高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新與大學(xué)生就業(yè)

郭 蓉

(三明學(xué)院 檔案室,福建 三明 365004)

高校學(xué)生檔案翔實(shí)地記錄每位學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加校內(nèi)、外社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，現(xiàn)在不少用人單位錄用大學(xué)畢業(yè)生都要以檔案為主要依據(jù)，了解畢業(yè)生在校期間的學(xué)習(xí)、工作和生活等方面的表現(xiàn)，作為錄用的參考.因此，高校學(xué)生檔案對大學(xué)生今后的人生起著重要的作用.但目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著一些問題，需要加以思考、解決.

1 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1.1 高校學(xué)生檔案形式單一、內(nèi)容不全

不少高校學(xué)生檔案的歸檔范圍仍然是高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績表、獎(jiǎng)懲文件、入黨入團(tuán)材料、報(bào)到證存根、體檢表、推薦表等資料.這些材料不能全面反映學(xué)生思想道德、心理素質(zhì)、專業(yè)技能，使得用人單位不能通過其對大學(xué)生能力“一見就知”.在這種情勢下就會(huì)造成兩方面抱怨聲，用人單位無從真實(shí)了解大學(xué)生的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，繼而只能看畢業(yè)生的學(xué)歷和證書，這就難免造成用人單位片面追求高學(xué)歷的惡性循環(huán)；另一方面，那些有創(chuàng)造性思維，有組織能力的大學(xué)畢業(yè)生，學(xué)籍上成績平平，造成就業(yè)四處碰壁.試想想在任何一個(gè)校園里，成績總是會(huì)有差異，而成績居中的人又是占了絕大多數(shù).

1.2 檔案管理工作人員對新出臺(tái)的規(guī)章制度了解甚少

從新世紀(jì)以來，隨著高校招生的擴(kuò)大化、規(guī)模化，高校的教育行為也日益法制化、成熟化.為了加強(qiáng)和深化高校檔案工作規(guī)范化管理，2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》(27號令).雖然文件有傳達(dá)，但是不能形成檔案管理規(guī)范的氛圍，部分學(xué)校不能認(rèn)真貫徹落實(shí)27號令精神，不能及時(shí)修定檔案工作各項(xiàng)制度，從高校領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員不能很好的將理論聯(lián)系實(shí)際，科學(xué)有序的學(xué)習(xí)應(yīng)用文件內(nèi)容，促進(jìn)高校檔案管理工作上新水平.

1.3 高校學(xué)生檔案管理混亂，影響學(xué)生就業(yè)

(根據(jù)教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校學(xué)生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理)但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案沒有單獨(dú)的人員管理，成為某些行政管理部門的附屬任務(wù).出現(xiàn)多種管理方式：有的高校把學(xué)生檔案放學(xué)生工作管理部門；有的高校把學(xué)生檔案放在學(xué)生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個(gè)學(xué)院 (系)，實(shí)行分散管理.不論哪種管理方式，大多數(shù)高校，一般都是在大學(xué)生臨近畢業(yè)才突擊整理檔案，這就導(dǎo)致工作人員的工作量驟然增大，進(jìn)而檔案的質(zhì)量肯定是粗制濫造，良莠不齊，再加上工作人員沒有制度約束的意識(shí)，對檔案進(jìn)行隨意更改、涂寫，嚴(yán)重影響了大學(xué)生就業(yè)工作.

1.4 管理者對檔案認(rèn)識(shí)模糊，存在千人一面現(xiàn)象

高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長與發(fā)展過程中全面的重要信息，學(xué)生檔案的記錄工作本身與學(xué)生是脫鉤的，學(xué)生很難看到檔案中的內(nèi)容，即使檔案與實(shí)際不符，學(xué)生也毫不知情.部分學(xué)校檔案的記錄過程中，各系(院)學(xué)生管理工作人員往往是根據(jù)自己主觀的認(rèn)識(shí)對學(xué)生進(jìn)行妄加推測或者都將學(xué)生的信息進(jìn)行模板化的填寫，導(dǎo)致很多大學(xué)生在檔案中除姓名、性別、戶口所在地不同外，其它信息是千篇一律，如出一轍，這就給用人單位篩選人才造成困難，不能滿足用人單位對畢業(yè)生的需求.

1.5 檔案格式不統(tǒng)一，內(nèi)容錄入易出錯(cuò)

現(xiàn)階段，各高校檔案的填寫也并沒有統(tǒng)一格式要求，檔案格式是千品萬類，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一.目前我國高校學(xué)生檔案正處于從紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡階段，但是檔案都是先由人工書寫之后再進(jìn)行電腦錄入，本來檔案管理的工作人員最主要的任務(wù)是對檔案的真實(shí)性進(jìn)行審核，但是大部分時(shí)間卻放在這毫無技術(shù)含量的錄入工作中，造成工作人員在對學(xué)生檔案進(jìn)行接收，轉(zhuǎn)出時(shí)會(huì)產(chǎn)生額外的工作量，由于檔案人員工作量加重，進(jìn)而在對檔案進(jìn)行二次錄入時(shí)會(huì)提升錄入的失誤率.

