清代文書簡介—各衙門的來往文書

秦國經(jīng)

清代文書簡介—各衙門的來往文書

秦國經(jīng)

中國官署往來文書，歷史悠久，名稱繁多。戰(zhàn)國以前的各種公文，統(tǒng)稱為“書”。秦漢以后，由于政務(wù)日益繁雜，文書的名稱也越來越多。公文名稱有源于文件載體的，如檄、牒、札、帖等。檄原是較長的木簡，牒原是小的竹簡，札為薄小的木簡，帖原為帛制的文書標(biāo)簽，以后逐漸演變?yōu)槲臅拿Q。文書名稱也有由憑證物得名的，如“符”、“牌”。符為左右各半合以為證的憑證物，如戰(zhàn)國時國家調(diào)動軍隊的虎符。牌，唐、宋時，使臣出差使用驛遞馬匹和其他物資的一種憑證物，以后演變?yōu)榉暮团莆?。還有更多的文件是用行為動詞命名的，如“指揮”、“移”、“關(guān)”、“刺”、“咨”、“照會”、“狀”、“申”、“呈”、“詳”、“驗”、“稟”等。清代積歷代官署文書之大成。根據(jù)封建等級，各官署行文，分上行、下行、平行三種。

上行文

呈文

呈，進也。文以上進謂之呈文。宋有呈狀，為呈用于公文名稱的開始。元代用呈，明代仍用呈狀，均為上行文書。清朝規(guī)定六部行文都察院；各省織造、各關(guān)監(jiān)督行文戶部；提督、總兵行文兵部；道府以下行文六部。道行文學(xué)政；布政使、按察使行文軍機處；都司、守備行文非隸屬關(guān)系的副將；千總行文非隸屬關(guān)系的都司、守備，都用呈文。清末，咨議局行督撫；府、廳、州、縣議事會或參事會行文府、廳、州、縣官或監(jiān)督官府；城鎮(zhèn)鄉(xiāng)議事會、城鎮(zhèn)董事會及鄉(xiāng)董，行文該管地方官，也用呈文。另外中央部院衙門各司向堂官言事，或下屬對上級報告事件，也多用呈文。

呈文的程式：文件以“某某官署為呈送事”開始。接著以“案查”二字引敘呈報的事由或請示的問題。最后以“為此備文具呈，伏乞照呈施行。須至呈者”結(jié)束。文尾書寫具呈年、月、日，并加蓋官署印信。

咨呈

咨呈仍為上行文書之一。咨呈用于對地位略高而無隸屬關(guān)系的衙門或官員行文時多用咨呈。清朝規(guī)定，在京各部院行文宗人府；太常寺、太仆寺、光祿寺、鴻臚寺、國子監(jiān)、欽天監(jiān)、太醫(yī)院、寶泉寶源局、各倉監(jiān)督、布政使、按察使、城守尉、各關(guān)監(jiān)督、各省織造行文六部；布政使護巡撫篆行文六部；各省學(xué)政行文禮部。各提督、總兵行文兵部；各省布政使行文順天府；各督撫、將軍行文軍機處；和經(jīng)略副將行總兵；守備行非隸屬關(guān)系參將、游擊，游擊行非隸屬關(guān)系的副將?？偙形目偠?，司道運司行文提督，府廳州縣行文總兵，都用咨呈。

咨呈的程式：行文首以“某某官署為咨呈事”開始。接著以“案準(zhǔn)”二字引敘來文的主要內(nèi)容，然后呈明辦理或請示或答復(fù)的意見。最后以“須至咨者”結(jié)束。文尾寫“右咨呈某某官署”并書明具文年月日，加蓋官印。

申文

申，陳也，陳說事理向上級表達叫申。申作為公文名稱始于宋代。當(dāng)時叫申狀。元、明因之。清改稱申文，為國家機關(guān)上行文書之一。凡道府以下行文六部，府廳州縣行文步軍統(tǒng)領(lǐng)衙門，直隸布政使司以下行文順天府尹。司道行督撫，府廳行司道，州縣行府、廳，雜職行州縣。府、廳、州、縣行學(xué)政，州縣行提督，副將、參將、游擊、都司、守備、千總行巡撫，都用申文。此外，提督、副都統(tǒng)行經(jīng)略用申呈。

