重大活動(dòng)檔案進(jìn)館后管理問題

　　蘭臺(tái)新兵：重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實(shí)物等不同載體的歷史記錄。按照重大活動(dòng)檔案管理辦法要求，重大活動(dòng)結(jié)束后一定期限內(nèi)，承辦單位應(yīng)將形成的重大活動(dòng)檔案移交進(jìn)館保存。進(jìn)館后，該如何劃定其檔案全宗?是劃入承辦單位全宗，還是另立全宗?如劃入承辦單位全宗，對(duì)紙質(zhì)文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，如何與承辦單位形成的文書檔案進(jìn)行區(qū)分?
　　追夢(mèng)人：我認(rèn)為，重大活動(dòng)檔案進(jìn)館后應(yīng)當(dāng)劃入承辦單位全宗，不應(yīng)單獨(dú)另立全宗。重大活動(dòng)是由主辦單位牽頭開展的，是一項(xiàng)階段性活動(dòng)，沒有必要為此增加一個(gè)全宗。至于紙質(zhì)文件材料以“件”為單位整理后，如何與文書檔案進(jìn)行區(qū)分，我覺得，應(yīng)根據(jù)各單位的整理方案來(lái)確定，通常以不打亂整個(gè)活動(dòng)的材料為前提，從籌備到結(jié)束形成的文件材料按先后順序編號(hào)排列，可作為一個(gè)問題專盒存檔。
　　蘭臺(tái)新兵：按追夢(mèng)人所說(shuō)，歸入承辦單位全宗，作為一個(gè)問題專盒存檔。那么，如果一個(gè)單位采用的是“年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”分類方法，或者“年度——保管期限”分類方法，豈不是有點(diǎn)亂套?就像N年前，教育部門搞“普九”檢查，硬生生造了一個(gè)新的檔案門類——“普九檔案”。
　　追夢(mèng)人：同一全宗內(nèi)的分類方案是保持不變的，不論采用的是“年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”分類方法或者“年度——保管期限”分類方法，都是相對(duì)穩(wěn)定的，不是說(shuō)單獨(dú)裝一個(gè)盒內(nèi)完事，而是根據(jù)檔案的整理規(guī)則進(jìn)行整理，不改變其完整性。
　　蘭臺(tái)新兵：如果按單位制定的分類方案進(jìn)行整理，那涉及重大活動(dòng)檔案資料必然要?dú)w入相應(yīng)類目中。我們知道，歸檔文件整理是在分類方案中最低一級(jí)類目中進(jìn)行編號(hào)排列。請(qǐng)問：這些重大活動(dòng)檔案資料怎么編號(hào)(件號(hào))?同一年度形成的檔案分年度移交接收，是否合理?
　　錢慧娟：我認(rèn)為，重大活動(dòng)檔案應(yīng)單獨(dú)設(shè)立新全宗，并歸屬于專門檔案。原單位的檔案按照“年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”正常歸檔，單獨(dú)把重大活動(dòng)這塊兒挑出來(lái)，另設(shè)全宗，一來(lái)代表這部分檔案的重要性、專門性，二來(lái)查找方便，畢竟數(shù)量有限。
　　秋葦：南陽(yáng)市檔案館對(duì)重大活動(dòng)檔案的整理是另立全宗，以“件”為單位整理。重大活動(dòng)檔案是作為專門檔案來(lái)管理的，在我館保存在特色庫(kù)房里。
　　田潤(rùn)：濮陽(yáng)市檔案館對(duì)重大活動(dòng)檔案全部按專門檔案管理，我贊成這種做法。重大活動(dòng)承辦單位一般都是幾個(gè)，有一個(gè)牽頭單位。不能將其檔案劃入某個(gè)單位全宗，不便于查找。比如“建市20周年”慶典檔案，應(yīng)由市委宣傳部牽頭，查找時(shí)，易感覺是市辦公室牽頭，如專列出來(lái)較好。不必有全宗號(hào)，有目可查，存放適當(dāng)即可。我館的一些活動(dòng)檔案分出保管期限，我認(rèn)為不必要，按先后順序編排即可，否則，影響查找效率。有些短期如“簡(jiǎn)報(bào)”類記錄著重大活動(dòng)，但檔案館一般不接收。重大活動(dòng)檔案檢索工具要專柜存放，實(shí)體檔案要根據(jù)館內(nèi)實(shí)際統(tǒng)一存放，每個(gè)活動(dòng)檔案按時(shí)間順序歸檔完整即可。
