我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的做法和體會

周學(xué)武

蘭州軍區(qū)臨潼療養(yǎng)院 藥械科，陜西西安 710600

我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的做法和體會

周學(xué)武

蘭州軍區(qū)臨潼療養(yǎng)院 藥械科，陜西西安 710600

醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，本文闡述了療養(yǎng)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體做法和體會。

醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；設(shè)備管理

醫(yī)療設(shè)備是療養(yǎng)院提高服務(wù)保障能力的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的飛速發(fā)展，療養(yǎng)院大量引進國內(nèi)外各種先進診療設(shè)備，因此對醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)化管理就顯得尤為重要，醫(yī)療設(shè)備檔案管理又是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，其管理水平的好壞，直接影響到療養(yǎng)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、社會效益和經(jīng)濟效益，所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理極其重要。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案是療養(yǎng)院在設(shè)備論證、引進、安裝、使用、報廢過程中形成的以紙質(zhì)或光盤等介質(zhì)為載體的文字或音像材料，我院規(guī)定單價 500 元以上的醫(yī)療設(shè)備必須建立設(shè)備檔案，內(nèi)容主要包括：

（1）各種文件 ：如設(shè)備申購材料、可行性論證報告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件、協(xié)議、定貨合同、開箱報告、驗收報告等；

（2）各種記錄 ：如談判記錄、招標記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、人員培訓(xùn)記錄、日常維護記錄、使用記錄、故障維修記錄；

（3） 各種原始憑證 ：如下?lián)芡ㄖ獑?、到貨通知單、提貨單、發(fā)票復(fù)印件、裝箱清單；

（4）操作使用說明書、技術(shù)說明書、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、安裝光盤；

（5）設(shè)備報廢申請、批示及處置結(jié)果；

（6）計量室建標報告、計量設(shè)備歷年檢定證書及原始檢定數(shù)據(jù)；

（7）全院醫(yī)療設(shè)備的總帳、分戶帳等。

設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

（1） 是工程技術(shù)人員的得力工具。齊全準確的技術(shù)資料、軟件，可以使維修技術(shù)人員在不依賴廠家的情況下充分發(fā)揮自主維修的作用，擺脫被動從屬地位，并可通過分析研究故障規(guī)律，積極地進行主動維修，減少維修成本。

（2）評定設(shè)備使用率、完好率、經(jīng)濟效益和社會效益的直接依據(jù)。

（3）可以為設(shè)備的引進及同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供有力的重要依據(jù)[1]。避免重復(fù)購置，降低成本，減少浪費。

（4）解決醫(yī)療糾紛的原始憑證。

3 我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體做法

3.1 堅持集中統(tǒng)一管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案管理堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，由藥械科統(tǒng)一管理，這樣可以保證其完整性和利用效率。因為醫(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性 :① 檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期 ；② 載體形式多種多樣，設(shè)備有國產(chǎn)的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文等，其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、U盤等 ；③ 檔案使用牽涉多個科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

3.2 制定制度并明確職責(zé)分工

明確的制度和要求是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)[2]。我們根據(jù)療養(yǎng)院實際制定了《醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度》，購買統(tǒng)一透明的檔案柜，制定規(guī)范的檔案盒，對設(shè)備檔案的目錄，資料的歸檔，檔案的借閱、保存、銷毀等內(nèi)容進行規(guī)范和明確。同時我們還針對工作中不斷出現(xiàn)的新問題對制度進行適時補充、修改，制定配套的規(guī)章制度和管理措施，使檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

我院成立了由醫(yī)療副院長直接領(lǐng)導(dǎo)的，醫(yī)療科長、各科室主任（護士長）為組員的療養(yǎng)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)備較多的科室如門診部、檢驗科、特診科等成立科室設(shè)備檔案管理小組。實行療養(yǎng)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。將設(shè)備檔案管理工作作為療養(yǎng)院目標管理責(zé)任制的一部分，納入科室的績效考核[3]。明確設(shè)備操作者在負責(zé)設(shè)備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好設(shè)備日常使用維護記錄；每半年將記錄整理好上報給藥械科負責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔。藥械科負責(zé)檔案管理的人員不但負責(zé)平時文件資料的入檔、整理、分類工作，而且利用互聯(lián)網(wǎng)、展銷會、講座、培訓(xùn)班等形式不斷完善和豐富檔案內(nèi)容。