申文的程式：文首用“某某官署為申送事”總括語開始。接著以“案奉”二字引敘來文的旨意。然后申達辦理或請示或答復(fù)的意見，最后以“須至申者”結(jié)束全文。文尾寫“右申呈某某官署”，書明具申年月日，并加蓋官印。

詳文

詳者，細也，審也。詳文就是詳言其事，陳報于上級，以待批答之意。清黃六鴻著《?；萑珪分姓f：“夫詳文者，詳言其事而申于上臺者也。貴在源委清楚，詞意明切，而陳以可否之義仰候憲裁”（該書卷五）。它是清代上行文書之一。武官，凡副將以下行文提督，參將以下行文總兵。文官，凡州、縣上行府廳，府廳上行司道；司道上行督撫，都用詳文。

詳文都帶有詳冊，即副本。詳文、詳冊。合成一套，申報上憲，上憲在詳文上批示，發(fā)回申報衙門。詳冊留在上級衙門存案。

詳文的程式：文首有“某某官署為詳情事”總領(lǐng)語。行文以“案查”或“案奉”二字引敘來文內(nèi)容或某事緣由，然后詳述辦理的情況或請示的問題，最后以“照詳施行，須至申者”結(jié)束全文。文尾寫“右申某某官署”并書明具詳年月日，加蓋官署印信。日下寫申報人官銜、姓名。

驗文是清代地方官府使用的一種上行文書。大量用于報送有關(guān)文件，申解賦稅錢糧、押解犯人等。驗文與詳文用途和程式基本相同。不同的是詳文要帶詳冊，要上級批示，驗文不帶書冊，不要求上級對文件批示，只作備案用。

稟文

稟是報告、陳述的意思。清朝下對上，卑幼對尊長白事多用稟文。如地方機關(guān)，下級官吏向上級官吏報告請示事情時，在詳文內(nèi)有不便言之處，或不必見之詳文的，都用稟陳述。在京各衙門下級官吏對上級官吏言事時，也有用稟的。另外，私人向官署陳述事件，也用稟，叫稟帖。

稟文多是私信，文字結(jié)構(gòu)比較靈活，行文關(guān)系也不受規(guī)定的公文運轉(zhuǎn)程序限制。每逢年過節(jié)，下級官員對上級官員都要寫信祝賀問候。新官上任向上級官員稟報。下級官員要摸清上級官員的意圖，也往往用稟文以試探。上送稟文，須要附上作者的名帖（即現(xiàn)代的名片），寫上官銜、姓名，稱“銜名手本”，紙用紅色，以表示對上級的尊敬。有所請示的稟文，用白紙書寫，具稟者或委派親信人員須守候批示。上憲在紅稟批示后，即發(fā)還具稟人。白稟存于上憲卷宗。

明清時代，私人向官署陳告事件也可用稟，稱為稟帖。清代衙署內(nèi)部書吏、衙役向長官請示或報告事情時，也使用稟帖。稟帖一般是單張紙片，高約30公分，寬約20公分。

紅白稟為折摺式，一般高約24公分，寬約9公分。白稟都粘有特制的摺面和摺底，用黑色暗花紙，摺面正中偏上方粘一紅色小方簽，楷書一個“稟”字。白稟通常每扣五行，每行字?jǐn)?shù)不限，楷書。

稟文的程式：稟文開始先寫明“某某官署或某某官員謹(jǐn)稟某某官署或某某官員”，接著以“敬稟者”三字引敘稟報的事由或請示的問題，最后以“肅此具稟”結(jié)束全文。文尾書“卑職某某謹(jǐn)稟”，及具稟年月日，并加蓋官署或官員信印。

