試論會計電算化的意義及對現(xiàn)有會計人員電算化培訓的方法

蓋紅芝

[摘要] 21世紀是一個信息化的世紀, 會計電算化勢在必行,對現(xiàn)有會計人員的會計電算化培訓更是重中之重,因此,實現(xiàn)會計電算化具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

[關鍵詞] 會計電算化意義會計電算化培訓

會計電算化是會計發(fā)展史上的一次革命,是現(xiàn)代化管理和會計自身改革與發(fā)展的客觀需要,是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然。進入21世紀以來,以計算機技術和網(wǎng)絡技術為代表的信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用,引發(fā)了全球范圍的信息革命,對社會生活的各個方面產(chǎn)生了重大影響。信息技術迅速發(fā)展也為會計工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。 傳統(tǒng)的會計核算難以作到信息資源的及時共享,每個業(yè)務部門的信息和資料基本上是一個信息孤島,造成勞動力的浪費和工作效率的低下,由于缺乏完善的信息資源管理,企業(yè)又難以及時編制出準確無誤的財務報告,因此無法隨時掌握企業(yè)的資金及物流狀況并及時作出反映。會計電算化是利用電子計算機快速,準確、方便等長處應用和管理會計工作,企業(yè)通過會計電算化,利用現(xiàn)代化的手段,可以提高會計工作的效率和質量,促進企業(yè)信息化,從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和綜合競爭能力。會計信息處理從手工發(fā)展到電算化是會計操作技術和信息處理方式的重大變革,對實現(xiàn)會計核算手段現(xiàn)代化和提高會計參與經(jīng)營管理的能力十分重要,會計電算化是會計發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟和科技發(fā)展對會計工作提出的要求,是時代發(fā)展的要求,實現(xiàn)會計電算化具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

一、會計電算化的意義

1、減輕財務人員的勞動強度,提高工作效率

在傳統(tǒng)的手工會計核算業(yè)務中,財會人員需要面對的是浩繁的憑證、帳薄和各種財務數(shù)據(jù),巨大的工作量往往造成會計信息的失真。而實現(xiàn)電算化后,把繁雜的記帳、結帳、報帳工作交給高速的計算機處理,可以在很大程度上減輕財會人員的勞動強度,并且由于計算機具有精確性和確定性的特點,全面實現(xiàn)會計電算化后可以達到提高財會工作效率,保證會計信息質量的目的。

2、促進會計職能的轉變

在現(xiàn)代社會,激烈的市場競爭要求會計的職能從簡單的核算向企業(yè)的管理和決策方向發(fā)展。通過實現(xiàn)會計電算化,財會人員擺脫了繁重的手工操作,使得大量的會計信息得以及時的記錄、匯總和分析,從而使得這些信息快速地轉變?yōu)槟軌蝾A測前景的數(shù)據(jù),會計的職能得到充分的發(fā)揮。財務人員也有了時間和精力參與企業(yè)的管理與決策,為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。

3、提高會計核算質量,準確、及時地提供會計信息

企業(yè)能否在激烈的市場競爭中作出迅速、準確的反映,是企業(yè)生存與發(fā)展的關鍵。在手工條件下,大量會計信息需要手工進行記錄、分析、整理,企業(yè)決策者往往不能及時準確得到會計信息,實現(xiàn)電算化后,解決了會計手工核算中的記帳不規(guī)范和大量重復勞動極易產(chǎn)生的錯記、漏記、錯算等錯誤。大量的信息都可以準確、及時地記錄、匯總、分析、傳送,提高了會計核算的質量,同時也保證了向企業(yè)管理者和其它信息需求者準確、及時地提供會計信息。

4、提高人員素質、促進會計工作規(guī)范化

會計人員的素質是決定會計工作是否規(guī)范的基礎和重要保障。企業(yè)在會計領域應用會計軟件,給會計工作增添了新內容,要求會計人員提高自身素質,更新知識結構。一方面為了參與企業(yè)管理,更多地經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實理會計電算化的前提條件,所以會計軟件的應用從客觀上也會促進會計工作的規(guī)范化。

5、堵塞漏洞,避免資金流失。

每個單位在經(jīng)營管理中均不同程度地存在著這樣那樣的漏洞,在手工核算的條件下,沒有更多的精力和時間以及有效的辦法去堵塞這些漏洞,而實現(xiàn)會計電算化以后,通過嚴格的科學的程度控制,可以避免各種人為的差錯事故和各種虛假行為,避免經(jīng)營中的違法違章等漏洞。從某種意義上說,也就避免了資金的流失,提高了經(jīng)濟效益。

6、為會計核算達到新《會計法》的要求提供了保障

在會計核算方面,會計軟件相對于傳統(tǒng)的手工處理有著突出的優(yōu)勢,會計軟件所擁有的各種會計核算功能,從實現(xiàn)手段上保證了在進行會計核算操作時,最有效地達到新《會計法》的要求。

7、有助于建立科學有效的內部控制體系

在企事業(yè)單位財會工作中,為了維護財會數(shù)據(jù)的正確性、可靠性及業(yè)務經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)的完整性,必須制定各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務處理規(guī)范以及其它為防止可能發(fā)生的風險而采取措施。

從職能分割方面來說,會計電算化系統(tǒng)的應用,要求企事業(yè)單位對內部職能進行分隔,按照內部牽制原則合理分工,從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督、防止無意差錯和有意舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

從授權方面來說,會計電算化系統(tǒng)利用控制功能,通過權限分配、密碼等手段對上機操作或動用系統(tǒng)資源加以控制,從而達到控制非法介入、篡改和舞弊行為,進而保證了會計信息和會計資料的真實性和合法性。

