工程建設領域卓越采購管理的專業(yè)化與信息化

“施工企業(yè)集中采購管理系統(tǒng)研究與應用”課題組

1.卓越采購管理的作用

對于工程建設領域的主體相關企業(yè)，無論是作為各類工程建設開發(fā)企業(yè)，還是工程建設的各級承包施工企業(yè)，采購管理都是一項非常重要和關鍵的管理活動，其水平的高低直接影響到企業(yè)的經(jīng)營收益。根據(jù)全球知名的管理咨詢公司“埃森哲”的研究報告表明（圖一）：對于每10億美元的正?？煽赝顿Y，精通采購的企業(yè)采購成本比落后企業(yè)要低50%，而節(jié)約的開支比后者多30%。

圖一 精通采購管理與落后企業(yè)對比

在整個工程建設領域，所有相關各類型企業(yè)，無論是工程的投資企業(yè)、設計院、施工企業(yè)、中介咨詢單位、專業(yè)分包企業(yè)、還是材料設備供應企業(yè)，都是圍繞著一個個具體的工程項目來開展各自的經(jīng)營和業(yè)務活動，因此一個工程項目的全生命周期的各階段成本控制的好壞，實質上決定著項目參與各方最終的收益。依據(jù)意大利經(jīng)濟學家帕累托提出的帕累托定律分析工程建設項目整個生命過程，規(guī)劃管理、設計管理、采購管理、施工管理、交付驗收管理等主要管理活動對其整體成本的影響程度（如圖二），顯然能夠得出如下結論：采購管理對于工程項目的整體成本的影響僅次于規(guī)劃及設計管理，重于施工過程管理和驗收維護管理。

圖二 工程項目成本影響帕累托分析

2.卓越采購管理的專業(yè)化

上述研究及分析表明，采購管理在整個工程建設項目管理領域舉足輕重，那么如何做到卓越的采購管理呢？專業(yè)化和信息化將是必由之路，這在整個項目管理領域已成共識。

什么是專業(yè)化的采購管理呢？

2.1 采購管理的定位

第一 我們有必要先回答采購管理在企業(yè)管理的定位和范疇是什么。

如果我們不能清晰定義采購管理，實際上我們根本無法抓住采購管理的關鍵所在，專業(yè)化的采購管理更無從談起了。

在具體的管理實踐中，采購管理往往容易和供應管理、合同管理、資金管理混淆，很多企業(yè)的采購流程里往往會包含從需求計劃到采購實施、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同款結算、供應商評價等環(huán)節(jié)。這種情況也造成，對采購管理的普遍認識是包括完整采購和供應供管理，甚至要加上相關的資金管理幾個方面。同時也引發(fā)了采購管理中采購部門、需求部門和財務部門之間打糾纏不清的現(xiàn)狀。

事實上，在整個企業(yè)的管理運營中，采購管理的定位，美國最著名的管理學家邁克爾·波特早已提出了明確的觀點（圖三），并為管理學界普遍認同： 采購管理應與財務、人力等管理屬性一致，作為企業(yè)重要的支撐性關鍵管理活動。

