如何科學(xué)建立會計(jì)電算化會計(jì)科目

高登偉

摘要：本文通過分析會計(jì)電算化對于會計(jì)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性作用，得出了對會計(jì)科目進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化目標(biāo)的根本保證，從基本原則、分析會計(jì)科目、需要注意的問題等幾個(gè)方面對科學(xué)建立會計(jì)電算化會計(jì)科目進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：會計(jì)；電算化；科目

會計(jì)工作中電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，徹底改變了會計(jì)工作“人工抄寫，珠子計(jì)算”的局面，同時(shí)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析功能為提高財(cái)務(wù)管理水平提供了強(qiáng)有力的支持手段，大大擴(kuò)展了會計(jì)核算的深度和廣度，增強(qiáng)了會計(jì)信息的準(zhǔn)確度和時(shí)效性，大大增加了為經(jīng)濟(jì)管理提供的信息量，為充分發(fā)揮會計(jì)的管理職能創(chuàng)造了條件。

會計(jì)電算化促進(jìn)了會計(jì)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，涉及了會計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理形式和方法，財(cái)務(wù)核算形式、內(nèi)部控制制度內(nèi)容和重點(diǎn)、稽核內(nèi)容等。

在會計(jì)電算化過程中系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有著重要的意義，為了達(dá)到會計(jì)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性的目標(biāo)，會計(jì)科目初始化的重要性更為突出，因?yàn)闀?jì)電算化系統(tǒng)根據(jù)所設(shè)定的會計(jì)科目來展開后續(xù)的大部分工作，一旦系統(tǒng)的初始化設(shè)置完成并進(jìn)行賬務(wù)處理之后，就不能對系統(tǒng)的會計(jì)科目進(jìn)行人為的改動(dòng)，否則后果不堪設(shè)想，所以，在會計(jì)電算化系統(tǒng)初始化設(shè)置工作中，對系統(tǒng)的會計(jì)科目進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化目標(biāo)的根本保證。

要能夠科學(xué)的建立會計(jì)電算化會計(jì)科目，主要需要做好以下幾項(xiàng)工作：

一、建立會計(jì)電算化會計(jì)科目要便于會計(jì)科目編碼工作，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)中科目是以編碼形式存儲、索引的。編碼是會計(jì)電算化會計(jì)科目內(nèi)在邏輯的外在體現(xiàn)，所以建立會計(jì)電算化會計(jì)科目需要滿足編碼的一些基本原則

1.必須保證每一個(gè)會計(jì)科目都用一個(gè)確定的編碼來表達(dá)，反之，每一個(gè)編碼也只能代表一個(gè)唯一的會計(jì)科目，這就是所謂的編碼的設(shè)計(jì)唯一性概念，所以科目設(shè)置要概念清晰，不能有交叉和模棱兩可的現(xiàn)象。

2.會計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的規(guī)律性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性，這三性反映出了建立會計(jì)電算化會計(jì)科目的科學(xué)性和設(shè)計(jì)水平，建立會計(jì)電算化會計(jì)科目科學(xué)性強(qiáng)的，會計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的規(guī)律性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性就強(qiáng)。

所謂規(guī)律性是指科目編碼的順序和層次應(yīng)當(dāng)有一定的規(guī)律，這樣依據(jù)會計(jì)科目的內(nèi)在邏輯順序通過排序就可以方便地得到具有實(shí)際意義的分組。

所謂穩(wěn)定性是指在會計(jì)科目內(nèi)在邏輯性基礎(chǔ)上，編碼確定后不需要打亂重編，能夠適應(yīng)環(huán)境的變化，可以應(yīng)用較長的時(shí)間，不會出現(xiàn)除了因?yàn)樵黾咏?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)擴(kuò)展而增加代碼現(xiàn)象外的經(jīng)常修改編碼系統(tǒng)的現(xiàn)象，編碼系統(tǒng)是會計(jì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，建立會計(jì)電算化會計(jì)科目又是會計(jì)科目編碼的基礎(chǔ)，頻繁的修改編碼系統(tǒng)，反復(fù)的調(diào)整會計(jì)電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容是建立會計(jì)電算化會計(jì)科目不夠科學(xué)的一種直接體現(xiàn)，即會計(jì)電算化會計(jì)科目穩(wěn)定性不足。

