實行遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的思考

王昕 孫東建 （天津市醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)信息研究所 天津300074）

據(jù)統(tǒng)計，我國科研論文發(fā)表總量的年增長率已超過10%。[1-2]期刊編輯部的收稿量迅速增加，使編輯部管理稿件的壓力增加。傳統(tǒng)的人工稿件管理模式已經(jīng)很難應(yīng)對大量稿件的信息流程管理、出版管理、財務(wù)管理以及公文的處理等工作，更無法適應(yīng)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時代信息交流的要求。[3]通過遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)投稿、審稿、編輯、出版等編輯出版全過程的網(wǎng)絡(luò)化，為期刊發(fā)展提供了更為廣闊的平臺，且高效、經(jīng)濟，比傳統(tǒng)模式更加靈活。[4]本刊從2009年11月1日開始通過該系統(tǒng)進行收稿、審稿、編輯、出版等工作，現(xiàn)將經(jīng)驗、體會介紹如下。

1 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的基本功能

1.1 存儲審稿專家的信息

編輯部可以將審稿專家的基本信息錄入、存儲在該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，包括：用戶名、密碼、姓名、性別、研究方向、單位地址、E-mail、家庭電話、辦公電話、手機號碼等，以備調(diào)用和查詢。此外，系統(tǒng)還會記錄每個審稿專家的審稿狀況，它反映了目前專家是否有能力審稿。這些信息會幫助編輯準(zhǔn)確、快速的找到審稿專家，提高了編輯的審稿效率。[5]

1.2 收稿

作者首次投稿時，首先登陸本刊網(wǎng)站（http://www.gjszjk.ac.cn）進入本刊網(wǎng)頁，然后在作者區(qū)點擊“在線投稿”進行注冊投稿。投稿前需先進行注冊。點擊“注冊”按鈕，填寫用戶名、密碼、姓名、性別、E-mail、單位、地址、電話等基本信息，注冊成功后返回登陸界面，填寫用戶名、密碼登陸遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。登陸后，可點擊“投新稿件”按系統(tǒng)向?qū)崾具M行投稿。投稿成功后，全文將自動存入系統(tǒng)，待編輯部人員將稿件入庫后，會通過E-mail將“稿件收稿回執(zhí)單”發(fā)給作者，其中包含稿件正式稿號、用戶名及密碼，并要求作者將單位推薦信、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議和稿件審理費通過郵局匯至編輯部。作者的基本信息將由稿件管理系統(tǒng)自動存檔，以便調(diào)出、查詢。

1.3 審稿

網(wǎng)絡(luò)資源為編輯提供了及時、豐富、可靠的各類信息，在稿件的初審、遴選審稿專家以及進行網(wǎng)上審稿中都有著十分重要的作用。[6]一般來說，內(nèi)容編輯首先要對作者來稿進行初審，“要審查論文內(nèi)容是否符合期刊的辦刊宗旨及出版規(guī)范，并在對論文的學(xué)術(shù)水平作初步評估的同時做出取舍”。[7]初審合格后的稿件進入同行評議階段，送相關(guān)專家外審，系統(tǒng)會自動彈出窗口顯示要給審稿專家發(fā)送的E-mail，郵件內(nèi)包含審稿專家的用戶名、密碼、設(shè)計好的審稿單以及稿件的基本信息，編輯預(yù)覽后可將E-mail發(fā)出，郵件同時保存在稿件相關(guān)郵件中。

1.4 接收審稿專家的審稿意見

審稿專家登陸本刊網(wǎng)頁后，點擊“專家在線審稿入口”，登陸后可對編輯部送審的稿件進行審閱。審畢稿件，將意見填寫在審稿單上，提交后審稿單自動保存在遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)內(nèi)，并在相應(yīng)稿件的責(zé)任編輯的工作桌面上提示已審回，編輯部可對稿件進行下一步處理。

1.5 稿件退修或退稿

外審?fù)ㄟ^的稿件，責(zé)任編輯閱讀審稿專家的意見后，將專家意見轉(zhuǎn)達給作者，并經(jīng)E-mail通知作者其稿件需要修改，請作者登陸遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進行查詢。待作者修改合格后再對稿件進行編輯加工，提交二審及終審審閱合格后等待編期。對于外審未通過的稿件，則提交終審，終審?fù)馔烁搴髮＜业木唧w審稿意見以及退稿通知一并轉(zhuǎn)達給作者，這樣做有利于作者、編者及審稿者之間的交流。