明晰采購管理的定位，就能夠明確他定義采購管理的范疇和邊界，以及它與其他相關管理活動的區(qū)別和聯(lián)系（圖四）：

采購管理的定義：從采購實施的起點到終點過程一切相關活動的管理。

起點：明確的采購需求，采購對象的名稱、數(shù)量、質量要求、成本要求、采購完成時間。

圖三 波特企業(yè)價值鏈分析

圖四 采購管理與供應、合同、資金管理的關系

終點：明確的最終采購對象、價格、采購對象的供應者及采供雙方合同（應包括采購物價格、質量、付款方式、服務承諾、違約責任等說明）。

采購管理與物資供應管理的關系：

物資供應管理涉及物資的計劃、供應（調撥供應、按采購合同供應）管理、庫房出入管理、物資成本核算管理等內(nèi)容。

對于物資供應管理， 采購管理在供應環(huán)節(jié)為“按采購合同供應”輸出采購合同。

采購管理與合同管理的關系：

合同管理涉及合同簽訂、履約執(zhí)行監(jiān)控、變更調整管理、到期終止、供應商評估等管理內(nèi)容。

對于合同管理，采購管理的終點，即合同管理起點。

采購管理與資金管理的關系：

資金管理涉及資金計劃、各類收支管理、 盈虧核算管理等。

對于資金管理，采購管理并無直接關系，而通過合同管理，與資金管理發(fā)生間接關聯(lián)，資金支付需要依據(jù)合同約定開展。

2.2 采購管理的結構

第二 我們還要回答采購管理主要構成及關鍵環(huán)節(jié)是什么。

采購管理的通用業(yè)務結構分解包括7個部分，詳見下圖（圖五）：

如圖所示：采購過程處理是與其他采購業(yè)務組件關系最多的業(yè)務環(huán)節(jié)，毫無疑問，采購過程處理的管理是采購管理中最關鍵的業(yè)務環(huán)節(jié)。在工程建設領域實際采購管理過程中，面臨多方式（戰(zhàn)略采購、招標采購、詢價采購、議價采購等）以及多類型采購（材料、設備、機械、勞務、工程分包等）的專業(yè)性挑戰(zhàn)，這是工程建設領域特有的，也是采購管理的重中之重。

2.3 采購管理的原則

第三 我們更需要回答采購管理最基本的管理原則原理是什么？

工程建設領域的采購管理專業(yè)性集中表現(xiàn)在多類型和多方式的處理管理上，是源于工程建設項目本身具備的規(guī)模大、周期長、項目分解構成復雜且個性化的特點，在這些方面工程建設行業(yè)與工業(yè)品制造業(yè)存在巨大差異：制造業(yè)的采購物類型相對固定單一、單價低，因此制造業(yè)更強調供應管理（甚至將采購管理并入供應管理），但建設行業(yè)的采購物個性化強，種類繁多，單筆采購量大、采購金額高，因此建設領域采購管理更需要專業(yè)化和集約化管理。那么企業(yè)依據(jù)什么原則原理才能實現(xiàn)專業(yè)化的集約管理呢？

2.3.1 財務集中管理是采購集中管理的前提

首先，對于集團化的工程建設企業(yè)或施工企業(yè)，財務的集約的化管理是采購集中管理 的前提。其實這條原則適合除財務管理本身以外的所有管理領域，如人力管理、質量管理、成本管理、進度管理等各方面。下圖為國內(nèi)一家大型建設企業(yè)集團集中采購管理與集中財務管理的主要流程邏輯關系（圖六），可見集中采購管理的有效實施執(zhí)行必須有集中財務管理做為前置條件。

2.3.2 區(qū)分采購管理類型制定采購策略

其次，企業(yè)必須掌握采購策略矩陣分析方法區(qū)分不同的采購類型區(qū)域并制定相應明確的采購管理政策。采購策略矩陣是采購管理領域最通用的管理分析方法，能夠幫助我們從市場獲取難度及采購金額兩個維度區(qū)分采購類型，并制定針對性的策略（圖七）：

圖五 采購管理的通用業(yè)務結構

圖六

對于以上四種采購類型的管理是有明顯差異的，戰(zhàn)略類采購管理的重點是供應商長期合作關系的建立和維護管理，瓶頸類采購的關鍵是尋找市場上更易獲取的替代品，常規(guī)類采購適合采取簡化采購流程，加強供應關系管理，而杠桿類采購應作為采購管理中最重要的類型，必須加大管理力度，盡量采取招標采購的方式，這樣才能充分發(fā)揮采購管理對整個企業(yè)和工程建設項目整體成本控制的杠桿作用。

2.3.3 招標采購的分段、充分、公平競爭原則

最后，作為采購管理中最重要的招標采購模式，只有堅持分段競爭、充分競爭、公平競爭三項原則，招標采購有效性才能得到保證。分段競爭分解了供應商比選的項目并分階段開展，特別是對大金額招標既降低了招標采購操作的復雜性，又保證了招標過程的有序性；充分競爭強調在招標每個階段必須有足夠競爭對手，才能優(yōu)選出質優(yōu)價廉的供應商；而公平競爭是最關鍵也是最難做到的，就如同足球比賽沒用統(tǒng)一公平的裁判規(guī)則，就沒有人愿意參加，更沒有人觀看了，但吹黑哨、踢黑球總是屢禁不止。 這三項原則是相互關聯(lián)依存的，缺一不可，否則招標采購只能是一個費力不討好、形式化的過程而已，甚至成為損公利己者的謀財手段，這在現(xiàn)今的建設領域并不罕見。 下圖是國內(nèi)某大型建設集團招標采購的原則示例（圖八）。