所謂擴(kuò)展性是指隨著管理要求的變化，業(yè)務(wù)類型的變更，可以通過增加一些新的會計(jì)科目方便的進(jìn)行擴(kuò)展，穩(wěn)定性和擴(kuò)展性是建立會計(jì)電算化會計(jì)科目中應(yīng)該綜合考慮的兩個(gè)方面，這種擴(kuò)充不能打亂原來的編碼體系，要做到這一點(diǎn)實(shí)際上需要保證會計(jì)科目的可擴(kuò)展性。

3.會計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的通用性和系統(tǒng)性，這是指相對未來的整體信息化解決方案來講，財(cái)務(wù)系統(tǒng)只是其中一部分，必然會面I臨著財(cái)務(wù)系統(tǒng)與整體管理信息系統(tǒng)、與其它各子系統(tǒng)的接口工作，例如物資管理系統(tǒng)、生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、物流運(yùn)輸系統(tǒng)等，科目編碼的設(shè)計(jì)，不僅要滿足財(cái)務(wù)系統(tǒng)的需要，同時(shí)也要滿足其他各子系統(tǒng)及整個(gè)管理信息系統(tǒng)的需要，這就是通用性和系統(tǒng)性。會計(jì)電算化會計(jì)科目要便于編碼設(shè)計(jì)的通用性和系統(tǒng)性要求。

4.會計(jì)電算化會計(jì)科目要層次、邏輯性清晰，這樣編碼位數(shù)容易控制，也便于記憶，適合計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，編碼系統(tǒng)的適用性和可靠性也會大幅提高。

二、建立會計(jì)電算化會計(jì)科目要對目前的會計(jì)科目進(jìn)行認(rèn)真分析。目的是科學(xué)理解電算化會計(jì)科目的內(nèi)在邏輯性和內(nèi)涵，為整體會計(jì)電算化系統(tǒng)打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

要明確設(shè)置會計(jì)科目的級數(shù)和位數(shù)，級數(shù)反映了一個(gè)單位會計(jì)科目按反映內(nèi)容的詳細(xì)程度所作的分類的類別數(shù)，位數(shù)是指會計(jì)科目代碼的長度，級數(shù)越多，則會計(jì)賬簿提供的會計(jì)信息就越詳細(xì)，例如，按照財(cái)政部于2000年12月29日發(fā)布的《企業(yè)會計(jì)制度一會計(jì)科目和會計(jì)報(bào)表》，一級會計(jì)科目采用4位編碼，其編碼方法為：分別用1、2、3、4、5表示資產(chǎn)類、負(fù)債類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類，先采用順序碼區(qū)分科目大類，占1位，用第2位對科目大類進(jìn)一步具體化，其第3位、第4位采用分組編碼法。4位代碼規(guī)定了85個(gè)一級科目，明細(xì)科目的設(shè)置沒有一定的限制，但在《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則一會計(jì)科目和會計(jì)報(bào)表》中列出了一部分明細(xì)科目，根據(jù)其列示的情況看，對明細(xì)科目采取的設(shè)置方法是，在一級科目后，每兩位表示一級明細(xì)科目。由于2007年我國政府收支制度進(jìn)行了改革，支出的經(jīng)濟(jì)分類由原來的三大類調(diào)整為現(xiàn)在的十三類，各單位都涉及到在2007年重新建立新的會計(jì)科目體系的問題。所以在設(shè)置會計(jì)科目的級數(shù)和位數(shù)時(shí)主要是明細(xì)子目編號的問題，一般而言，企業(yè)的規(guī)模越大、管理要求越高，會計(jì)科目級數(shù)就要求越多，這里主要是需要注意明細(xì)科目的代碼切忌過長，據(jù)國外資料統(tǒng)計(jì)，會計(jì)科目代碼的長度和輸入出錯(cuò)率有很大關(guān)系，因此為了保證會計(jì)信息系統(tǒng)能適應(yīng)單位今后發(fā)展的需要以及便于記憶和處理，明細(xì)科目的代碼長度應(yīng)設(shè)置為二位，否則對記憶、輸入、使用都非常不便。