下行文

劄、劄付

劄同札，為古時寫字用的小木片。

一是要建立檔案人員培訓(xùn)制度，想方設(shè)法為檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件，鼓勵和支持檔案人員努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，開拓視野，不斷提高專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是要加強檔案人員與本所其他工作人員的互動和聯(lián)系，及時指導(dǎo)他們按照歸檔的要求收集、整理檔案資料。三是對檔案人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立業(yè)務(wù)考核制度，獎罰分明，調(diào)動檔案人員的工作積極性。

劄作為文書名稱，始于宋代。元、明改稱劄付。清沿用劄和劄付，仍作為下行文書。清朝規(guī)定，凡六部、都察院行文順天府、奉天府；六部行文太常寺、太仆寺、光祿寺、鴻臚寺、國子監(jiān)、欽天監(jiān)、太醫(yī)院、寶泉、寶源局、各倉監(jiān)督、布政使、按察使、城守尉、各關(guān)監(jiān)督、各省織造。

都察院行文六科,禮部行文各省學(xué)政，兵部行文各提督總兵。順天府尹行文各省布政使，軍機處行文布政使、按察使；經(jīng)略行文提督、副都統(tǒng)，都用札文。

凡提督行府廳州縣，巡撫行副將、參將、游擊、都司、用札付。

札文的程式：文首以“某某衙門或某某官員為札飭事，或給札事”開始，接著以“照得”或“某某案呈”引敘札飭的內(nèi)容。最后以“特”或“須至札者”結(jié)束，文尾書明具札年月日，并加蓋官印。

牌文、牌票、牌檄

牌文是清朝下行文書之一。凡各部院行文五城司坊官、大興、宛平二縣；六部行道府以下各衙門；步軍統(tǒng)領(lǐng)衙門行文府、廳、州、縣；順天府尹行直隸布政使司以下；督撫行司、道，司、道行府、廳，府、廳行州縣，州、縣行雜職。提督行副將以下，總兵行參將以下，副將行所轄游擊以下，參將行所轄都司以下，參將游擊行千總、把總，都司行所轄千總以下，都司、守備行把總。學(xué)政行道、府、廳、州、縣以下，經(jīng)略行總兵以下，都用牌文。

另外，巡撫行文守備、千總，用牌票，織造行文府、廳、州、縣用牌檄。（以上俱見《光緒會典》卷30·禮部）

牌文的程式：文首以“某某官署為牌行事”開始，接著用“據(jù)”或“查得”引敘事由緣起，然后牌曉事件，最后以“須至牌者”結(jié)束。末書具牌年月日，并加蓋官印。

諭

以上告下謂之諭，諭使用范圍較廣。皇帝告臣民的文書有上諭、諭旨等形式。清代各部院長官對下屬有所曉諭或指示，用“堂諭”。地方各府、廳、州、縣對于屬吏有所訓(xùn)示，用“諭帖”。

諭的程式：首用“諭某某知悉”或“為遵諭事”開始，接敘所諭內(nèi)容，文尾用“特諭”或“此諭”結(jié)束。文尾書明下諭的年月日。

平行文

咨文

咨是商量、咨詢的意思。咨作為公文名稱，始于宋代，以后歷代沿用，為中央平行衙署的來往文書之一。清朝行文體制規(guī)定：宗人府行文各部院；六部、理藩院、都察院、內(nèi)務(wù)府、各旗都統(tǒng)、步軍統(tǒng)領(lǐng)衙門互相行文；通政使司、大理寺行文各部院；各部院行文總督、巡撫、都統(tǒng)、將軍等；吏、禮二部行文衍圣公；禮部行文外裔各國；軍機處行文督撫、將軍；總督巡撫與提督，巡撫與總兵，司道與總兵，來往行文都用咨文。

咨文的程式：文首以“某某衙署為咨行事”開始，接著以“案奉”二字引敘事由，然后敘述所咨事情。最后以“須至咨者”結(jié)束。末書“右咨某某官署”及具咨年月日，加蓋官印。