圖七 采購管理的通用業(yè)務結構

3.卓越采購管理的信息化

前文從采購管理的定義、構成及原則三方面討論了什么是采購管理專業(yè)化，清晰了采購管理的定位、范疇以及與供應管理、合同管理、資金管理的聯(lián)系和區(qū)別，了解了采購管理的七個構成業(yè)務組件中采購過程處理是最關鍵和專業(yè)化最強的部分，進一步認識了采購管理專業(yè)化和集約化必須基于財務集中化管理的原則、采購策略矩陣原理以及招標采購的三項競爭原則。

顯然理解和認識管理專業(yè)化僅僅是第一步，卓越的采購管理需要將這些專業(yè)化的思想和理念真正得以實踐發(fā)揮，才能產(chǎn)生相應卓越的效果。那么，專業(yè)化采購管理又要如何有效實施和落地呢？

3.1 信息化本質的正確認知

在計算機及網(wǎng)絡技術高速發(fā)展，并已成熟應用到了企業(yè)管理的方方面面的今天，信息化已經(jīng)成為各項管理改進和優(yōu)化不可或缺的重要手段，甚至成為唯一手段，這已然成為不爭的事實。2008年兩會期間，中央政府明確提出“目前我國處于工業(yè)化中期，面臨信息化的發(fā)展機遇。只有以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化，推進工業(yè)化和信息化融合，才能走出一條‘科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮’的新型工業(yè)化道路”更是充分印證了上述觀點。對于建設領域采購管理來說，同樣面臨以信息化帶動專業(yè)化，以專業(yè)化促進信息化的問題。但是，必須清醒認識信息化的本質，厘清信息化和專業(yè)化的關系，才能夠有效實施信息化，落實專業(yè)化的采購管理。

圖八 招標采購三項原則

關于信息化的本質，引用建設領域信息化專家黃如福的論述：“企業(yè)信息化的關鍵，既不是信息技術，也不是軟件系統(tǒng)，而是企業(yè)的管理創(chuàng)新，制度創(chuàng)新，信息化只是企業(yè)管理創(chuàng)新的輔助工具。”是的，信息化的前提是企業(yè)的管理必須提出明確清晰的改進、優(yōu)化、創(chuàng)新的需求，然后根據(jù)這些需求，構建開發(fā)相應的軟硬件系統(tǒng)，應用到實際管理中，才能發(fā)揮出信息化的巨大價值，有效實施。如下圖所示：企業(yè)專業(yè)化及集約化管理的持續(xù)改進優(yōu)化是信息化的起點和終點，雖然管理信息化與專業(yè)化、集約化存在一種相互不斷促進影響，循環(huán)上升的關系，但就本質而言最終的目的是為了管理的持續(xù)提升和改進（圖九）。

以上觀點非常重要，事實上它立場鮮明的指出：信息化的主體是需要提升管理水平的企業(yè)本身，而非軟硬件服務商，在這里看似近乎常識的認知，實際上往往成為左右企業(yè)能否成功借助信息化實現(xiàn)管理的專業(yè)化及集約化的關鍵。

圖九 管理信息化本質

3.2 采購信息化實施

也正是基于以上觀點，有三個方面問題是采購管理開展信息化或落實專業(yè)化能否真正有效的關鍵：

3.2.1 采購信息化系統(tǒng)架構

第一，合理的采購管理信息化系統(tǒng)的架構必須基于清晰正確的業(yè)務架構之上，才能適應企業(yè)實際的管理提升需求，如下圖國內(nèi)某大型企業(yè)的集中管理系統(tǒng)的架構設計（圖十），與企業(yè)對采購管理的優(yōu)化和改進需要是完全一致的：

