高校人事檔案管理現(xiàn)代化探討

馬 蓉

（唐山師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，河北 唐山 063000）

高校人事檔案是指高等學(xué)校在各項人事管理活動中形成的，記載和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作業(yè)績的，以個人為單位保存起來以備考查的文字、表格以及其他形式的歷史記錄。人事檔案的材料來源于各種人事管理活動，包括個人履歷表、職工登記表、年終考核表、職稱聘任表、干部任免考核表、獎勵材料、處分決定等有參考利用價值的材料。人事檔案是一個人思想品行、工作經(jīng)歷、政治素養(yǎng)等情況的原始記錄，是個人情況真實的反映。

1 人事檔案的特點和作用

1.1 人事檔案的特點

1.1.1 人事檔案的真實性

真實性是人事檔案內(nèi)在的本質(zhì)要求。每一份人事檔案的來源、形式和內(nèi)容等各方面都必須真實、可靠、完整，那些來源不明確，內(nèi)容不詳實，信息不準(zhǔn)確和沒有經(jīng)過相關(guān)人事部門審核的材料是不能歸入人事檔案的。真實性是人事檔案存在的前提和基礎(chǔ)，沒有真實性，人事檔案就失去了其存在的根本，也就失去了保存和利用的價值。

1.1.2 人事檔案的機密性

人事檔案是一種機密性很強的檔案，這是由它自身的特點和國家的利益決定的。人事檔案是單位考查使用職工的參考和依據(jù)，它既涉及到工作上的重大事件，又關(guān)系到職工的個人隱私，所以人事檔案在很長時間內(nèi)是保密的，不對外開放，任何私自查閱泄露他人的檔案的行為都是違法行為。

1.1.2 人事檔案的專門性

人事檔案是由組織部門、人事部門、勞動部門在人事管理領(lǐng)域形成的文件材料，具有特殊的形成條件和專門的名稱。人事檔案以個人為單位，案卷的內(nèi)容只能是同一個人的相關(guān)材料，是個人專卷，不能與他人材料混雜。否則就會給工作帶來不必要的麻煩，造成嚴(yán)重的后果。

1.1.4 人事檔案的動態(tài)性

人事檔案不像其他檔案從立卷直到銷毀，無論內(nèi)容還是形式都不變動。人事檔案從組建之日就是動態(tài)的、不斷更新的。內(nèi)容上，檔案當(dāng)事人的個人情況總是處在變化之中，其學(xué)歷提高、崗位變動、職務(wù)任免、工資晉級等情況都要及時補充到人事檔案中，以備后查。另外，人事檔案會隨著人員的流動而流動，人員調(diào)動到哪里，人事檔案就跟到哪里?！叭藱n統(tǒng)一”是人事檔案的管理的原則之一。

1.2 人事檔案的作用

人事工作的根本任務(wù)就是合理地開發(fā)和選用人才，使每一位職工都能找到最適合自己的崗位，才盡其用。人事檔案為這一工作提供了最直接最有利的證據(jù)。通過人事檔案，可以全方位地了解人才，做到知人善任，合理配置人力資源。

2 加強人事檔案現(xiàn)代化管理的措施

新形勢下人事檔案的管理，要適應(yīng)人事制度改革的需要，在扎扎實實做好基礎(chǔ)工作的同時，不斷完善管理制度，努力改進(jìn)方式方法，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。

2.1 提高認(rèn)識，增強現(xiàn)代化管理的意識

人事檔案的管理水平的高低首先取決于對檔案工作的重視程度。但是，目前人事檔案管理工作中普遍存在著重視不夠的問題，檔案工作不能被擺在應(yīng)有的位置。要改變這種現(xiàn)象，就要增強檔案意識，首先領(lǐng)導(dǎo)層要給予關(guān)心，重視和支持，強調(diào)人事檔案工作的重要性，并把人事檔案工作提高到與各項日常工作同等重要的地位。檔案工作人員也要加大人事檔案的宣傳力度，讓人們?nèi)嬲J(rèn)識人事檔案的價值作用。同時，檔案工作人員要不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理意識，把人事檔案工作同社會活動聯(lián)系起來，實現(xiàn)檔案工作由封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變。在信息飛速發(fā)展的時代，強化檔案的現(xiàn)代化管理意識是至關(guān)重要的。

