國(guó)內(nèi)電力設(shè)計(jì)院EPC總承包工程的采購(gòu)管理

李亮

(中南電力設(shè)計(jì)院總承包分公司，湖北武漢430071)

0 引言

隨著我國(guó)改革開放及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，鋼鐵、冶金、化工、造紙等行業(yè)大型工程項(xiàng)目的開工建設(shè)越來(lái)越多，與之配套的火力發(fā)電、供熱工程也相應(yīng)增多。由于行業(yè)的技術(shù)差別，其配套的火力發(fā)電、供熱工程的建設(shè)大多采用設(shè)計(jì)采購(gòu)施工(EPC)總承包模式，國(guó)內(nèi)電力設(shè)計(jì)院為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形式的變化，開展了EPC總承包業(yè)務(wù)，為向工程公司轉(zhuǎn)型積累經(jīng)驗(yàn)、奠定基礎(chǔ)。

采購(gòu)是EPC總承包工程執(zhí)行過(guò)程中極其重要的環(huán)節(jié)。對(duì)于火力發(fā)電項(xiàng)目而言，設(shè)備費(fèi)用占項(xiàng)目總投資的60%左右，因此，搞好項(xiàng)目采購(gòu)工作，對(duì)節(jié)約項(xiàng)目投資、提高工程承包效益是至關(guān)重要的。

1 電力設(shè)計(jì)院EPC總承包工程采購(gòu)實(shí)施情況

整合內(nèi)部設(shè)計(jì)，建立適合設(shè)計(jì)院特點(diǎn)的完善項(xiàng)目管理組織體系和運(yùn)行機(jī)制，正確區(qū)分項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、職能部門、項(xiàng)目部之間的權(quán)利和責(zé)任，通過(guò)組織體系保證項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)順暢運(yùn)行，才能體現(xiàn)企業(yè)的整體管理能力和技術(shù)水平。

1.1 采購(gòu)模式和程序

目前，電力設(shè)計(jì)院大多實(shí)行的是集中招標(biāo)采購(gòu)，即在分管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的分公司集中招標(biāo)采購(gòu)、催交模式，所有的物資招標(biāo)、采購(gòu)、催交均由分公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)，現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的物資管理部門只負(fù)責(zé)設(shè)備的接收、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)和分發(fā)工作。采購(gòu)基本程序?yàn)?采購(gòu)部提出采購(gòu)計(jì)劃→設(shè)計(jì)部門提出技術(shù)規(guī)范書→采購(gòu)部提出短名單→審定技術(shù)規(guī)范書和短名單→發(fā)出招標(biāo)文件→接收投標(biāo)文件→公開開標(biāo)→評(píng)標(biāo)、定標(biāo)→確定預(yù)中標(biāo)單位→發(fā)出預(yù)中標(biāo)通知書→合同談判→簽訂合同→監(jiān)造、催交→現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)、分發(fā)。

從中南電力設(shè)計(jì)院幾個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施情況可以看出，現(xiàn)行的采購(gòu)模式和程序基本滿足大批量設(shè)備、材料的采購(gòu)要求，但仍存在一些需要補(bǔ)充、完善的方面，主要表現(xiàn)在如何快速進(jìn)行遺漏、現(xiàn)場(chǎng)變更增加的設(shè)備、材料以及現(xiàn)場(chǎng)損壞又急需的設(shè)備的補(bǔ)充采購(gòu)。這些設(shè)備材料一般情況下涉及金額較小，但是現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部沒(méi)有采購(gòu)職能，如果由分公司采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)，需經(jīng)過(guò)詢價(jià)、評(píng)比、批準(zhǔn)、合同簽訂一系列環(huán)節(jié)，無(wú)法滿足現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度的要求，在項(xiàng)目調(diào)試試運(yùn)行期間，矛盾更加突出。

零星設(shè)備、補(bǔ)充材料雖然涉及金額不大，若采購(gòu)不及時(shí)會(huì)影響現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度，尤其影響調(diào)試、試運(yùn)行。為滿足現(xiàn)場(chǎng)需求，對(duì)急需的、涉及金額較小的設(shè)備及材料，由物資管理部門牽頭，控制部、工程部參加，按詢價(jià)、評(píng)比的方式進(jìn)行采購(gòu)，基本可以解決類似問(wèn)題對(duì)現(xiàn)場(chǎng)造成的影響。