圖十

這里需要特別強調的一點，企業(yè)的采購管理業(yè)務架構設計是先于信息化系統(tǒng)架構設計的，必須充分考慮企業(yè)發(fā)展的需要及現(xiàn)實情況，同時也必須考慮應用信息技術本身可能給業(yè)務模式帶來的變化，有些變化甚至是巨大的，比如：利用網(wǎng)絡開展采購招標，參與投標人在數(shù)量上和地域上的限制都會發(fā)生突破性的變化，我們的業(yè)務處理過程設計必須進行相應的調整。否則，我們就會出現(xiàn)手里拿著先進的自動步槍，卻仍然只會將它當長矛使的狀況。這也是為什么有效信息化前提是管理必須進行專業(yè)化優(yōu)化改進的重要原因之一。

3.2.2 采購管理系統(tǒng)需要分階段迭代建設

第二，采購管理系統(tǒng)架構設計的最終完善、實現(xiàn)和成功應用，需要分階段開發(fā)交付，每個階段又有多次系統(tǒng)迭代開發(fā)改進、交付驗證。采購信息化對于采購管理既會帶來專業(yè)化的提升，同時也會帶來大量的變革、不確定性、甚至負面的影響，比如：一線業(yè)務人員熟練掌握應用新系統(tǒng)的難度，在他們真正使用之前是很難準確預估的，再比如很多業(yè)務細節(jié)處理，業(yè)務人員在沒有真正應用體驗先導系統(tǒng)之前，根本無法提出準確的需求，這也是我們很多管理系統(tǒng)開發(fā)完成后發(fā)現(xiàn)大量無用功能的原因。我們必須正視這些不確定性，采取整體架構、分步詳細設計實現(xiàn)驗證的正確步驟，來逐步消除變革中的不確定性。這種迭代的系統(tǒng)開發(fā)過程，已經(jīng)成為管理信息化開發(fā)實施的標準過程（圖十一）：

圖十一 管理系統(tǒng)的有效開發(fā)過程

3.2.3 采購管理系統(tǒng)的分析設計是關鍵

第三，采購管理系統(tǒng)的每一次迭代開發(fā)過程，都需要開展完整的需求、分析設計、編碼實現(xiàn)、測試、部署等基本系統(tǒng)開發(fā)活動，而其中分析設計環(huán)節(jié)是最關鍵、難度最大、又最容易被忽視的環(huán)節(jié)。最關鍵是因為在軟件開發(fā)過程中，分析設計是承接客戶需求與程序編碼的中間環(huán)節(jié)，決定了最終系統(tǒng)能否抓住客戶內(nèi)在需求及能否實現(xiàn)系統(tǒng)的應用靈活又可擴展；難度最大是因為管理系統(tǒng)分析設計活動，要求負責人員既要熟悉客戶業(yè)務，又對各種軟件分析、架構、設計技術方法熟練應用，而這類出色的人員在國內(nèi)非常緊缺；最容易被忽視，原因比較多，有主觀上的，無論是企業(yè)信息化負責人還是軟件供應商的開發(fā)人員，從根本上就不重視分析設計，需求規(guī)格說明書像模像樣，系統(tǒng)架構設計草草了事，趕緊寫代碼出程序才是正事，結果系統(tǒng)上線后漏洞百出，進入維護不如重做的處境；當然現(xiàn)在很多情況下，也有客觀上的原因，大家反復摸索，認識到了分析設計的重要，但由于沒有掌握必要的方法技術，結果花了很多時間和精力，結果仍然沒有改進，甚至不如不做分析設計，于是更加輕視分析設計環(huán)節(jié)。在這點上軟件系統(tǒng)的開發(fā)和工業(yè)品的研究開發(fā)是一致的，優(yōu)秀的設計師必須深入一線了解客戶需求，同時又必須花大量時間分析設計創(chuàng)造，甚至需要藝術家的氣質。

這里，我們舉個實際例子，來說明分析設計對系統(tǒng)開發(fā)的重要性：招標采購的處理是采購管理中核心業(yè)務，通過與業(yè)務人員調研，我們很容易就能了解到招標采購業(yè)務的開展過程如下圖（圖十二）：

