中冶天工信息化系統(tǒng)在項(xiàng)目管理層的推進(jìn)

◎ 中冶天工渤海分公司信息化領(lǐng)導(dǎo)組 黃 超 杜 媛

中冶天工集團(tuán)在推進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新以及資質(zhì)升級(jí)的過程中，把項(xiàng)目管理信息化工作作為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要手段，根據(jù)企業(yè)的管理實(shí)際，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，設(shè)計(jì)、建設(shè)了切合自身管理實(shí)際的綜合項(xiàng)目管理信息平臺(tái)。經(jīng)過一個(gè)時(shí)期的推廣使用，系統(tǒng)的覆蓋面、數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量等均滿足了模塊運(yùn)行的基本要求。

渤海分公司作為中冶天工集團(tuán)在中國北方地區(qū)最大的區(qū)域分公司，負(fù)責(zé)企業(yè)在天津以及周邊地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)和經(jīng)營管理工作，同時(shí)管轄了近20個(gè)成建制的項(xiàng)目經(jīng)理部并近30個(gè)項(xiàng)目。在綜合項(xiàng)目管理信息化工作的推進(jìn)過程中，我們按照集團(tuán)公司的總體部署和要求，細(xì)化了自身的工作目標(biāo)、工作措施，取得了較好的推進(jìn)效果。在2010年9月建設(shè)部進(jìn)行的驗(yàn)評(píng)中得到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和專家的好評(píng)。我們?cè)谙到y(tǒng)推進(jìn)和使用中的主要做法有以下幾個(gè)方面：

一、始終堅(jiān)持項(xiàng)目管理信息化工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的必由之路

明確實(shí)施和推廣工作是各級(jí)管理層一把手的工作責(zé)任?，F(xiàn)代企業(yè)必須走管理信息化之路，各級(jí)管理層的一把手是推進(jìn)工作的第一責(zé)任人，這是中冶天工集團(tuán)在啟動(dòng)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)之初就明確的責(zé)任定位。渤海分公司在推進(jìn)過程中堅(jiān)決貫徹了這一工作理念，并在實(shí)際推進(jìn)過程中用具體的措施落實(shí)了這項(xiàng)工作責(zé)任。實(shí)踐證明，各級(jí)管理層的一把手是否重視，是決定推進(jìn)工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。

由于施工企業(yè)工作環(huán)境、工作性質(zhì)的特殊性，許多項(xiàng)目在進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)初期網(wǎng)絡(luò)條件不佳成為制約推廣工作的重要因素之一。一些項(xiàng)目地處偏遠(yuǎn)地段，存在寬帶不易接入、費(fèi)用較高等客觀困難，在信息化工作推進(jìn)初期這些因素非常容易成為一些項(xiàng)目推進(jìn)不利的借口。渤海分公司信息化工作推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)組在分析項(xiàng)目的實(shí)際情況后認(rèn)為，信息化系統(tǒng)能否順利推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)條件是開展工作必需的條件，客觀的工作困難可以通過各種手段予以克服，所以明確提出為項(xiàng)目建立滿足基本需要的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是項(xiàng)目經(jīng)理的工作責(zé)任，任何項(xiàng)目不能把網(wǎng)絡(luò)硬件條件作為推進(jìn)不利的托詞。同時(shí)，針對(duì)部分確實(shí)存在困難的項(xiàng)目，我們?cè)试S其使用無線網(wǎng)卡進(jìn)行基本的數(shù)據(jù)處理，并在分公司辦公大樓為沒有網(wǎng)絡(luò)條件的項(xiàng)目安排了臨時(shí)辦公室進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中處理，項(xiàng)目經(jīng)理按照分公司的要求結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際配置網(wǎng)絡(luò)硬件，基本解決了這一看似非常合理的影響推進(jìn)工作進(jìn)程的問題。