從序時控制方面來說,會計電算化系統(tǒng)利用序時控制能力執(zhí)行嚴格的操作時間順序,如果違反時間順序,系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行相應的會計操作,達到了防止對會計信息和會計資源進行非法修改等舞弊行為的目的。

從業(yè)務管理控制方面來說,會計電算化系統(tǒng)程序通過設定的程序,對于偏離計劃、預算和定額的現(xiàn)象,可以及時予以報警顯示。

從財務完整性控制方面來說,會計電算化系統(tǒng)可以及時準確地反映帳面余額,定期進行清查盤點之外,還可以在財產(chǎn)變動的關鍵環(huán)節(jié),如銀行帳戶余額存、貸轉換 、長期未結清的往來戶等到方面及進輸出信息,提醒有關人員加強監(jiān)督和管理,防止財產(chǎn)流失。

從保密審計線索方面來說,會計電算化的所有數(shù)據(jù)處理都會保留下操作記錄,包括上機人員的姓名、上機時間和操作內容等,一旦有不正?，F(xiàn)象發(fā)生,這此審計線索,可以幫助及進審查核對,從而真正能夠發(fā)揮內部審計和外部審計對企事業(yè)單位財務核算工作的監(jiān)督作用。

8、會計電算化為企業(yè)全面信息化奠定了基礎

一個企業(yè)的會計信息占該企業(yè)全部信息的比例很大,如果把管理信息系統(tǒng)比作大腦,那么會計電算化信息系統(tǒng)就好比神經(jīng)中樞系統(tǒng),控制著整個系統(tǒng)的運行,所以,單位會計的電算化是整個企業(yè)信息化的重要基礎保證。

二、對現(xiàn)有會計人員的會計電算化培訓

1、會計電算化專業(yè)人員嚴重缺乏

由于會計電算化對會計人員的要求比較高,既要求會計人員要掌握扎實的財務會計專業(yè)知識,又要掌握相關的計算機知識、網(wǎng)絡知識和財務軟件的使用技術以及保養(yǎng)和維護。而在實際工作中大多數(shù)會計人員都沒接受過正規(guī)的計算機培訓, 只是照葫蘆畫瓢,現(xiàn)學現(xiàn)賣,根本滿足不了日益更新的會計電算化工作的需要。

2、會計電算化人才培訓的類型

培訓會計電算化人員應分為三類:一類是培訓信息系統(tǒng)的開發(fā)人員, 他們負責完成會計軟件的開發(fā)工作;第二類是培訓系統(tǒng)的應用人員, 他們負責使用和維護;第三類是培訓電算化系統(tǒng)的管理人員, 他們負責單位會計電算化工作的組織、協(xié)調和管理。

3、財政主管部門要采取多種形式,堅持創(chuàng)新教學方法

(1)、優(yōu)選師資是增強培訓效果的關鍵。優(yōu)選者既要有渾厚的理論功底,又要有特定的語言表達能力;既要有全方位的創(chuàng)新理念,又要有旁征博引的實踐知識;既要有優(yōu)秀的授課技巧,又要有嫻熟的計算機操作能力。講授中以教材為基準,無論是案例分析,還是特定問題的論據(jù),都能夠“信手拈來,隨時拋去”。

(2)、加強對財務會計人員的理論能力及動手能力的培養(yǎng)和提高。不斷更新電算化培訓內容,完善會計人員會計電算化知識結構體系,以計算機知識培訓為主。財務軟件向網(wǎng)絡化、簡便化發(fā)展,督促廣大財務會計人員認真學習網(wǎng)絡和應用軟件知識將成為網(wǎng)絡時代對會計人員的必然要求。

(3)、創(chuàng)新培訓方法,財政主管部門要充分調動參訓學員的學習熱情,使他們更好地科學安排工作與培訓的關系,凸顯培訓的效果。在培訓時間設置上一定要靈活,讓會計電算化學員可根據(jù)自身實際酌情選擇。在培訓過程可采用集中培訓和個人自學相結合的原則。

(4)、財政主管部門要督促授課教師制作會計電算化多媒體課件,讓學生通過多媒體去感知、熟悉和交流信息。采用多媒體、網(wǎng)絡技術進行開放式的教學,

(5)、授課中應多運用案例分析、情景模擬、拓展思維等生生互動,師生互動的培訓模式,突出學員的主體地位,構建廣泛參與,多向交流的學習平臺。促使學生更好地發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題,使所學的知識真正變成學生自己的東西,使學生獲得能夠受益終生的學習能力和學習方法。

(6)、案例教學與其他教學手段要有機結合,相互補充,以加強學生的職業(yè)經(jīng)驗的練習?？梢栽O計模擬現(xiàn)場業(yè)務范例,每人一臺計算機,讓學生親自操作,按會計電算化工作程序進行綜合練習。還可以在學生中分組,分別循環(huán)扮演會計部門中的不同角色,以滿足學生對不同崗位職責的熟悉和把握。在會計實驗室里模擬從多媒體教室里學到的會計案例知識,進行會計核算模擬實習,以此驗證從案例教學中學到的知識,從而增強了動手能力,加深對會計專業(yè)知識和會計電算化知識的理解。

3、財政主管部門要創(chuàng)新培訓考核方法。

為了充分調動學員的積極性、主動性、創(chuàng)新性和自我約束性,會計電算化培訓結業(yè)要打破一張試卷定乾坤的單一考試模式,采取 “筆試、上機考試和出勤、作業(yè)”等扣分因素相結合的立體多維的考試評價方式,促使學員必須認真學習,使培訓真正收到實效。

21世紀是一個信息化的世紀, 會計電算化勢在必行,對現(xiàn)有會計人員的會計電算化培訓更是重中之重,因此,實現(xiàn)會計電算化具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。