談高校檔案管理模式的發(fā)展與問題

蘇梅

（河南大學(xué)藝術(shù)學(xué)院，河南開封475001）

談高校檔案管理模式的發(fā)展與問題

蘇梅

（河南大學(xué)藝術(shù)學(xué)院，河南開封475001）

高校檔案管理模式的發(fā)展趨勢是傳統(tǒng)的檔案管理模式走向現(xiàn)代化的檔案管理模式。高校各檔案部門應(yīng)從轉(zhuǎn)變思想意識，樹立新的觀念入手，以提高人員素質(zhì)為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為教學(xué)、科研提供最大效益的服務(wù)。

高校檔案工作 管理模式 發(fā)展趨勢 存在問題 措施

高校檔案是高等院校在從事教學(xué)、科研及管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它歷史地記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在每一項(xiàng)工作活動的過程，記錄著失敗與成功的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)。如：我院利用百年校慶，通過“校歌”、“圖片”、“文字資料”、“聲像資料”等多種形式來再現(xiàn)我院的歷史，了解我院艱辛、輝煌的過去，了解我院從建院到今天，值得驕傲與自豪的專家學(xué)者與優(yōu)秀學(xué)子，他們的成功無不閃耀著自強(qiáng)不息、艱苦奮斗的精神。這些名師名生使大學(xué)生學(xué)有榜樣，從而更加熱愛母校，熱愛所選擇的專業(yè)，激發(fā)他們立志成才的雄心壯志。因此，檔案管理工作是學(xué)校重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。隨著改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容。高校檔案現(xiàn)代化的管理模式也迫在眉睫。

一、高校檔案管理的范疇、性質(zhì)及特點(diǎn)

高校檔案包括高校從招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，包括檔案資源管理和檔案中所包括的信息管理兩部分內(nèi)容。就工作性質(zhì)而言，高校檔案工作是一種專門的管理活動，作為專門負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。就工作特點(diǎn)而言，檔案管理活動與其他文獻(xiàn)管理活動一樣，包括信息的輸入、儲存、加工、輸出等這樣一個信息傳輸?shù)倪^程，是一種信息控制系統(tǒng)，但它又有自己的特點(diǎn)：（1）檔案資源積累過程的緩慢性。檔案資源的積累靠的是檔案管理者平時的用心，如：校領(lǐng)導(dǎo)出國訪問、專家講學(xué)、校重大活動等的聲像、圖片、文字等資料，各院的教學(xué)活動、教務(wù)材料收集、整理、歸檔等。（2）檔案管理過程的階段性。（3）檔案管理活動對檔案形成者的依附性。（4）檔案管理工作對社會的相對封閉性。為此，我國對高校檔案管理工作的基本要求：完整性、完全性、科學(xué)性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、現(xiàn)代化。

二、高校檔案管理模式的發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式是人工管理模式，在人工管理模式下，檔案資料的長期積累產(chǎn)生了大量的信息與資料，使得文件的歸檔及檢索都極其繁瑣，對于文檔的更新與維護(hù)也存在著很多困難，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作效率，同時檔案接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。而現(xiàn)代化的檔案管理模式是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，其優(yōu)越性有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些特點(diǎn)能極大地提高檔案管理效率及利用工作的水平，也是高校檔案管理走向正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的重要條件。因而，高校檔案管理模式的發(fā)展趨勢是傳統(tǒng)的檔案管理模式走向現(xiàn)代化的檔案管理模式。

三、當(dāng)前存在的問題

1.各級管理層次檔案意識薄弱。

大部分檔案來源于基層單位即各教學(xué)院（系）、管理職能部門，但許多基層單位并沒有制定和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則，缺乏規(guī)范化的操作程序。很多院（系）的檔案管理人員為兼職，沒有受到專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，甚至有的兼職檔案管理人員連教學(xué)檔案的歸檔范圍，保存期限和立卷歸檔的原則，以及立卷歸檔的程序都知之甚少，檔案意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保存等常規(guī)性的工作，建立檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。鑒于對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致了歸檔材料的不齊全或不完整。

2.歸檔內(nèi)容程式化。

高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化發(fā)展趨勢，使高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大大增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣，還用傳統(tǒng)的檔案管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠時代發(fā)展的需要，還有部分院（系）對檔案管理重視程度不夠，資金投入和物質(zhì)保障跟不上，教學(xué)檔案還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，工作效率低，還增加了師生檢索和資料查詢的工作量和工作難度，已不適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要。

3.管理體制不完善、手段落后。

高校院（系）處于教學(xué)、科研和管理的第一線，是教學(xué)檔案最直接的來源，對其資料的收集和整理如果沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制，將嚴(yán)重影響教學(xué)檔案的質(zhì)量。有些高校仍然采用原有陳舊的管理模式，在當(dāng)今電子技術(shù)飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時代下，有的高校檔案部門硬件設(shè)備落后，軟件還使用單機(jī)板，更新不及時。而目前我國大多數(shù)高校對檔案管理主要依賴傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率低，無法滿足學(xué)校和社會各方面的需要，特別是難以適應(yīng)高校評估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。

