ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程再造與分銷方案設(shè)計(jì)

李愛紅

（武漢理工大學(xué) 機(jī)電工程學(xué)院，武漢 430070）

0 引言

隨著ERP產(chǎn)品的不斷完善和應(yīng)用，越來越多的企業(yè)選擇了ERP系統(tǒng)，但很難取得預(yù)期效果。其主要原因是業(yè)務(wù)流程依然被手工模式所禁錮，一些冗余的業(yè)務(wù)流程需要改造。ERP不僅是一個(gè)軟件系統(tǒng)，更代表了以供應(yīng)鏈為核心的基于流程的管理思想，它與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，要使企業(yè)的績(jī)效大幅度地提高，必須打破舊的體制，重新設(shè)計(jì)全新的企業(yè)事務(wù)流程，企業(yè)只有先進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組后才能實(shí)施ERP。因此，對(duì)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)流程重組或再造是ERP 實(shí)施過程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動(dòng)，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出ERP環(huán)境下分銷流程的策略，是本文將要解決的問題。

1 業(yè)務(wù)流程再造的研究現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程是建立在落后的數(shù)據(jù)傳遞的基礎(chǔ)上的，業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)流程是分離的。隨著IT技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間的信息交換更加實(shí)時(shí)和準(zhǔn)確，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程逐漸暴露出其固有的缺陷，利用業(yè)務(wù)流程再造的思想，根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求，對(duì)傳統(tǒng)的流程進(jìn)行重組和優(yōu)化具有十重要的現(xiàn)實(shí)意義。

流程再造（BPR）是一種新的管理思想和方法，在美國(guó)，BPR的應(yīng)用在大提高了企業(yè)的盈利能力和客戶服務(wù)水平。它的創(chuàng)始人Hammer(1990)[1]在研究過程中，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程再造與財(cái)務(wù)部門的關(guān)系。Booth和 Rupert(1994)[2]兩位學(xué)者則提出，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建應(yīng)從考慮外部因素、分析企業(yè)的具體活動(dòng)和運(yùn)用兩個(gè)方面入手。另外，Petrozzo 和Stepper(1994)[3]等學(xué)者也分別對(duì)將業(yè)務(wù)流程重組納入管理會(huì)計(jì)體系進(jìn)行了較為深入的研究。

O Leary 和 Daniel E(1995)[4]的研究結(jié)果表明，如果存在競(jìng)爭(zhēng)成本過高、系統(tǒng)有過多的冗余環(huán)節(jié)、過程中可以運(yùn)用新技術(shù)、有可用的新信息或系統(tǒng)崩潰等情況，系統(tǒng)就必須進(jìn)行再造。

把BRP思想運(yùn)用于會(huì)計(jì)流程再造中，George Valiris和Michalis Glykas(1999)[5]指出會(huì)計(jì)流程再造要關(guān)注核心業(yè)務(wù)過程，通過對(duì)管理會(huì)計(jì)、信息系統(tǒng)發(fā)展及組織理論等業(yè)務(wù)流程再造的重要方法加以研究，認(rèn)為信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)BPR由思想向現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)變的催化劑和推進(jìn)器，而將管理軟件應(yīng)用于企業(yè)，必然會(huì)使其已設(shè)定的科學(xué)流程為企業(yè)所采用。

袁樹民(1998)[6]在研究業(yè)務(wù)流程重建與現(xiàn)代會(huì)計(jì)模型時(shí)指出，會(huì)計(jì)觀念重建和會(huì)計(jì)組織重建的協(xié)調(diào)運(yùn)作方可促成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重建的最后成功。楊周南(2002)[7]認(rèn)為，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要與業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，主動(dòng)地在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)獲取詳細(xì)信息。林寶玉(1999)、王世定(2004)[8]提出基于業(yè)務(wù)流程對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)的設(shè)想，對(duì)IT環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，借助企業(yè)業(yè)務(wù)流程的全面改造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)管理工作的整合，并對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程提出總體架構(gòu)。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)流程再造或優(yōu)化的重要性，已被國(guó)內(nèi)外眾多學(xué)者認(rèn)同，并提出了會(huì)計(jì)系統(tǒng)流程再造的基本設(shè)想，但因?yàn)槠髽I(yè)具體情況各不相同，不同的行業(yè)帶有鮮明的行業(yè)特色，目前尚缺少系統(tǒng)的研究，尚未形成一個(gè)基于供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)流程、組織流程以及信息流程的會(huì)計(jì)系統(tǒng)流程再造的完整體系。