移會

清朝規(guī)定，通政司、大理寺行文，除對各部院用咨外，余皆用移會。六科各道、內(nèi)庭各館、內(nèi)閣典籍廳、稽察房、中書科等處，與各部、院、寺、監(jiān)行文，均用移會。地方機關(guān)，如直隸州與非所屬之知縣，知縣與府首領(lǐng)州同、州判，州同、州判與儒學(xué)，來往文書，也用移會。

移會的程式：文首用“某某官署為移會事”開始，接敘事由的緣起，然后說明移會事項，最后以“須至移者”結(jié)束。末書“右移會某某官署”，具移年月日，并加官署印信。

交片

交片是清朝獨有的一種平行文書?！肚鍟洹份d，軍機處與各部、院、寺、監(jiān)行文用交片。其內(nèi)容多是軍機大臣傳達皇帝的諭旨，交有關(guān)衙門辦理執(zhí)行。

片文一般一百字左右。片文程式簡潔明確，文首直書“某年某月某日交某官署。本日，軍機大臣面諭旨?！苯訑⒅I旨的內(nèi)容。最后以“此交”結(jié)束。

照會

照會作為公文名稱，始于明代。照會有會同照閱之意，大都是不相隸屬的文武各衙門之間行文時使用。明代凡五軍都督府行文六部用照會。清朝規(guī)定，總兵行文非所轄的副將。副將行文非所轄的都司、守備。參將、游擊行文非所轄的守備。都司、守備行非所轄的千總?？偠接诳偙?，提督于司、道、運司，總兵于府、廳、州、縣，副將于各州縣，駐防副都統(tǒng)行文非所屬之副將。經(jīng)略行文將軍督撫，均用照會。知府行文直隸州知州，用墨筆照會。清末府、廳、州、縣長官行文議事會或參事會，司、道行文自治機關(guān)也用照會。

鴉片戰(zhàn)爭以后，照會逐漸變?yōu)橥饨晃臅??！吨杏⒛暇l約》第十一款規(guī)定：英國駐中國之總督，與中國大臣無論京內(nèi)京外者，有文書往來，用“照會”字樣。以后，照會便成為國家間外交往來比較常用的一種文書。

照會的程式：文首以“某某官署為照會事”開始，接著用“案照”二字引敘事由緣起，然后敘明所照事由，最后以“須至照會者”結(jié)束。末書“右照會某某官署”，具照年月日，并加蓋官印。

關(guān)文

關(guān)文是古代官府間互相質(zhì)詢時所用的一種文書?！段男牡颀垺洝分性唬骸鞍俟僭兪?，則有關(guān)、刺、解、諜”。《唐百官志》中云：“諸司相質(zhì)，其制有三：一曰關(guān)、二曰刺，三曰移”。宋、明沿用之。清朝關(guān)文的用途進一步擴大，凡府廳州縣行佐貳、佐雜，府廳州縣與兩司首領(lǐng)互相行文，都用關(guān)文。另外，副將與非所轄之游擊，府廳與參將、游擊，府、廳、州、縣與都司，司道、運司、府廳與副將，司道、運司、州縣與參將、游擊，司道、運司與都司，都用平關(guān)。

關(guān)文的程式，文首用“某某官署為關(guān)查事”開始，接敘事由緣起，然后敘明關(guān)查的事項。文尾寫“右關(guān)某某官署”，具關(guān)年月日，并加蓋官印。

牒呈

牒作為公文名稱，始于秦漢。宋時有敕牒、公牒。清代有牒呈，據(jù)《清會典》載，凡府佐貳行知府，州、縣佐貳行州、縣。兩司首領(lǐng)行知府，儒學(xué)行州、縣。府、州行提督，廳縣行副將，都用牒呈。

牒呈為平行文書之一，行文中凡用牒的地方，均加一“呈”字，以表示對受文官署的尊敬。

牒文的程式：文首以“某某官署為咨會事”開始，接敘事由緣起，然后敘明牒知的事情。最后以“須至牒者”結(jié)束。文尾書明“具牒某某官署”，具牒年月日，并加蓋官署印信。

（作者系中國第一歷史檔案館原副館長、研究館員）