為了確保系統(tǒng)的有效運(yùn)行，渤海分公司在建設(shè)辦公大樓局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，為了OA辦公平臺(tái)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行，還升級(jí)了機(jī)房硬件設(shè)備，同時(shí)把原有的網(wǎng)絡(luò)帶寬從10M提高到了20M；分公司各管理部門的近百個(gè)管理崗位實(shí)現(xiàn)了人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)，并且進(jìn)行了計(jì)算機(jī)配置的升級(jí)和換代；分公司的主要領(lǐng)導(dǎo)以及與項(xiàng)目信息化關(guān)系密切的部門領(lǐng)導(dǎo)配置了筆記本電腦，確保隨時(shí)處理平臺(tái)流程。渤海分公司還為各項(xiàng)目部規(guī)定了計(jì)算機(jī)硬件最基本的配置標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)項(xiàng)目部人、財(cái)、物的合理調(diào)配最直接的反映了項(xiàng)目一把手對(duì)信息化推進(jìn)工作的重視程度。從中冶天工集團(tuán)到渤海分公司一直強(qiáng)調(diào)：信息化工作的實(shí)施推廣不僅是各級(jí)管理層一把手的工程，同時(shí)也是全員的常態(tài)化的工作職責(zé)和工作機(jī)能；針對(duì)一些項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)把信息化工作作為信息員的工作任務(wù)來安排的現(xiàn)象，我們及時(shí)進(jìn)行了糾正，因?yàn)榫C合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)的各個(gè)模塊專業(yè)性比較強(qiáng)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的信息員不可能代替各專業(yè)的管理人員完成日常工作數(shù)據(jù)的處理，數(shù)據(jù)處理、錄入是管理內(nèi)容和過程的反映，不能實(shí)現(xiàn)全員的信息化操作和管理最終將導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量的低下、失真。通過強(qiáng)制性的推行全員信息化工作，使各模塊的數(shù)據(jù)處理工作具體到了相應(yīng)的業(yè)務(wù)技術(shù)管理崗位，也一定程度緩解了項(xiàng)目因系統(tǒng)啟動(dòng)人力資源緊缺的問題。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員的合理定位為系統(tǒng)推進(jìn)創(chuàng)造了較好的運(yùn)行條件，此次代表中冶天工集團(tuán)為住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部驗(yàn)評(píng)專家展示系統(tǒng)運(yùn)行情況的渤海分公司第十一項(xiàng)目部，項(xiàng)目經(jīng)理馬杰在系統(tǒng)推進(jìn)的全過程中不僅對(duì)人員的工作責(zé)任進(jìn)行了明確，而且自己親自操作系統(tǒng)，每天登陸平臺(tái)檢查各模塊的數(shù)據(jù)質(zhì)量、工作進(jìn)度，并通過平臺(tái)對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)營進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)信息化推進(jìn)工作的真正目的。

二、建立綜合項(xiàng)目管理信息化推進(jìn)、協(xié)調(diào)例會(huì)制度，確保推進(jìn)工作計(jì)劃的落實(shí)

根據(jù)集團(tuán)公司信息化工作的總體部署，渤海分公司結(jié)合自身的實(shí)際，制定了具體實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)。計(jì)劃和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須有嚴(yán)格的考核和檢查，為此我們安排在每周二的上午召開綜合項(xiàng)目管理信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)例會(huì)。在分公司制定計(jì)劃目標(biāo)的基礎(chǔ)上，要求各項(xiàng)目分解做好自身的具體節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，通過例會(huì)檢查計(jì)劃完成情況。項(xiàng)目管理信息化工作的推進(jìn)對(duì)于施工企業(yè)是一次管理手段的變革，特別是在推廣的初期，對(duì)系統(tǒng)的操作、理解等均存在不平衡、不一致的情況，大部分項(xiàng)目為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與實(shí)際管理工作的同步有大量的歷史數(shù)據(jù)需要完善，我們通過例會(huì)，解決各項(xiàng)目部在運(yùn)行過程中出現(xiàn)的各類問題，同時(shí)各業(yè)務(wù)部門通過對(duì)各自分管模塊數(shù)據(jù)錄入情況的檢查，提出各項(xiàng)目需要整改的工作部位。每次例會(huì)都對(duì)提出和需要解決的問題整理出會(huì)議紀(jì)要，列出整改清單，下次例會(huì)首先檢查問題處理情況和整改部位完成情況，確保了推進(jìn)工作的進(jìn)度和質(zhì)量，使全部推廣項(xiàng)目按同一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)去運(yùn)行、使用系統(tǒng)。

信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)例會(huì)除分公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理人員參加以外，還要求項(xiàng)目經(jīng)理和對(duì)應(yīng)模塊的業(yè)務(wù)管理主要責(zé)任人參加。