　　白樺：我認(rèn)為，重大活動(dòng)檔案進(jìn)館后，應(yīng)另立全宗比較合適。例如，“5·12”汶川大地震的援建工作。震后，為完整留存這一特殊時(shí)期的珍貴檔案，成都市檔案局多次到各重災(zāi)區(qū)開展調(diào)研，并與援建省市聯(lián)系、協(xié)商，擬定了“建全宗、多套制、屬地化”的基本思路。現(xiàn)都江堰市已建立多個(gè)專題全宗卷，明確了對(duì)文書、聲像等一般性檔案采取“兩套制”的方法進(jìn)行收集整理，待援建結(jié)束后，分別向上海市和都江堰市綜合檔案館移交；援建項(xiàng)目檔案則采用“四套制”的方法，由上海市檔案館、都江堰市檔案館、都江堰市城建檔案館及項(xiàng)目使用方分別保管。按照屬地化原則，援建項(xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)與服務(wù)由都江堰市檔案館具體負(fù)責(zé)。不難看出，另立全宗能更好更便于檔案的利用。我認(rèn)為，還應(yīng)建立健全相關(guān)重大活動(dòng)檔案管理的法律法規(guī)，讓重大活動(dòng)有法可依，并形成長(zhǎng)效機(jī)制，使管理歸檔過程中有抓手；同時(shí)，要由本區(qū)域內(nèi)的上一級(jí)檔案部門牽頭加強(qiáng)督導(dǎo)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，明確主體單位和配合部門，實(shí)行屬地管理、聯(lián)合互動(dòng)、配合協(xié)調(diào)等機(jī)制，不斷探索管理歸檔活動(dòng)的新方法、新程序，使各類檔案完整收集、集中管理、有效利用。
　　一井水：重大活動(dòng)主辦單位一般都是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，但工作內(nèi)容涉及很多部門和單位。比如，現(xiàn)在從省市到縣區(qū)都在搞“三年大變樣”，拆遷工作成為重中之重，拆遷檔案也就成為接收的重點(diǎn)。那么，從我區(qū)來(lái)講，拆遷工作涉及大部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位，組成八個(gè)工作隊(duì)，深入拆遷一線，形成大量的拆遷檔案。但主辦單位應(yīng)該是城市建設(shè)管理委員會(huì)、拆遷戰(zhàn)役指揮部。我們單獨(dú)設(shè)置一個(gè)全宗，對(duì)這些檔案進(jìn)行收集、整理、編目，集中進(jìn)館。
　　Ycdg：湖北宜昌采用的是單設(shè)全宗的方法，也分幾種情況：1.傳統(tǒng)文書，我們給重大活動(dòng)1個(gè)全宗號(hào)，不同的重大活動(dòng)再分別給目錄號(hào)。2.簡(jiǎn)化文書，2002年，《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》實(shí)行后，終止了第一種的用法，現(xiàn)采用一個(gè)重大活動(dòng)給一個(gè)全宗號(hào)的方法，但也有問題：第一，全宗號(hào)會(huì)無(wú)限地增多，第二，每年都舉行一次的重大活動(dòng)不好處理。我提點(diǎn)個(gè)人建議：重大活動(dòng)還是給一個(gè)全宗號(hào)，然后，根據(jù)不同活動(dòng)給個(gè)代字，再加上年度。
　　味道：但凡是重大活動(dòng)，只要主辦單位稍微有點(diǎn)檔案意識(shí)都會(huì)建立專卷的，比如，體育局組織的重大賽事一般都有專卷。對(duì)于立檔單位來(lái)說(shuō)，利用也很方便。我出去指導(dǎo)的時(shí)候，也是主張建專卷，即使你不主張，人家也會(huì)主動(dòng)建專卷的，畢竟好管理，而且，還省了檔案部門的事，何樂而不為?