1.2 采購(gòu)范圍

采購(gòu)范圍首先要依據(jù)EPC合同的工作范圍，除此之外，還要依據(jù)電力系統(tǒng)的相關(guān)劃分規(guī)定。采購(gòu)人員必須熟知EPC合同的相關(guān)內(nèi)容，了解、掌握電力系統(tǒng)相關(guān)規(guī)定，同時(shí)應(yīng)該與設(shè)計(jì)部門密切配合，在合同技術(shù)規(guī)范書中明確供貨界線、項(xiàng)目，對(duì)容易產(chǎn)生爭(zhēng)議的部分在采購(gòu)合同中盡量詳細(xì)說(shuō)明，保證完整、準(zhǔn)確地進(jìn)行設(shè)備、材料的采購(gòu)，盡量避免合同執(zhí)行期間的糾紛。例如:根據(jù)常規(guī)，管道的伸縮節(jié)、系統(tǒng)風(fēng)門應(yīng)該由安裝單位提供，但如果在合同中不加以具體明確，施工單位可能會(huì)提出異議，要求增補(bǔ)費(fèi)用。

1.3 采購(gòu)進(jìn)度應(yīng)滿足設(shè)計(jì)、施工的要求

采購(gòu)必須納入設(shè)計(jì)程序，設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工3者的有機(jī)結(jié)合是項(xiàng)目順利執(zhí)行的基石。采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)進(jìn)度必須與設(shè)計(jì)進(jìn)度、施工進(jìn)度相適應(yīng)，保證設(shè)計(jì)、施工按計(jì)劃進(jìn)行。尤其是進(jìn)口設(shè)備、儀表的供貨周期較長(zhǎng)，采購(gòu)計(jì)劃一定要特別考慮，提前安排采購(gòu)，滿足現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度要求。

1.4 跟蹤主要設(shè)備的生產(chǎn)及供貨情況

采購(gòu)部門不僅要熟知EPC合同的技術(shù)、商務(wù)要求，根據(jù)項(xiàng)目具體情況，制訂采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行設(shè)備招標(biāo)、采購(gòu)，簽訂供貨合同，而且更應(yīng)該關(guān)注設(shè)備供貨合同的后續(xù)執(zhí)行情況，掌握設(shè)備的生產(chǎn)及供貨情況。例如，在筆者執(zhí)行的一個(gè)項(xiàng)目中，向供貨商多次催要與引風(fēng)機(jī)、一次風(fēng)機(jī)配套的電動(dòng)機(jī)未果時(shí)，才發(fā)現(xiàn)供貨商的財(cái)務(wù)狀況惡化，將已支付的貨款挪用，沒(méi)有款項(xiàng)支付給配套電機(jī)廠，無(wú)法滿足合同供貨要求。為滿足現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度要求，只有將部分配套貨款直接支付給其配套電機(jī)廠，配套電動(dòng)機(jī)才發(fā)運(yùn)到現(xiàn)場(chǎng)。

1.5 設(shè)備供貨合同的管理

設(shè)備供貨合同的管理不僅要重視采購(gòu)范圍、交貨進(jìn)度，而且要嚴(yán)格控制、跟蹤設(shè)備付款和發(fā)票的開具情況，在項(xiàng)目資金短缺的情況下，調(diào)節(jié)付款額度及時(shí)間，避免糾紛，降低風(fēng)險(xiǎn)。

1.5.1 調(diào)節(jié)付款

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中一定要時(shí)刻關(guān)注業(yè)主項(xiàng)目資金的支付情況，如果出現(xiàn)業(yè)主資金短缺，進(jìn)度款長(zhǎng)期且大額度欠付，導(dǎo)致不能按合同規(guī)定按期支付設(shè)備供貨商的到貨款、進(jìn)度款時(shí)，作為總承包商，一方面要及時(shí)向業(yè)主發(fā)出催款函件，另一方面為保證現(xiàn)場(chǎng)安裝工作的繼續(xù)進(jìn)行，盡可能避免、減少停工、窩工帶來(lái)的損失，采購(gòu)部、項(xiàng)目部要及時(shí)與設(shè)備供貨商進(jìn)行溝通，爭(zhēng)取設(shè)備供貨商的諒解。同時(shí)，依據(jù)“急需”、“重要”、“分批”的原則，對(duì)有限的可用于支付的資金加以調(diào)節(jié)、控制和支付?！凹毙琛本褪歉鶕?jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度，現(xiàn)場(chǎng)安裝急需的設(shè)備，優(yōu)先支付，保證到貨;“重要”就是三大主機(jī)、重要輔機(jī)，必須保證其工廠內(nèi)生產(chǎn)不停工，優(yōu)先支付;“分批”就是對(duì)已到場(chǎng)設(shè)備多批次支付。