3.3 檔案管理數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案管理方法存在諸多問題 ：① 有些設(shè)備屬于科室新購進且第一次接觸，所以要求將說明書放在使用科室，這樣由于人員更替和經(jīng)常交接等原因，說明書容易出現(xiàn)磨損甚至丟失，導(dǎo)致信息不全面 ；② 設(shè)備出現(xiàn)故障，多數(shù)需要工程師現(xiàn)場進行維修，為了查找故障所在，有時需要隨身抱一本甚至幾本厚厚的說明書到現(xiàn)場，翻閱起來比較困難，而且檢索不方便 ；③ 隨著設(shè)備數(shù)量的增多，設(shè)備說明書數(shù)量劇增，查找難度逐漸加大。為此我們將主要設(shè)備的說明書等檔案資料輸入電腦，特別是近幾年購置的設(shè)備我們都要求提供電子文檔說明書，通過療養(yǎng)院局域網(wǎng)全院共享，這樣便于調(diào)閱，同時避免經(jīng)常翻閱原始資料引致磨損和丟失[4]。而且我們將每臺設(shè)備的操作規(guī)程、歷次出現(xiàn)的故障和處理方法也發(fā)布到網(wǎng)上，這樣首先可以確保使用人員按規(guī)范操作，減少人為損壞；其次不受閱讀人數(shù)限制；再者，當設(shè)備出現(xiàn)類似簡單故障時，操作者可以按照以前工程師的排除方法第一時間解決問題，縮短機器停機時間。

4 體會

設(shè)備檔案歸根結(jié)底就是關(guān)于設(shè)備歷史的記錄，在很大程度上反映了設(shè)備管理的好壞。必須高度重視設(shè)備檔案的管理，在全院已經(jīng)形成共識。完備的技術(shù)資料對保證設(shè)備的正常運行有著不可低估的作用。醫(yī)工人員或使用人員通過對技術(shù)資料的研究學(xué)習(xí)，不僅可以使現(xiàn)有設(shè)備的功能得以有效發(fā)揮，還可以使部分潛在的功能得到合理的拓展利用，充分發(fā)揮設(shè)備的經(jīng)濟效益和社會效益[5]。加強療養(yǎng)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，對于提高療養(yǎng)服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。

[1] 張魯閩．醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2009,25(5):90-92．

[2] 馮丹,胥慧一,郝璐,等．醫(yī)療設(shè)備綜合管理系統(tǒng)與應(yīng)用服務(wù)設(shè)計[J]．中國醫(yī)院管理,2008,28(6):46-48．

[3] 邱偉,劉仕福．淺探數(shù)字化醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J]．中國醫(yī)療器械信息,2009,15(8):28-33．

[4] 周學(xué)武．淺談運用微機對醫(yī)療設(shè)備說明書的管理[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2002,23(4):108．

[5] 朱學(xué)君．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實踐與體會[J]．現(xiàn)代醫(yī)院,2010,10(3):146-148．

[6] 戴紅軍．醫(yī)療設(shè)備管理中存在的問題及案例分析[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2010,25(4):81-82．

[7] 蔣躍金．醫(yī)療設(shè)備檔案管理探討[J]．中國醫(yī)學(xué)裝備,2010,7(11): 43-44．

Practice and Experience of Medical Equipment Files Management

ZHOU Xue-wu
Medicine and Equipment Department, Lintong Sanitorium of Lanzhou Command, Xi'an Shaanxi 710600,China

Medical equipment files is the basis of equipment management,this paper elaborated medical equipment files management practices and experiences in sanitorium.

medical equipment; file management; equipment management

R197.39

B

10.3969/j.issn.1674-1633.2011.06.031

1674-1633(2011)06-0088-02

2011-03-04

作者郵箱：xuewu-zhou@163．com