)庫提高完善結(jié)合起來，并且采用網(wǎng)絡(luò)連接的形式來開放分布式的數(shù)據(jù)庫群，就會(huì)大大提高電力科技檔案管理的技術(shù)水平，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

綜上所述，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)和前提就是做好電力科技檔案管理工作。為了有效提高電力科技檔案管理工作水平和質(zhì)量必須完善電力科技檔案管理制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力科技檔案管理的重視程度、提高電力科技檔案管理人員的整體素質(zhì)和加強(qiáng)電力科技檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，只有做好了以上四個(gè)方面，產(chǎn)生保證電力科技檔案管理工作的順利進(jìn)行，才能進(jìn)一步提升經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：福建水口發(fā)電集團(tuán)有限公司）