圖1 供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化原理

2 ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程再造的優(yōu)化設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)由若干子系統(tǒng)組成，對(duì)于制造企業(yè)而言，核心是供應(yīng)鏈，把經(jīng)營(yíng)過程中的相關(guān)各方如供應(yīng)商、制造商、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，有效地安排核心企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動(dòng)。供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程再造時(shí)，要強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的集成，匯總業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，傳至系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加工，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)制造、分銷等業(yè)務(wù)事件共用一套數(shù)據(jù)。

2.1 供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標(biāo)

集成性。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，我們不再孤立地看待鏈上的各個(gè)企業(yè)，而是把整個(gè)供應(yīng)鏈看成一個(gè)有機(jī)整體。在進(jìn)行供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的重組和優(yōu)化時(shí)，要從價(jià)值鏈管理的角度出發(fā)，把企業(yè)內(nèi)部及其外部?jī)r(jià)值活動(dòng)看成是一個(gè)有機(jī)的整體，供應(yīng)鏈中各部門各企業(yè)之間的流程應(yīng)該是協(xié)調(diào)的，流程再造應(yīng)該考慮每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈的增值，對(duì)于一些非增值環(huán)節(jié)應(yīng)該堅(jiān)決摒棄。

實(shí)時(shí)性。在供應(yīng)鏈的生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的處理過程中，信息與物流同步進(jìn)行，各個(gè)環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動(dòng)時(shí)，各種單據(jù)同步輸入ERP系統(tǒng)，自動(dòng)傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并自動(dòng)產(chǎn)生查詢、管理決策所需的數(shù)據(jù)。所以ERP中的財(cái)務(wù)信息隨制造、分銷等業(yè)務(wù)模塊的作業(yè)流程同步產(chǎn)生的，在產(chǎn)生物流信息的同時(shí)生成了會(huì)計(jì)信息。

計(jì)劃性。ERP系統(tǒng)還還體現(xiàn)了計(jì)劃的思想。ERP的計(jì)劃系統(tǒng)主要包括：主生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃等，而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，主生產(chǎn)企業(yè)迫切需要建立一個(gè)“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定料、以料的需求安排資金”的良性循環(huán)機(jī)制，計(jì)劃的編制不是針對(duì)某一環(huán)節(jié)或某一過程，而是要考慮整個(gè)供應(yīng)鏈中的相互影響，高效率精準(zhǔn)地安排生產(chǎn)，提高整個(gè)供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)能力。

圖2 原總公司向供應(yīng)商銷售的業(yè)務(wù)流程圖

2.2 供應(yīng)鏈流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)思路

根據(jù)供應(yīng)鏈優(yōu)化的目標(biāo)，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)的基本思路是：將供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)處理流程融合，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，利用業(yè)務(wù)多樣化技術(shù)、自動(dòng)憑證觸發(fā)技術(shù)、聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)和引擎技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息協(xié)同處理，實(shí)時(shí)生成，數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一方錄入，多方使用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 。

通過優(yōu)化，基本能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)有關(guān)的采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)管、銷售、財(cái)務(wù)等各部門的集成，其數(shù)據(jù)流如圖1所示。

3 供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程的實(shí)現(xiàn)

供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)信息處理流程融合為一體，融合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)職能，從全局的角度構(gòu)建整體化的供應(yīng)鏈流程體系。下面以食品加工企業(yè)銷售環(huán)節(jié)為例進(jìn)行具體描述，其他業(yè)務(wù)與此方法相同。

食品行業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè)，它的發(fā)展關(guān)系國(guó)計(jì)民生，并關(guān)聯(lián)農(nóng)業(yè)、工業(yè)、流通等領(lǐng)域。食品加工行業(yè)的價(jià)值鏈正由上游向終端傾斜，誰最接近消費(fèi)者、誰最能把握消費(fèi)者需求，誰在整條價(jià)值鏈上就擁有更大的發(fā)言權(quán)。而企業(yè)與最終消費(fèi)者的聯(lián)接，主要通過直銷和渠道兩種方式，我們以某食品加工企業(yè)總公司向區(qū)域經(jīng)銷商的銷售業(yè)務(wù)為例，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

某公司總公司向區(qū)域經(jīng)銷商的普通銷售業(yè)務(wù)流程如圖2所示。在原業(yè)務(wù)流程中，存在以下問題：

1）配貨中心有員開具對(duì)經(jīng)銷商銷售的預(yù)提單時(shí)，不能在開單頁面上直接看到客戶信用余額情況，只能到客戶資料里查詢，比較繁瑣；

2）總公司對(duì)經(jīng)銷商規(guī)定有信用額度及信用期限，在銷售時(shí)只應(yīng)用信用額度進(jìn)行控制，信用期限用作收款控制，當(dāng)客戶信用余額不足時(shí)，需要由結(jié)算中心結(jié)算員檢查該經(jīng)銷商是否存在在途資金或未沖銷的費(fèi)用，如果存在則追加信用額度。