2.2 提高業(yè)務(wù)水平，加強人事檔案的現(xiàn)代化管理

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和進(jìn)步，大量的電子文檔涌入檔案領(lǐng)域，檔案管理現(xiàn)代化逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作，檔案工作也由紙質(zhì)檔案的收集、整理、入庫等繁瑣、低效的工作過渡到將檔案信息數(shù)字化的階段。

2.2.1 人事檔案管理人員要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員在履行職責(zé)時的知識水平和實踐能力。目前，從事檔案的專業(yè)人員比較少，對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和攝影掃描等技術(shù)掌握不足。所以，檔案工作人員要不斷加強學(xué)習(xí)專業(yè)知識，努力拓寬知識面，學(xué)習(xí)計算機知識，掌握現(xiàn)代信息科學(xué)管理技術(shù)，另外，不斷提高自己的語言文字表達(dá)能力和綜合分析能力，使自己能夠適應(yīng)新時代科技發(fā)展對檔案管理人員的要求。

2.2.2 建立人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫

建立電子信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的有效途徑。數(shù)據(jù)庫的基本內(nèi)容可以把人員的基本情況全部包含在內(nèi)。例如：人員基本情況一覽表、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱評聘情況、獎懲情況、工資晉級情況、科研成果等等。信息錄入時，一定要保證信息的準(zhǔn)確無誤、全面詳實，并且做到及時更新維護(hù)，確保信息的安全。通過數(shù)據(jù)庫，可以迅速查詢到個人信息，另外，通過對數(shù)據(jù)庫中信息的統(tǒng)計、分析，可以生成各種表格，大大提高人事檔案的利用率和利用質(zhì)量，深層挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力。

2.2.3 建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)

人事檔案的現(xiàn)代化管理的目的是實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)開發(fā)、合理配置和有效的利用。在建立了人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，利用多媒體技術(shù)，將個人的電子照片、聲音、視頻等資料，作為補充內(nèi)容豐富到人事檔案中，可大大增加人事檔案的信息量。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對人事檔案進(jìn)行采集、整理、鑒別、歸檔、保管、利用和編纂工作，一方面，節(jié)約了成本，另一方面，可提高了勞動效率和勞動質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)為利用者提供最新的第一手資料，又能大大提高的檔案信息的時效性。另外，通過局域網(wǎng)加強與社會各方面之間的聯(lián)系，在滿足公眾的知情權(quán)的同時又可以實現(xiàn)人事檔案信息的共享和交流。

2.3 重視現(xiàn)代化管理下人事檔案的安全

現(xiàn)代化技術(shù)為人事檔案管理提供了高效、快捷的方法，同時也帶來了安全隱患。如果在現(xiàn)代化管理過程中安全意識不夠，疏于防范，往往會造成檔案信息的流失和泄密，損失慘重。因此，一定要處理好檔案資料利用和保密之間的關(guān)系，既要克服封閉保守的觀念，又要防止不負(fù)責(zé)任、麻痹大意的思想。在對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理時，一定要對各種信息的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，運用計算機的加密功能，對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。通過身份和密碼驗證才能為利用者提供所需信息。

另外一個不可忽視的環(huán)節(jié)是努力完善人事檔案現(xiàn)代化管理的法律、法規(guī)。完善的法律、法規(guī)是人事檔案現(xiàn)代化管理工作健康發(fā)展的重要保證。建立健全人事檔案現(xiàn)代化管理工作的各項規(guī)章制度，可使人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)做到有章可循，有法可依，從而確保人事檔案在現(xiàn)代化管理工程中萬無一失。

總之，在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時代，人事檔案現(xiàn)代化管理已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，檔案管理人員要積極采取行之有效的措施，盡快實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理的變革。