電子文件對檔案工作的影響及對策

廣東省清遠市人民醫(yī)院 張紅艷

隨著科學信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，“電子檔案”這一概念的出現(xiàn)代表著檔案管理工作從原始的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，開啟了檔案管理新的旅程。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，這表示國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。自那以后，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀概述

當前，不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的廣泛應用不僅使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。但是當前電子檔案的管理還處在進一步探索和完善階段，仍有很多問題亟待解決和規(guī)范。例如：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；由于技術(shù)和歷史原因，我國至今還沒有建立完全建成達到國際標準的機讀目錄檔案系統(tǒng)，各地區(qū)各單位的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式多樣，標準不一，這給信息交換帶來了很大的麻煩，且規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。在新形勢下，檔案管理應當要適應檔案信息資源共享的要求，在更高的平臺上逐步實現(xiàn)電子檔案管理標準化、規(guī)范化。其次檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。這些問題都是擺在我們檔案人面前的難題，可是說，探索規(guī)范化檔案之路還有很遠，而我們，任重道遠。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的紙張在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等條件下，可發(fā)生水解和氧化反應，造成文件的損壞和丟失。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，較易保存，讀取方便。隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，檔案的生成方式也發(fā)生了很大變化，由從前的紙質(zhì)文件、印章到從文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程都在計算機和通訊線路中進行。電子檔案的必須以機讀文件為主要形態(tài)，檔案的保存也主要以電子形式存在，這就意味著電子檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案，挑戰(zhàn)也更大。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙張檔案管理有幾大優(yōu)勢：

（一）可充分利用計算機的系統(tǒng)操作，提高利用率。儲存在計算機上的檔案便于修改、便于復制外，還有紙質(zhì)檔案無法具備的搜索功能。計算機的檢索、自動分類、統(tǒng)計功能極大的減輕了檔案管理人員的精力，但是對新時期檔案管理的人員的計算機水平提出了更高的要求。

（二）檔案信息電子化節(jié)省了檔案成本。電子檔案的廣泛運用改變了以往信息加工受經(jīng)費限制的局面，眾所周知，手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，且效率地下，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，檔案信息化管理可以很好的解決這個問題，信息資源不但可以重復使用，還可以做到共享。

三、電子文件對檔案工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，電子文件由檔案管理人員直接寫在電子載體上，修改、負責、保存都在電子載體上進行，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這些變化對于長期的紙質(zhì)檔案的管理提出了挑戰(zhàn)，也深刻影響著檔案管理工作。

（一）對于分類方法的影響

自從電子檔案誕生以來，檔案的實體分類與概念分類應運而生，且隨著電子檔案的廣泛運用，實體分類將逐步被概念分類整理所取代。實體分類的結(jié)果體現(xiàn)的是一種屬性聯(lián)系，這種單線排列方式適用于早期的手工操作檔案管理需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（二）對于檔案價值鑒定理論的影響

根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化。一方面由于制作方便，電子文件的規(guī)模將比以前大的多，另一方面由于用戶的迅速增加，信息和數(shù)據(jù)需要不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證，因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、如何應對新形式下的檔案管理

（一）保證電子文件的可靠性。以前檔案保密只通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。這樣做雖然很方面，但是在安全性方面還是不夠。還要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息。

（二）盡快適應檔案管理向立體化方向發(fā)展趨勢。隨著電子文件的介入，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容。不僅檔案種類在增加，其用戶和適用范圍也在逐年擴大，大量的基礎(chǔ)工作也都具有各自的個性。因此，檔案管理人員必須適應這種三維空間，對立體化的管理結(jié)構(gòu)進行深入的學習。

（三）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。當前我國檔案管理隊伍還缺乏大量專業(yè)人才，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要。