2 應(yīng)用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)所需的準(zhǔn)備工作

實現(xiàn)遠(yuǎn)程稿件處理，首要條件是審稿專家、作者均應(yīng)具備一定的計算機網(wǎng)絡(luò)操作能力并會使用E-mail，審稿專家能接收編輯部經(jīng)該系統(tǒng)送審的稿件，并將審稿意見傳回編輯部；作者能夠登陸該系統(tǒng)自行查詢稿件進度、對稿件進行修改等。

本刊于2009年9月始以啟事的形式反復(fù)宣傳本刊將全面使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進行投稿、審稿和修稿，在本刊組辦的全國性學(xué)術(shù)會議和本刊編委會上也反復(fù)講解了使用該系統(tǒng)的意義，并以啟事、網(wǎng)站公告的形式詳細(xì)講解該系統(tǒng)的使用方法。自2009年11月，本刊正式全面使用該系統(tǒng)，并不再接受紙樣稿件。對少數(shù)不了解本刊已使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的作者，編輯經(jīng)信件、E-mail或電話講解本刊施行該系統(tǒng)投稿的基本流程和意義。對于無法使用該系統(tǒng)的作者，編輯部仍接受附有光盤的紙樣稿，由編輯手工將稿件登記到稿件處理系統(tǒng)內(nèi)進行審稿。

3 應(yīng)用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的優(yōu)點

3.1 加快審稿速度

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)顯著縮短了審稿流程。[8]傳統(tǒng)的紙樣稿件審稿時間主要由2個因素決定：①掛號信經(jīng)郵局往返郵寄的時間；②專家審閱稿件的時間。由于本刊審稿專家?guī)缀蹙鶠榧媛殞徃?，審稿的時間長短是有一定彈性的，工作壓力大、社會活動多或?qū)徃骞ぷ鞑恢匾?，審稿的時間就可能延長，反之則可能在很短時間內(nèi)審回稿件。通過稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)可以縮短經(jīng)郵局郵寄的時間，以及信件在雙放收發(fā)室停留的時間，發(fā)E-mail當(dāng)天即可收到。對于需要加急、搶發(fā)的稿件，該系統(tǒng)有明顯的優(yōu)勢，可以通過電話、E-mail等聯(lián)系好審稿專家，兩三天之內(nèi)便可審回?；诰W(wǎng)絡(luò)的編輯部稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的成功運用，可以建立“催審”、“催退”的常規(guī)制度，加上“快速通道”的啟用，均可作為縮短編輯流程的調(diào)控策略。[9]

3.2 縮短修稿時間

未能實現(xiàn)退修稿件的有效“傳遞”，沒有及時完成編輯部與作者間的有效聯(lián)絡(luò)，[9]是造成退修時限延長的主要原因。經(jīng)該系統(tǒng)修稿大幅減少了修稿的往返時間。且編輯部可以建立“催修”的常規(guī)制度，在設(shè)定退修時限后，該系統(tǒng)可以自動顯示需催修的稿件，編輯與這部分稿件作者及時聯(lián)絡(luò)，可以補救退修稿傳遞中出現(xiàn)失誤的稿件，也可以盡早發(fā)現(xiàn)由于“一稿兩投”而不準(zhǔn)備再修回的稿件。

盡管影響稿件刊出的因素有很多種，甚至有的原因很復(fù)雜，難以解決，但無論如何，修稿時間的縮短畢竟解決了其中的部分問題。

3.3 減輕編輯工作壓力

傳統(tǒng)紙樣稿審稿模式下，編輯修稿、退稿時要寫出修稿、退稿意見，還要將專家的審稿意見謄寫在修稿信、退稿信上。經(jīng)遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)修稿、退稿，編輯可以在預(yù)先設(shè)計好的修稿、退稿意見欄中很方便的復(fù)制、粘貼專家和編輯的審稿意見，退修信或退稿信，完成后點擊“保存”，即可經(jīng)E-mail通知作者查看稿件信息，作者還可直接從網(wǎng)絡(luò)上下載版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，簽字后郵寄給編輯部。如此，既減輕了編輯的工作壓力，也使作者、編者、審稿專家之間的交流更便捷、快速。

3.4 便于管理

所有錄入稿件處理系統(tǒng)的信息均自動存檔，可以方便地進行稿件的各種信息統(tǒng)計、查詢。利用存檔的專家信息、作者信息，在日常工作中可以非常方便的查詢所記錄醫(yī)院的具體地址、郵編以及作者和審稿專家的電話、E-mail等，具有很強的靈活性。