四、措施

1.加強(qiáng)檔案意識、增強(qiáng)服務(wù)意識、提高專兼職隊(duì)伍素質(zhì)和服務(wù)水平。

檔案形成者的檔案意識與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系。要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案管理重要性的宣傳。高校檔案館要定期召開檔案工作會議，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國家有關(guān)法令，學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》，增強(qiáng)各級檔案管理人員的檔案意識，落實(shí)各級教學(xué)檔案責(zé)任制。專職檔案管理人員要定期對院（系）兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識，如：《文書學(xué)》、《檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案學(xué)概論》、《檔案保護(hù)技術(shù)》等。院（系）兼職檔案管理人員處于教學(xué)、科研和管理的第一線，對此加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識的教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案信息的保密意識、傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，教學(xué)檔案管理者要解放思想、更新觀念，從封閉的檔案管理機(jī)制中擺脫出來，加強(qiáng)各類教學(xué)檔案的編研工作，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理工作，提高檔案的利用價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)，將電子檔案歸檔，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，方便師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。

2.科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

第一，改變過去那種沒有行政管理制度和文件傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案工作有據(jù)可查、有法可依、有規(guī)范的指導(dǎo)，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。第二，對院（系）各方面的檔案管理工作進(jìn)行明確分工，指定專人或兼職負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)一致。各院（系）的教學(xué)工作、科研工作、文書工作都應(yīng)由不同人員分別承擔(dān)，實(shí)施分頭管理、明確分工、協(xié)調(diào)一致?！耙獦淞⒋髾n案意識、大文獻(xiàn)意識，用‘整體功能大于部分功能之和’的系統(tǒng)論觀點(diǎn)來指導(dǎo)檔案工作”［1］，這樣可以集眾人之力，收集體之功。第三，對各類檔案進(jìn)行具體管理。

3.利用現(xiàn)代化手段管理檔案。

利用現(xiàn)代化手段管理檔案，既是檔案工作發(fā)展的必然，又是提高檔案工作管理水平和檔案工作效率的一項(xiàng)重大措施。早已有論者指出：“隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還將發(fā)生新的變化?！保?］為此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為檔案管理工作創(chuàng)造條件，購置先進(jìn)設(shè)備，使檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平提高到一個新層次。為此，高校檔案信息化建設(shè)需要：第一，需求分析。調(diào)查現(xiàn)有檔案資源情況，了解業(yè)務(wù)部門實(shí)際需要，尋求學(xué)校主管部門支持，這一系列問題得到明確解答，檔案信息化才能成為可能。同時應(yīng)該吸取其他檔案部門的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，解決檔案信息化面臨的瓶頸問題，然后制定信息化的模式，這一步需要檔案業(yè)務(wù)部門、歸檔部門、開發(fā)人員共同參與。第二，信息化目標(biāo)的確定。這項(xiàng)工作不僅要看到當(dāng)前，而應(yīng)著眼于未來。根據(jù)檔案部門的發(fā)展和學(xué)校信息化水平的推進(jìn)，制定出短期和中長期發(fā)展規(guī)劃。第三，信息化團(tuán)隊(duì)構(gòu)建。由于分工和定位不同，信息化團(tuán)隊(duì)需要管理型人才、研究型人才、業(yè)務(wù)型人才等不同角色。用現(xiàn)代化手段管理檔案，需要一批具有檔案管理與服務(wù)、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)庫加工與分析、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字檔案經(jīng)營與管理等方面的人才，建立一支與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案人才隊(duì)伍，才能有利于信息化檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。第四，信息資源體系整合。如：校內(nèi)信息資源整合、優(yōu)化館藏檔案目錄、構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)等等。

4.搞好檔案的開發(fā)利用。

搞好檔案資料的開發(fā)利用，使其為學(xué)校各項(xiàng)工作的改革發(fā)展服務(wù)是檔案管理工作的中心任務(wù)和最終目的，是檔案工作者諸環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。它決定著檔案工作的發(fā)展方向，也是衡量檔案工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理人員要做好檔案的開發(fā)利用工作，首先要明確指導(dǎo)思想和要求，其次要認(rèn)真做好檔案的利用開發(fā)服務(wù)工作，及時、準(zhǔn)確、有效地為教學(xué)管理和教學(xué)改革服務(wù)，在服務(wù)中體現(xiàn)檔案利用工作的價值。

總之，現(xiàn)代化的檔案管理是一項(xiàng)運(yùn)用多種科學(xué)知識、多種專業(yè)配合、多種部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作。在知識經(jīng)濟(jì)時代，信息檔案管理事業(yè)作為繼承和保護(hù)與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一小部分將對科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步產(chǎn)生重大影響，占有舉足輕重的地位。高校檔案現(xiàn)代化管理即信息化建設(shè)對高校檔案管理模式和管理工作人員都提出了更高更新的要求。為此，高校各檔案部門應(yīng)從思想意識的轉(zhuǎn)變，樹立新的觀念入手，以提高人員素質(zhì)為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為教學(xué)、科研提供最大效益的服務(wù)。

［1］姜之茂.資源共享與檔案館.中國檔案，1999，12.

［2］馮惠玲，張輯哲主編.檔案學(xué)概論.中國人民大學(xué)出版社，2001：57.