2 以大學(xué)生就業(yè)為導(dǎo)向完善高校學(xué)生檔案管理

新時(shí)期，日益發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)對高校畢業(yè)生的多樣性、多元化需求，用人單位需要了解大學(xué)畢業(yè)生的多方面信息，高校學(xué)生檔案是溝通雙方的重要渠道.針對當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問題，筆者認(rèn)為需要采取如下創(chuàng)新工作.

2.1 增加、完善高校學(xué)生檔案歸檔范圍

為了及時(shí)滿足用人單位對高校畢業(yè)生的了解，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)狀對大學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、身體等方面增加、完善原有歸檔范圍，凸顯當(dāng)今大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)狀況、心理狀態(tài)、個(gè)性特征等全貌，如及時(shí)補(bǔ)充榮獲各類先進(jìn)個(gè)人榮譽(yù)的材料、各類獎(jiǎng)學(xué)金獲得的各類材料、特困生獲準(zhǔn)學(xué)校補(bǔ)助的各類材料，入黨或入團(tuán)學(xué)時(shí)一整套材料，在校期間學(xué)習(xí)各門功課的考試、考查成績，參加校內(nèi)、外各種實(shí)踐活動(dòng)的材料，在校期間健康體檢表等，這樣既有利于畢業(yè)生就業(yè)，也有利于他們今后的發(fā)展.

2.2 健立健全規(guī)章制度，提高領(lǐng)導(dǎo)支持信任度

學(xué)生檔案工作的發(fā)展不是檔案工作人員單方面的努力就能取得突破性成果，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持與信任.首先，要結(jié)合本校實(shí)際，健立健全學(xué)生檔案管理制度，從大學(xué)生的檔案中分析高校教學(xué)教育質(zhì)量，根據(jù)就業(yè)形勢的壓力，引導(dǎo)大學(xué)生良性發(fā)展；其次，建立同領(lǐng)導(dǎo)溝通的工作基礎(chǔ)，檔案管理人員自身要做到有話敢說、有理敢講，就需要檔案管理工作人員平時(shí)熟讀各項(xiàng)檔案管理的法律法規(guī)，了解檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，提高自身的業(yè)務(wù)水平，這樣才能提高領(lǐng)導(dǎo)的信任度.

2.3 實(shí)行學(xué)生檔案統(tǒng)一管理，樹立檔案管理者高度責(zé)任心

根據(jù)學(xué)校實(shí)情，大學(xué)生在跨入高校大門時(shí)，學(xué)生檔案就采取某個(gè)部門集中統(tǒng)一管理，便于維護(hù)檔案的完整性、安全性.大學(xué)生檔案關(guān)系到他們一生，是今后人事檔案的基礎(chǔ)，一份完整的畢業(yè)生檔案是用人單位的重要依據(jù)，是其邁入社會(huì)大門的必要條件，是學(xué)生今后在升職晉級、出國深造等方面起著重要作用的憑證，因此，學(xué)生檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論知識(shí)，樹立高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，必須做到不厭其煩、專心細(xì)致對學(xué)生的各種材料一經(jīng)形成，就要盡快進(jìn)行歸檔、整理、保存，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、齊全性.

2.4 增加檔案透明度，與學(xué)生即時(shí)“溝通”

大學(xué)生檔案作為記錄個(gè)人信息內(nèi)容的文字材料，發(fā)揮著重要依據(jù)和參考的作用，但是檔案具有嚴(yán)格的保密性，就連本人也不清楚檔案記錄的內(nèi)容，只有專業(yè)人員才有權(quán)查看閱讀.如果在一定范圍內(nèi)適當(dāng)增加檔案的透明度，最主要是增加學(xué)生本人與檔案的互動(dòng)交流，可以及時(shí)更新檔案信息，完善檔案內(nèi)容，使得學(xué)生可以對自己的思想進(jìn)行反省與糾正，在成長中進(jìn)步，準(zhǔn)確定位學(xué)生的性格特點(diǎn)，有利于學(xué)生個(gè)人的就業(yè)與發(fā)展，更好地服務(wù)社會(huì).

2.5 加強(qiáng)檔案管理工作的信息化管理開發(fā)

檔案管理的信息化系統(tǒng)開發(fā)需要亟待解決，首先國家應(yīng)該制定一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一紙質(zhì)檔案的格式(包括檔案填寫的紙張，版面的內(nèi)容，字體的大小)，這樣有利于檔案的整理以及轉(zhuǎn)入調(diào)動(dòng)所引起二次錄入帶來不必要的失誤率，為進(jìn)一步開發(fā)檔案電子掃描系統(tǒng)提供了有針對性的研究，從而可以大大降低社會(huì)勞動(dòng)力，使得專有的管理人員可以做到一心一意做好本職工作，而不再是越俎代庖.

總之，高校檔案建設(shè)在不斷發(fā)展，提升大學(xué)生就業(yè)能力是我們每一位高校管理工作人員必須進(jìn)行探索的方向，只有不斷地進(jìn)行思考，不斷地進(jìn)行工作總結(jié)，不斷地進(jìn)行工作創(chuàng)新，高校的學(xué)生檔案建設(shè)才能真正做到聯(lián)系大學(xué)生實(shí)際，切實(shí)幫助解決大學(xué)生就業(yè)問題.

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