1.5.2 付款方式及發(fā)票

為保證業(yè)主按時(shí)支付設(shè)備款，要避免總承包商向業(yè)主提供設(shè)備增值稅發(fā)票與設(shè)備廠商向總承包商開具增值稅發(fā)票時(shí)間上的矛盾。在常規(guī)情況下，在總承包商支付90%的設(shè)備款后，設(shè)備供貨商才向總承包商開具100%增值稅發(fā)票;在工程項(xiàng)目試運(yùn)行結(jié)束后，即在業(yè)主支付90%的款項(xiàng)后，總承包商再向業(yè)主提供增值稅發(fā)票。但是，有些業(yè)主要求在提供增值稅發(fā)票后再支付設(shè)備到貨款，因此，二者之間產(chǎn)生了矛盾，總承包商不能全額向業(yè)主提供增值稅發(fā)票，業(yè)主時(shí)常以此為理由拖延付款。

2 采購(gòu)管理建議

(1)采購(gòu)過(guò)程應(yīng)納入設(shè)計(jì)程序。將設(shè)備、材料采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行分解，融入設(shè)計(jì)過(guò)程，以控制設(shè)備、材料費(fèi)用。尤其要重視材料的管理，保證材料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量的準(zhǔn)確性，否則將給采購(gòu)、訂貨、施工帶來(lái)極大困難。

(2)招標(biāo)、采購(gòu)、合同談判與項(xiàng)目執(zhí)行密切結(jié)合。目前，設(shè)備、施工單位的招標(biāo)、采購(gòu)、合同談判與項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)合得不夠緊密，建議在招標(biāo)、采購(gòu)、合同談判過(guò)程中安排項(xiàng)目部相關(guān)管理人員參加，充分聽(tīng)取項(xiàng)目部各專業(yè)部門的意見(jiàn)，避免不必要的設(shè)計(jì)變更、設(shè)備漏訂/多訂及合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)惹闆r的發(fā)生，同時(shí)，也使項(xiàng)目部相關(guān)管理人員真正了解、熟悉、準(zhǔn)確理解合同精神，有效地處理合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題。

(3)對(duì)設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付進(jìn)行跟蹤控制。設(shè)備、材料的交貨進(jìn)度、數(shù)量、質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及項(xiàng)目連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須對(duì)設(shè)備、材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付進(jìn)行跟蹤控制，盡量避免在項(xiàng)目執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)補(bǔ)充訂貨。

(4)要開發(fā)質(zhì)量可靠、商務(wù)可信賴的供應(yīng)來(lái)源，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，為項(xiàng)目開發(fā)和執(zhí)行提供強(qiáng)有力的支持。

(5)培養(yǎng)廉潔、敬業(yè)、溝通能力強(qiáng)、專業(yè)過(guò)硬、工作高效的采購(gòu)隊(duì)伍，以保證采購(gòu)工作安全、順利進(jìn)行。

(6)對(duì)已建項(xiàng)目的各種采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，收集主要設(shè)備、材料的生產(chǎn)企業(yè)狀況、價(jià)格狀況、供貨周期等數(shù)據(jù)并定期更新，建立具有參考價(jià)值的技術(shù)體系和數(shù)據(jù)庫(kù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

國(guó)內(nèi)電力設(shè)計(jì)院正處于向國(guó)際型工程公司的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期，近幾年來(lái)通過(guò)承建的總承包項(xiàng)目和進(jìn)一步學(xué)習(xí)國(guó)際項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍不斷擴(kuò)大，管理水平不斷提高。本文總結(jié)了電力設(shè)計(jì)院在EPC總承包工程中的采購(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于保證工程建設(shè)進(jìn)度、降低整個(gè)工程的造價(jià)有積極作用。