項目設備檔案管理的現狀與應對措施

丁秋波

（浙江浙能鎮(zhèn)海發(fā)電有限責任公司，浙江 寧波 315208）

設備檔案伴隨設備而產生，是對設備生命周期全過程的記錄，是具有長期保存價值的設備資料。在維護設備資料形成、積累、保存的完整性、準確性起著十分重要的作用，同時，也直接影響著建設項目工程的質量。項目建設中產生的設備安裝、調試、運行資料，是項目建設檔案的重要組成部分。在項目設備檔案管理過程中，探索設備資料與設備檔案“一體化”管理方法，使設備檔案在項目管理建設過程中得到有效的控制，顯得尤為重要。

1 項目設備檔案管理的要求

1.1 明確設備檔案管理的同步性

在貫徹實施檔案法和國家檔案管理標準過程中，不斷完善設備文件資料的來源、歸檔時間、歸檔內容以及設備管理形成過程等方面檔案規(guī)章制度。從檔案制度層面上，規(guī)范了設備檔案管理行為，以及設備制造、運輸、安裝和使用等全過程管理。檔案管理部門在履行全過程的檔案管理職能中，不斷開拓設備檔案管理“三同步”工作環(huán)境，使設備檔案管理與項目管理同步。設備檔案管理“三同步”即：設備檔案管理與設備招投標、設備合同管理同步；設備檔案交接與設備交接同步；設備檔案驗收與設備驗收同步。設備管理的關鍵點，就是檔案管理與項目管理的銜接點，檔案管理工作與其他職能部門管理工作的連接點，從而確保檔案管理與其他專業(yè)管理步調一致，實現設備檔案網絡信息化系統(tǒng)管理。

1.2 保證設備檔案組卷的一致性

《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》的實施，對項目文件的整理、組卷、排列等都有明確規(guī)定。從檔案工作標準上，對保證檔案組卷的一致性有了質的規(guī)定，使設備檔案的內容隨設備的生命周期不斷豐富。無論設備場地如何轉移、產權怎樣變化，設備檔案管理標準不變，設備檔案管理程序不中斷，設備檔案誰承辦、誰管理的原則不改變，使設備檔案工作有參照的坐標，為檔案管理主動納入項目體系管理創(chuàng)造了條件。

1.3 維護設備檔案的可靠性

《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的頒布實施，對建設項目檔案信息完整、真實、有效提供了保障。通過項目質量監(jiān)督管理，將項目檔案管理列入質量體系管理范圍。通過第三方管理監(jiān)督，維護設備檔案管理安全、健康地開展。隨著項目質量驗評工作的全面開展，為設備檔案提供了第一手客觀依據，從源頭上控制了設備檔案質量。

2 存在的問題

2.1 設備管理與設備資料管理不兼容

建設項目對設備質量控制是從設備制造開始，通過設備制造監(jiān)理到設備安裝監(jiān)理，再到建設項目全過程監(jiān)理，圍繞設備生命周期運行特征，主線清晰，自始至終有人維護。而設備資料大都停留在設備開箱驗收管理的表面層。由于設備管理與設備資料管理猶如兩條平行線互不兼容，存在的問題是：設備名稱、設備資料名稱與現場設備命名不一致；設備資料移交數量與合同應移交數、工程安裝需求量不一致；設備資料與設備檔案管理完整性、成套性歸檔范圍不一致；紙質材料歸檔與電子文件內容不一致。

2.2 設備與設備資料數量不統(tǒng)一

設備與設備資料圖實相符，設備資料是設備運行軌跡的真實記錄，這是保管設備檔案的初衷。在項目管理中，設備資料管理存在滯后性，檔案管理受到忽視。存在的問題是：設備數量與設備資料數量不等，如2～3套設備，只移交1套資料及歸入1個案卷；設備安裝記錄數據不完整、計量單位不規(guī)范；設備異同報告與設備資料所反映的內容不一致。

2.3 設備資料與工程管理不同步

設備檔案是從設備制造到設備申請退役所形成全部設備資料的總和。歸納為3個階段，2個交接點。3個階段是：設備生產、設備安裝調試、設備使用管理階段；2個交接點是：設備開箱驗收、設備竣工驗收交接點。設備檔案目標是完整、準確地反映設備生命周期的全過程。而現有的項目設備檔案管理，在設備制造、出廠驗收、運輸等多處出現檔案管理盲點，失去了設備資料的前端管理，影響了設備與資料的同步管理。存在的問題是：設備招投標合同對設備資料沒有技術質量管理條款；設備出廠驗收缺少設備資料驗收事項；設備施工安裝忽視了設備資料驗收環(huán)節(jié)。

3 加強項目設備檔案管理的建議

3.1 加強對項目設備資料的質量控制和人員管理

項目設備資料記錄的主體是人，通過規(guī)范制作人的行為，明確規(guī)定設備施工、安裝、調試單位設備資料范圍，對設備資料所涉及的范圍實行全方位控制；通過統(tǒng)一的設備資料記錄格式，統(tǒng)一的質量控制標準；使設備資料積累與工程項目施工進度、現場實際考核相統(tǒng)一。