　　一井水：同意味道的這一觀點(diǎn)，只要加強(qiáng)督導(dǎo)，讓主辦單位收集齊全，整理規(guī)范，及時(shí)移交本單位檔案室即可。像上述提到的有主辦單位的單項(xiàng)活動(dòng)，提前收集進(jìn)館，既不利于檔案館日常管理，也容易造成將來(lái)重復(fù)進(jìn)館。所以，不主張?zhí)崆笆占?。?duì)于設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)、活動(dòng)涉及全局、由多家單位共同完成的工作，應(yīng)由臨時(shí)機(jī)構(gòu)在撤銷之前，收集、整理、編目，全部整合后移交進(jìn)館，單設(shè)全宗，單獨(dú)管理。
　　火草：重大活動(dòng)到底有哪些?哪位能詳細(xì)列舉一下?在接收重大活動(dòng)檔案時(shí)，好些人無(wú)從下手。
　　一井水：重大活動(dòng)應(yīng)該有個(gè)原則：一是在當(dāng)?shù)赜绊懼卮?如“非典”、大地震、自然災(zāi)害)；二是涉及范圍廣(如“區(qū)成立周年”慶典)；三是有臨時(shí)機(jī)構(gòu)(如“拆遷戰(zhàn)役”指揮部)。
　　郭東升：重大項(xiàng)目檔案進(jìn)館后的整理，須依從項(xiàng)目文件材料的實(shí)際，站在項(xiàng)目檔案全局與館藏全局來(lái)權(quán)衡、決策。1999年，臨清市上了一個(gè)城區(qū)古運(yùn)河改造項(xiàng)目，到現(xiàn)在仍未完成。當(dāng)時(shí)，我們響應(yīng)上級(jí)檔案部門號(hào)召，以嚴(yán)格執(zhí)法的姿態(tài)將市政府、城區(qū)古運(yùn)河改造指揮部的文件強(qiáng)行收進(jìn)館。也帶來(lái)了麻煩，除了城區(qū)古運(yùn)河改造指揮部這個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案外，還有市政府、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位的。建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位的當(dāng)時(shí)尚不能進(jìn)館。我把它們歸到了市城建局全宗里，市政府的文件也歸入，現(xiàn)總覺得不妥。重大項(xiàng)目檔案如有主從部門單位的，應(yīng)歸入主導(dǎo)、牽頭部門單位全宗。無(wú)主從部門單位的，其時(shí)間長(zhǎng)、文件多的項(xiàng)目檔案，以建新全宗為宜。時(shí)間短、文件少的，可考慮建重大項(xiàng)目全宗群，分類依次組織子全宗，使全宗結(jié)構(gòu)更系統(tǒng)、整齊。
　　寧?kù)o：目前，重大活動(dòng)檔案的收集與整理都太簡(jiǎn)單，大多是文件材料裝訂成冊(cè)，等同文件合訂本。有原檔案形成部門圖省事、不負(fù)責(zé)任的原因，更主要的是檔案管理部門沒有提前介入，缺乏應(yīng)有的檔案監(jiān)督指導(dǎo)。尤其是聲像方面的檔案更是少之又少。
　　小魚兒：重大活動(dòng)檔案移交進(jìn)館應(yīng)本著“便于管理、方便利用、便捷服務(wù)”的原則。首先，重大活動(dòng)檔案的前端介入，是檔案工作者的重中之重。其次，活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門也要跟蹤指導(dǎo)檔案的歸檔整理，以確?；顒?dòng)材料的歸檔質(zhì)量。再次，重大活動(dòng)檔案的整理宜按“卷”不宜按“件”，重大活動(dòng)檔案應(yīng)歸入專門檔案，切合實(shí)際，便于操作。便于進(jìn)館后的管理和利用。最后，進(jìn)館檔案不應(yīng)單設(shè)全宗，每個(gè)檔案館的全宗設(shè)置就是為了保管、查找方便，如有明顯的主管單位，應(yīng)歸入主管單位全宗，如無(wú)明顯主管單位，應(yīng)歸入牽頭單位全宗。