需要充分考慮會計(jì)報(bào)表編制中的實(shí)際需要，有什么樣的會計(jì)科目，就有什么樣的報(bào)表數(shù)據(jù)，因此設(shè)置會計(jì)科目時(shí)必須和會計(jì)報(bào)表的內(nèi)容相結(jié)合；需要充分考慮企業(yè)管理的實(shí)際需要，作為一個(gè)信息管理系統(tǒng)，會計(jì)人員所做的一切工作其最終目標(biāo)是為管理人員提供所需要的信息資料，所以科目上不能脫離企業(yè)管理的需要去設(shè)置會計(jì)科目，企業(yè)管理的實(shí)際需要是會計(jì)信息的需求作為出發(fā)點(diǎn)；需要充分考慮企業(yè)未來發(fā)展的需要，由于科目具有唯一性的特點(diǎn)，因此科目一旦設(shè)置完成，它就必須滿足企業(yè)長期使用的需要，在此期間不能隨意變更其核算內(nèi)容，所以，會計(jì)電算化決不是簡單地將手工記賬轉(zhuǎn)化為用計(jì)算機(jī)記賬，會對會計(jì)核算內(nèi)容、會計(jì)核算流程、會計(jì)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置和會計(jì)內(nèi)部控制制度等方面產(chǎn)生重大的影響，必須滿足連續(xù)性特點(diǎn)，每個(gè)科目都有各自明確的核算內(nèi)容，相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須登記在同一個(gè)賬戶上，設(shè)置會計(jì)科目時(shí)要充分考慮到計(jì)算機(jī)處理的特點(diǎn)，以滿足企業(yè)未來發(fā)展的需要。

三、建立會計(jì)電算化會計(jì)科目需要注意的問題

實(shí)踐中，建立會計(jì)電算化會計(jì)科目，設(shè)置會計(jì)科目前需要加強(qiáng)與相關(guān)部門、相關(guān)人員的溝通，主要是了解業(yè)務(wù)流程，了解內(nèi)部核算和內(nèi)外審計(jì)的實(shí)際需要，如果設(shè)置的科目不能方便的報(bào)表取數(shù)，則建立會計(jì)電算化會計(jì)科目就是失敗的，并且還要避免在實(shí)際工作中明細(xì)科目重復(fù)設(shè)置，而增加操作人員的工作量，造成信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真和運(yùn)行效率下降。

在具體科目編碼時(shí)，可以嘗試多種方法，例如順序編碼法、按位編碼法、分組編碼法、按特定數(shù)字編碼、綜合編碼法等，編碼的方法很多，具體采用什么樣的方法，不能統(tǒng)一規(guī)定，只要在編碼時(shí)，遵循編碼設(shè)計(jì)的原則，充分體現(xiàn)科目設(shè)計(jì)初始目的，保證信息系統(tǒng)系統(tǒng)的運(yùn)行效率就是可行的。

總之，會計(jì)電算化不僅提高了財(cái)務(wù)管理的信息化水平，增強(qiáng)了會計(jì)信息的準(zhǔn)確度和時(shí)效性，增加了決策支持的信息量，為充分發(fā)揮會計(jì)的管理職能創(chuàng)造了條件，同時(shí)也對會計(jì)人員本身的素質(zhì)、水平提出了更高要求，科學(xué)建立會計(jì)電算化會計(jì)科目是會計(jì)電算化的基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作必須要得到重視。