3.5 節(jié)省紙張和郵資

傳統(tǒng)紙樣稿稿件處理模式中，需要使用大量的紙張和信封，例如退修信、退稿信、送審單等，費時、費力?，F(xiàn)在，這些工作均可以通過稿件處理系統(tǒng)完成，方便、快捷。此外，由于不必與審稿專家和作者互相郵寄紙樣稿，也為審稿專家（郵寄審畢的稿件）、作者（郵寄新投稿和修改稿）和編輯部節(jié)省了郵資。

Regazzi等[10]研究認(rèn)為，刊物的聲譽、出版周期（文章刊出時限）及讀者身份地位水準(zhǔn)是體現(xiàn)刊物質(zhì)量最重要的3個方面。而遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以通過加快審稿速度、縮短修稿時限等方式有效縮短出版周期，由此可見該系統(tǒng)的應(yīng)用對提高期刊質(zhì)量十分重要。

4 使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)應(yīng)注意的問題

目前科技期刊新的投稿模式雖有如上所述的種種優(yōu)勢，但同時也存在著局限性。[11]

4.1 投稿信任度低

該系統(tǒng)使用初期，投稿者不愿使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進行投稿，或通過系統(tǒng)投稿后，又通過郵寄打印稿再次投稿，致使同一稿件連續(xù)接收、重復(fù)登記。[12]說明稿件處理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性不被投稿者所信任。在嘗試網(wǎng)絡(luò)投稿的同時又郵寄打印稿，在作者看來這是“雙保險”，可以保證編輯部及時收到自己的稿件。對于這個問題，我刊采取的做法是除特殊情況外，拒絕接收任何打印稿，要求作者必須使用遠(yuǎn)程稿件系統(tǒng)進行投稿。對于投遞紙稿的作者也及時與其聯(lián)系，說明本刊的投稿要求。

4.2 E-mail郵路故障

任何原因引起的作者、編輯或?qū)徃鍖＜业腅-mail通路不暢，均可導(dǎo)致三者間的E-mail信箱接收或發(fā)送郵件障礙，以至不能及時收到由系統(tǒng)發(fā)出的通知，這包括電腦的軟、硬件問題：①局域網(wǎng)或個人E-mail故障；②遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)可能被病毒破壞。應(yīng)安裝殺毒軟件，對郵件實時監(jiān)控，定時掃描電腦，及時更新殺毒軟件，確保電腦和E-mail的安全。

4.3 解決邊遠(yuǎn)地區(qū)作者的投稿問題

對一些邊遠(yuǎn)地區(qū)作者來說，確實不具備網(wǎng)絡(luò)投稿的條件?；诖耍究庉嫴吭谑褂眠h(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)期間也同時接受附有光盤的紙樣稿，由編輯進行手工登稿，以便對稿件進行審閱。

4.4 加強審稿隊伍的建設(shè)

本刊使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)一年多以來，多數(shù)審稿專家均能完成網(wǎng)絡(luò)審稿，但尚有部分專家，尤其是年齡較大的專家不會使用該系統(tǒng)進行審稿，對此仍需進一步宣傳網(wǎng)絡(luò)審稿的意義。同時在吸收新的審稿專家時，其能否使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進行審稿也應(yīng)作為考慮因素之一。

5 展望

國內(nèi)外越來越多的期刊開放存取瀏覽。[13]調(diào)查表明，39%的國外期刊有網(wǎng)上預(yù)出版，23%有超前出版，58%有現(xiàn)刊；而國內(nèi)集中上網(wǎng)的期刊98%為滯后出版。相比之下，差距明顯，說明國內(nèi)的期刊出版者未能充分認(rèn)識和利用網(wǎng)絡(luò)的及時性的優(yōu)點。而遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)就是為縮短這個差距提供技術(shù)平臺。[14]編輯出版流程的數(shù)字化、期刊上網(wǎng)是擴大期刊影響、占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)讀者群的有效手段，也是提高編輯部工作效率的重要手段。本刊使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，是實現(xiàn)開放期刊系統(tǒng)[15]的第一步，為將來由紙質(zhì)期刊向網(wǎng)絡(luò)期刊的轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。隨著數(shù)字化期刊的理念不斷深入人心，因特網(wǎng)日新月異的發(fā)展，以及遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的進一步改進升級，相信上述問題都將得到圓滿的解決，該系統(tǒng)的優(yōu)勢也會更加明顯。未來本刊網(wǎng)站將不斷完善，期刊數(shù)字化服務(wù)還將繼續(xù)延伸，例如網(wǎng)上繼續(xù)教育、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)絡(luò)廣告園地、遠(yuǎn)程專家會診等，屆時將更加及時、大量地為廣大讀者提供我國生殖醫(yī)學(xué)、計劃生育領(lǐng)域各方面的信息?！?/p>

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