淺談燕山水庫(kù)工程檔案管理

方 俊

淺談燕山水庫(kù)工程檔案管理

方 俊

燕山水庫(kù)位于淮河流域沙潁河主要支流澧河上游干江河上，壩址位于葉縣保安鎮(zhèn)楊灣村老官寨水文站下游1.6km處，設(shè)計(jì)總庫(kù)容9.25億m3，屬大（Ⅱ）型水利工程，工程等級(jí)為二等。水庫(kù)主要永久建筑物為大壩、溢洪道、泄洪（導(dǎo)流）洞、輸水洞，另外在輸水洞后還有一座小型水電站，主要建筑物工程等級(jí)為2級(jí)，電站及其他建筑物按3級(jí)設(shè)計(jì)。水庫(kù)洪水標(biāo)準(zhǔn)為500年一遇洪水設(shè)計(jì)，5000年一遇洪水校核，控制流域面積1169km2。根據(jù)流域規(guī)劃的要求，燕山水庫(kù)建成后，將以防洪為主，結(jié)合供水、灌溉，兼顧發(fā)電等綜合利用，批復(fù)工程總投資214123萬(wàn)元。

燕山水庫(kù)建設(shè)管理局（下簡(jiǎn)稱“建管局”）自2004年8月成立伊始，就把檔案管理作為工程建設(shè)與管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，成效明顯。燕山水庫(kù)工程檔案收集齊全，整理較為規(guī)范，達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，且在工程建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮了良好作用，于2009年12月3～4日通過(guò)了水利部辦公廳組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，經(jīng)綜合考核評(píng)議達(dá)到優(yōu)良等級(jí)?；仡櫻嗌剿畮?kù)工程的檔案管理工作，筆者有如下體會(huì)。

一、加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是做

好檔案管理工作的基礎(chǔ)

建管局成立之初，即成立了工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把該項(xiàng)工作列入全局的長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案管理工作作為工程建設(shè)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與建設(shè)管理其他工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)的工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室齊抓共管的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為切實(shí)做好工程建設(shè)過(guò)程的檔案資料收集及管理工作，通過(guò)招投標(biāo)選定監(jiān)理、施工承包人等各單位之后，建管局即要求各參建單位以文件形式明確檔案管理負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人，建立檔案管理崗位職責(zé)及工作制度，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案管理工作的正常開(kāi)展。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范檔案管理是提升檔案管理質(zhì)量的有力保障

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范工程檔案管理，建管局組織相關(guān)人員編制了《河南省燕山水庫(kù)樞紐工程檔案資料管理辦法匯編》，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各參建單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入工程建設(shè)管理的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)了檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高工程檔案管理質(zhì)量，建管局先后組織開(kāi)發(fā)研制了《河南省燕山水庫(kù)質(zhì)量管理系統(tǒng)》和《河南省燕山水庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)管理信息系統(tǒng)》，錄入工程建設(shè)全過(guò)程建設(shè)管理信息。為方便查詢，對(duì)于各種紙張、照片、膠片、錄音、聲像等文件材料，建管局檔案管理人員均建立了電子目錄，并將所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；文件、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使建管局的檔案管理逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

三、措施得力、加強(qiáng)監(jiān)控是確保檔案質(zhì)量的前提

工程檔案的收集、整理和整編是一項(xiàng)復(fù)雜而艱辛的工作，它貫穿于工程建設(shè)的全過(guò)程。為切實(shí)做好該項(xiàng)工作，建管局與各參建單位在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，即對(duì)燕山水庫(kù)工程檔案的收集、整理、移交等提出明確的要求，并以文件的形式將《河南省燕山水庫(kù)樞紐工程檔案資料管理辦法匯編》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等下發(fā)給各參建單位，要求其嚴(yán)格執(zhí)行。

按照建管局制定的《河南省燕山水庫(kù)質(zhì)量巡查制度》要求，建管局每月組織一次質(zhì)量巡查活動(dòng)，監(jiān)理、設(shè)計(jì)以及各施工承包人的內(nèi)業(yè)資料和檔案收集工作是巡查的一項(xiàng)重要內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即進(jìn)行通報(bào)并要求限期整改，對(duì)各參建單位的歸檔工作實(shí)施過(guò)程監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。在單位工程驗(yàn)收、階段驗(yàn)收前，對(duì)于各參建單位的檔案收集與整理，建管局組織進(jìn)行專項(xiàng)檢查，檔案收集、整編未達(dá)到要求的不予驗(yàn)收。

四、提高管理人才素質(zhì)是確保檔案管理規(guī)范、科學(xué)的有力支撐

為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，建管局檔案人員多次參加了水利部、河南省水利廳等舉辦的檔案管理培訓(xùn)班，購(gòu)買(mǎi)了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書(shū)，為檔案工作的開(kāi)展提供了科學(xué)依據(jù)。

為提高各參建單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，建管局檔案管理人員多次組織參建單位檔案管理人員召開(kāi)工程建設(shè)檔案工作會(huì)議，認(rèn)真學(xué)習(xí)、討論相關(guān)規(guī)章制度、法律法規(guī)、技術(shù)文件，切實(shí)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

五、水利工程建設(shè)期間檔案管理工作的建議

1.加大培訓(xùn)力度，提高管理水平

工程建設(shè)管理單位以及各參建單位均為臨時(shí)組建單位，檔案管理人員多為工程專業(yè)技術(shù)人員，業(yè)務(wù)水平參差不齊，建議進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，要求各參建單位檔案管理人員持證上崗，切實(shí)提高工程建設(shè)檔案管理工作水平。

2.加大投入，進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來(lái)越高。建管局建立了燕山水庫(kù)局域網(wǎng)，切實(shí)加強(qiáng)了各單位網(wǎng)上交流與溝通，促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展，因此，加大投入，強(qiáng)化信息化管理是非常關(guān)鍵的措施

河南省燕山水庫(kù)建設(shè)管理局 467200）