　　飛熊：如何理解和界定重大活動(dòng)和全部整理重大活動(dòng)所形成的各類文件材料很關(guān)鍵。所謂“重大活動(dòng)”，是相對(duì)帶有全局影響性、突發(fā)或發(fā)生頻率并不高且社會(huì)力量或資源參與度較高的活動(dòng)(事件)，具有不可重復(fù)性；重大活動(dòng)的材料范圍，是在重大活動(dòng)過程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像等不同形式的歷史記錄。重大活動(dòng)檔案進(jìn)館后，其全部檔案材料應(yīng)獨(dú)立構(gòu)成全宗，檔案館應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)接收到的檔案材料進(jìn)行編目、鑒定。
　　周小麗：很多重大活動(dòng)都是臨時(shí)抽調(diào)人員組成領(lǐng)導(dǎo)小組或辦公室，活動(dòng)一結(jié)束，各回各家。形成的一堆文件材料，由檔案部門收拾殘局。有些即使整理了也不符合規(guī)定，能否在活動(dòng)開始就與檔案業(yè)務(wù)部門結(jié)合，制訂整理方案，做到有始有終。單獨(dú)設(shè)全宗，個(gè)人認(rèn)為沒必要，歸入主辦部門全宗即可。
　　譯之：河南省明確規(guī)定，河南省區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案由河南省檔案局負(fù)責(zé)管理，并在省檔案館單設(shè)全宗，專人管理。林州市為遵循“上下協(xié)同一致”的原則，也規(guī)定，凡是本行政區(qū)域內(nèi)的重大活動(dòng)檔案由林州市檔案局負(fù)責(zé)管理，單設(shè)全宗，專人管理。凡是列為省里重大活動(dòng)項(xiàng)目的檔案，由省檔案局負(fù)責(zé)管理，地方保存復(fù)制件，縣級(jí)檔案局只負(fù)責(zé)管理除省、地級(jí)市已管理之外的本縣重大活動(dòng)檔案。
　　馬帥章：我認(rèn)為，重大活動(dòng)的檔案確實(shí)應(yīng)該獨(dú)立設(shè)為一個(gè)全宗。從理論上講，符合客體全宗的要求，是客體全宗的一種重要表現(xiàn)形式?？腕w全宗的設(shè)置，是站在“同一件事”的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。另外，重大活動(dòng)的開展涉及的單位不止一個(gè)，形成的文件和檔案也會(huì)多門類、多部門。在此基礎(chǔ)上設(shè)置一個(gè)主體全宗，會(huì)造成相關(guān)單位文件的交錯(cuò)和混亂，不便于統(tǒng)一化管理。應(yīng)圍繞一個(gè)主題，將整個(gè)活動(dòng)中涉及單位產(chǎn)生的，關(guān)于該項(xiàng)活動(dòng)的所有文件檔案，按照主題活動(dòng)的發(fā)生過程進(jìn)行整序。檔案經(jīng)過序化后，可達(dá)到活動(dòng)內(nèi)容的完整拼接，便于今后活動(dòng)檔案的檢索和利用，為今后活動(dòng)起到積極的借鑒作用。
　　滄海一粟：重大活動(dòng)檔案移交進(jìn)館后的管理問題，個(gè)人認(rèn)為，應(yīng)根據(jù)各地實(shí)際情況而定，不應(yīng)“一刀切”。相比較而言，我較認(rèn)同錢慧娟的看法，即：“重大活動(dòng)檔案建立兩套，一套單獨(dú)設(shè)立新全宗，且應(yīng)歸屬于專門檔案；另一套進(jìn)入原單位全宗?！辈⒍紤?yīng)以“收集齊全完整、方便查找利用”為原