3.2 建立設備資料全過程管理

掌握設備生命周期的運行規(guī)律，制定管理坐標。及時排查設備資料管理過程中容易出現的危險源。建立設備資料與檔案一體化管理方式，以設備資料文件夾為載體，進行垂直管理。設置設備資料管理路徑：設備資料經開箱資料驗收合格，以設備資料文件夾方式跟蹤管理。每個設備資料文件夾上有統(tǒng)一的檔案分類標識，無論該設備周轉到那個階段，檔案管理人員都應通過對檔案分類標識識別，實行全過程控制。

3.3 按照設備時間流程實施管理

設備時間流程一般包括物資采購、設備到貨驗收、設備安裝、調試、試生產、設備竣工驗收等階段，不同階段設備資料有著不同的記錄內容。

（1）物資采購階段，是設備檔案產生的第一時間。檔案管理及時加入，明確設備資料管理要素，對重大設備列出設備檔案管理文件夾，確立設備資料提交內容和質量標準。

（2）設備到貨驗收階段，是設備檔案控制的重點。設備檔案控制是以設備監(jiān)理提供的設備出廠監(jiān)理文件為基本依據，按照設備驗收程序，檔案管理部門參與設備開箱驗收，確認資料管理文件夾內容齊全，符合檔案驗收標準。經設備開箱驗收后，標上檔案分類標識的設備資料，允許進入設備資料安裝運行流程，明確設備資料由誰進行收集、積累。

（3）在設備安裝、調試、試生產階段，根據工程實際進度，按設備領用、安裝、調試、試生產時間順序實行設備資料閉環(huán)管理。各施工安裝單位根據資料管理文件夾內容，對設備進行分類組卷，然后進入單位工程文件包管理程序。

（4）竣工驗收階段，是設備資料進入設備檔案質量控制的關鍵階段。設備資料管理的收集、積累、分類和整理工作程序結束，設備資料通過全面質量管理驗評合格后，實施設備資料竣工驗收，驗收合格的設備資料隨設備移交生產。

3.4 按照設備管理職能部門實施管理

要使設備資料過程管理與竣工檔案的最終管理實現首尾相連，把設備資料歸檔范圍和保管期限以設備資料文件夾形式，進行分類歸屬。在同一個項目管理中設備檔案管理只有一個標準；使用檔案部門統(tǒng)一制作的管理模板；統(tǒng)一設備資料歸檔、立卷操作步驟。用示范案卷方式，實行設備資料組卷程序化，設備檔案從外封面到卷內排列規(guī)范化。按照設備資料形成的規(guī)律通過案卷質量控制流程，把設備資料檢查、對接、驗收、移交程序，簡化為具體的操作方式。

按照設備資料與檔案一體化管理流程，由設備管理職能部門實施管理：

（1）物資管理部門。承擔設備招投標、設備合同管理過程中的設備資料形成、技術質量范圍的設置職能；負責設備資料驗收、整改情況跟蹤處理反饋；是開啟設備檔案質量管理之首。

（2）設備安裝、調試、運行單位。承擔建設項目中設備資料形成、積累、歸檔全過程，是設備檔案質量管理的基礎。

（3）工程管理部門。承擔設備、設備資料原始性、真實性、完整性執(zhí)行情況全過程檢查職能，對設備異動后設備資料的圖實相符的檢查，把好設備安全運行關。

（4）質量監(jiān)督部門。承擔設備資料在建設項目中的全過程監(jiān)督審核職能，負責設備資料原始性、成套性質量關。

（5）監(jiān)理部門。承擔設備制造、運輸、安裝、調試等過程實施監(jiān)督職能，檢查設備、設備記錄表單的圖實相符情況，確認設備、設備資料準確無誤，齊全完整。

（6）檔案部門。承擔合格設備檔案管理職能，負責設備資料的歸檔范圍和內容制定、編制設備檔案分類標準和設備檔案管理標準，維護和檢查設備資料管理和設備檔案管理的運行情況，定期開展檔案業(yè)務交流和專業(yè)技術指導，按照施工進度確定設備檔案歸檔時間，控制檔案質量。

3.5 嚴格按設備檔案驗評要求實施管理

設備檔案驗評是建設項目檔案管理的重要環(huán)節(jié)。根據設備檔案不同專業(yè)的特點，由參建單位提出，監(jiān)理單位、安全質量部門、工程管理部門、檔案部門驗評后簽字蓋章，執(zhí)行審核簽證管理程序。通過設備檔案驗評，設備檔案才能取得合格證書；通過設備檔案驗評，做到不同類型檔案、不同載體檔案的有機統(tǒng)一，取得專業(yè)部門對設備檔案真實性的認可，達到設備檔案齊全準確、圖實相符的目的。

4 結語

加強對設備檔案管理是提高項目檔案質量的需要。由于設備安裝、調試的短期性與長期性、設備運行安全可靠性決定了設備檔案管理的嚴肅性、設備檔案保管的長期性。各相關管理職能部門應共同維護項目設備管理與設備檔案管理的質量，為保證建設項目工程的質量夯實基礎。

[1]鄭金月．浙江檔案業(yè)務指導工作的特色與思考[J]．中國檔案，2009（1）:37-39．

[2]吳文杰．在建設項目文件歸檔與整理規(guī)范的執(zhí)行[J]．中國檔案，2009（2）:40-41．

[3]陳秀菊．電力科技檔案管理手冊（第二冊）[M]．北京：中國電力出版社，2006．

[4]王黎平．建設項目檔案工作實務[M]．北京：中國檔案出版社，2009．