公司在途資金量較大，如果用手工進(jìn)行控制，幾乎無法實(shí)現(xiàn)。需要在軟件中反映在途資金的情況，即當(dāng)客戶打款后將銀行結(jié)算單據(jù)傳真給公司，公司財(cái)務(wù)人員收到傳真件后則記錄為在途資金，在途資金需要沖減應(yīng)收帳款，但不能作為實(shí)際收款確認(rèn)；

圖3 優(yōu)化后的分銷業(yè)務(wù)流程

3）配貨中心人員需要隨時(shí)掌握倉(cāng)儲(chǔ)的實(shí)際存量和可供銷售數(shù)量，原有業(yè)務(wù)流程中很難進(jìn)行管控。

優(yōu)化后的分銷業(yè)務(wù)流程如圖3所示。優(yōu)化以后的流程，在銷售訂單保存時(shí)自動(dòng)檢查客戶的信用額度，如果超過信用額度自動(dòng)報(bào)警，并且銷售系統(tǒng)的信息與財(cái)務(wù)信息一致，避免了一筆業(yè)務(wù)兩次處理，減少了工作量和溝通成本。另外，對(duì)于在途資金占用信用額度不能及時(shí)開出銷售訂單的情況也得到了很好解決。同時(shí)，由于單據(jù)簽字后自動(dòng)處理相關(guān)結(jié)算，避免了人為因素造成的結(jié)算價(jià)格錯(cuò)誤。

優(yōu)化后的系統(tǒng)已經(jīng)在某食品企業(yè)成功實(shí)施，通過對(duì)公司原有銷售管理的環(huán)節(jié)的改造，把業(yè)務(wù)處理與會(huì)計(jì)處理的進(jìn)行了整合，重整了銷售流程，加強(qiáng)了客戶信用管理，同時(shí)促進(jìn)了客戶信息流在公司內(nèi)的溝通，大大提高了客戶銷售管理的效率；加強(qiáng)了資金的管理，提高了工作效率和管理水平。

4 結(jié)束語

ERP軟件在實(shí)施前先要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，改變不合理的管理流程，引入科學(xué)的管理思想和管理流程，再實(shí)施ERP系統(tǒng)。

ERP環(huán)境下流程的優(yōu)化應(yīng)體現(xiàn)在供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于“以銷定產(chǎn)”型的企業(yè)，銷售部門根據(jù)年度銷售計(jì)劃，將其分解成各月的銷售計(jì)劃，生產(chǎn)管理中心根據(jù)銷售計(jì)劃制定物料需求計(jì)劃，由供應(yīng)部根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量組織采購(gòu)，生產(chǎn)部門按生產(chǎn)計(jì)劃排產(chǎn)，整個(gè)的過程都要進(jìn)行流程的優(yōu)化。如果供應(yīng)鏈中各個(gè)企業(yè)均采用ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)公司與各大經(jīng)銷商直接聯(lián)網(wǎng)，并將系統(tǒng)終端開放給各大經(jīng)銷商，在電子商務(wù)環(huán)境下，經(jīng)銷商可在系統(tǒng)中直接下達(dá)訂貨計(jì)劃（即錄入預(yù)訂單），然后總公司查詢后直接進(jìn)行發(fā)貨處理，那時(shí)將會(huì)看到供應(yīng)鏈協(xié)同和高效在運(yùn)轉(zhuǎn)。

[1] Hammer.Reengineering Work:Don't Automate,but Obliterate[J].Harward Business Review,1990(July/August):104-112.

[2] Booth,Rupert.What on Earth is Business Process Reengineering[J].Management Accounting,1994,72(8):18.

[3] Petrozzo D P,Stepper J C.Successful Reengineering[M].New York:Van Nostrand Reinhold,1994.

[4] O Leary,Daniel E.Reengineering Accounting Systems(Part two)[J].Infotech Update,1995,5(1):1.

[5] George Valiris,Michalis Glykas.Critical Review of Existing BPR Methodologies:The Need for a Holistic Approach[J].Business Process Management Journal,1999,5(1):65.

[6] 袁樹民.業(yè)務(wù)流程重建與現(xiàn)代會(huì)計(jì)模型研究[J].上海會(huì)計(jì),1998,(2/3).

[7] 楊周南.企業(yè)信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)律[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化,2002,(3).

[8] 陳良華.供應(yīng)鏈管理的演進(jìn)與研究框架的解析[J].東南大學(xué)學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版,2004,(1).