據(jù)此，我們可以很自然的將系統(tǒng)分解成資審、招標、合同三個子模塊，每個模塊又至少要開發(fā)實現(xiàn)四個功能頁面實現(xiàn)相應的業(yè)務處理，這樣至少需要12個頁面切換來實現(xiàn)招標采購的業(yè)務過程。對客戶學習使用和系統(tǒng)維護都將是一個相對復雜的系統(tǒng)。

如果我們不是急于設計原型并著手開發(fā)，而是進行進一步分析，我們會發(fā)現(xiàn)資審、招標、合同三個階段的業(yè)務活動實際上存在可以抽提的共性，如圖（圖十三）：

在上圖分析抽提的基礎上，我們可以設計出完全不同結構的系統(tǒng)，包括：招標文件處理、投標人處理、評標處理、結果審定四個模塊，每個模塊只需一個界面處理，資審、招標、合同在業(yè)務處理過程功能上是完全一致的，只是處理內(nèi)容差異，這樣只需4個頁面切換就可以處理整個業(yè)務過程，這樣無論是客戶學習使用，還是系統(tǒng)維護都會簡化很多，而且相對于第一種設計對各種非常規(guī)業(yè)務場景靈活適應能力更強。此外，在此框架下我們發(fā)現(xiàn)不僅能夠快速完成招標采購系統(tǒng)的開發(fā)交付，對于其他采購方式如詢價采購同樣適用，根本不需重新開發(fā)，只需要在招標采購系統(tǒng)基礎上簡單改動即可實現(xiàn)。由此可見有效分析設計不但能夠使系統(tǒng)變得簡潔、靈活、容易維護，而且能夠提高系統(tǒng)的擴展性。招標采購及詢價采購系統(tǒng)的最終實現(xiàn)效果如下圖（圖十四）。

圖十二 招標采購的常規(guī)業(yè)務過程

圖十三 招標采購的業(yè)務過程分析抽提

3.2.4 采購管理信息化需要制定長遠發(fā)展目標

第四，采購管理信息化是一個持續(xù)發(fā)展的過程，隨著企業(yè)采購管理水平的不斷進步和發(fā)展，采購管理系統(tǒng)需要不斷完善更新。每個企業(yè)應該根據(jù)自身實際發(fā)展和外部競爭環(huán)境的需要，制定務實有效、兼顧發(fā)展的采購系統(tǒng)，建設戰(zhàn)略目標體系，指導采購管理信息化工作有序、漸進、穩(wěn)步開展，只有這樣才能使信息化真正起到支持和促進采購管理專業(yè)化、集約化的作用，而非流于形式。右表為國內(nèi)某大型建設集團的集中采購管理系統(tǒng)建設目標體系：

圖十四-1 招標采購系統(tǒng)的最終設計實施

圖十四-2 詢價采購系統(tǒng)的最終設計實現(xiàn)

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4.綜述

綜上所述，對于建設領域的各類企業(yè)，采購管理尤為重要。而要做到卓越的采購管理，企業(yè)首先必須清晰界定采購管理的邊界范疇，厘清采購管理與其他管理的關系，設計專業(yè)化的采購管理業(yè)務架構，提出明確的管理改進和優(yōu)化的需求，再輔以循序漸進的信息化系統(tǒng)的設計、開發(fā)、實施，并持續(xù)不斷的實踐驗證、優(yōu)化完善。我們期盼越來越多的企業(yè)盡早掌握采購管理專業(yè)化和信息化的實踐要領，走上卓越采購管理的健康、持續(xù)發(fā)展之路。

（本文受十一五國家科技支撐計劃“建筑業(yè)信息化關鍵技術研究與應用”項目“建筑施工企業(yè)管理信息化關鍵技術研究與應用”課題的第六子課題“施工企業(yè)集中采購管理系統(tǒng)研究與應用”資助）

【參考資料】

黃如福著：《企業(yè)信息化的本質和目的》

海伍德 （英）等著：《網(wǎng)絡采購—成功開展電子商務》

格雷戈里·S·斯伯雷著：《釋放采購部門的戰(zhàn)略潛能》

陳德宏李學蕓（Jessica Lee Mahre）等著：《棋盤博弈采購法》

Grady Booch（美）等著：《面向對象分析與設計(第3版)》

溫昱著：《軟件架構設計》