三、明確推進(jìn)過程中的責(zé)任分工

我們?cè)诿鞔_各級(jí)管理層一把手工作責(zé)任的基礎(chǔ)上，對(duì)分公司各業(yè)務(wù)部門在信息化推進(jìn)中的責(zé)任也進(jìn)行了明確。項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)涵蓋項(xiàng)目經(jīng)營管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，在強(qiáng)調(diào)全員意識(shí)的同時(shí)，對(duì)歸口業(yè)務(wù)部門的責(zé)任也應(yīng)進(jìn)行明確的定位，避免把信息化推進(jìn)工作做成信息化領(lǐng)導(dǎo)組幾個(gè)人員的工作，造成推廣使用只停留在項(xiàng)目，項(xiàng)目做成什么樣就是什么樣，失去了通過系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管的功效，出現(xiàn)上下兩層皮的情況。在渤海分公司，系統(tǒng)模塊涉及了市場(chǎng)部、經(jīng)營部、工管部、資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、技術(shù)中心、機(jī)械管理等業(yè)務(wù)部門，分公司信息化領(lǐng)導(dǎo)組根據(jù)模塊對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)，明確了部門在本系列全方位的工作責(zé)任，包括對(duì)模塊的操作培訓(xùn)、檢查、點(diǎn)評(píng)、疑難問題解決、整改的督辦等。每周的信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)例會(huì)要對(duì)自身歸口管理的模塊在檢查后進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，提出整改意見，并對(duì)各項(xiàng)目提出的問題進(jìn)行答疑，協(xié)調(diào)解決。項(xiàng)目數(shù)據(jù)整改完善工作由對(duì)應(yīng)部門進(jìn)行檢查、督促，是否通過分公司的內(nèi)部驗(yàn)評(píng)由模塊對(duì)應(yīng)的部門考核，增強(qiáng)歸口部門在推進(jìn)中的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)也促進(jìn)了系統(tǒng)在管理流程中的順暢。

四、結(jié)合實(shí)際做好系統(tǒng)的使用培訓(xùn)工作

中冶天工集團(tuán)綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)在項(xiàng)目管理層的推廣是管理手段的變革，系統(tǒng)的操作、特別是數(shù)據(jù)錄入的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性是確保系統(tǒng)規(guī)范使用的關(guān)鍵。為此中冶天工集團(tuán)與負(fù)責(zé)軟件開發(fā)的易建科技有限公司在平臺(tái)設(shè)計(jì)、搭建的過程中與各級(jí)管理層進(jìn)行了廣泛、深入的溝通，在系統(tǒng)基本成型后反復(fù)進(jìn)行了演示、講解，這本身也起到了一定的培訓(xùn)作用。在系統(tǒng)正式啟動(dòng)以及選擇試點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行運(yùn)行的過程中，進(jìn)行了集中培訓(xùn)。為了更好的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行使用的真正目標(biāo)，在集團(tuán)組織培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，渤海分公司信息化領(lǐng)導(dǎo)組協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門針對(duì)各管理模塊的要求，分專業(yè)進(jìn)行了細(xì)化的培訓(xùn)，并按模塊編制了操作內(nèi)容的視頻演示教程，直觀、具體地指導(dǎo)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)操作，統(tǒng)一了數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)，保證了系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量，在推進(jìn)過程中起到了非常實(shí)用的作用。

綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)對(duì)于渤海分公司、特別是項(xiàng)目管理層是一個(gè)管理方式的變革，系統(tǒng)的推廣對(duì)于進(jìn)一步提升企業(yè)的管理水平有著深遠(yuǎn)的意義，在推廣的初期，我們?cè)诩瘓F(tuán)公司的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自身實(shí)際并借鑒先進(jìn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)了預(yù)定的工作目標(biāo)，但系統(tǒng)的進(jìn)一步開發(fā)以及保持系統(tǒng)運(yùn)行與管理工作同步是一項(xiàng)長期的工作，要把系統(tǒng)運(yùn)作轉(zhuǎn)化為一項(xiàng)常態(tài)化的管理手段還有大量工作需要完善，我們將按照集團(tuán)公司的部署繼續(xù)做好推廣使用工作。