統(tǒng)計報表工作在工程項目中的作用

李晶瑜, 李浩浩

(中國人民武裝警察部隊水電第十一支隊,四川成都 610036)

1 概 述

周報、月報以及年報等日常報表是我們在工程項目施工過程中經(jīng)常要使用、經(jīng)常會碰到的工作,做好日常的報表分析和原始資料的積累,對于在施工過程中及時對所出現(xiàn)的問題進行糾偏,提高項目的經(jīng)濟效益有著至關(guān)重要的作用。筆者結(jié)合自身的一些經(jīng)歷和理解,對目前項目施工在資料收集和報表分析方面普遍存在的一些問題、對工程的作用以及意見、建議等作一簡要分析。

2 資料收集和報表分析目前存在的問題

(1)領(lǐng)導(dǎo)主觀意識上不夠重視。由于工程項目是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及到人員、設(shè)備、物資材料、資金等方方面面的事情,項目部需要處理的事情紛繁復(fù)雜,往往造成項目部領(lǐng)導(dǎo)(尤其是主要領(lǐng)導(dǎo))只注重項目的資金周轉(zhuǎn)、人員設(shè)備的調(diào)配使用等所謂的大事情,而不在乎日常的報表及平時各種資料的收集積累,認為這些報表就是統(tǒng)計數(shù)字的簡單累加,缺少仔細的審查分析。

(2)報表質(zhì)量總體不高。主要體現(xiàn)在報表填報格式不規(guī)范,不按照統(tǒng)一、要求的格式進行報送,隨意更改項目或內(nèi)容;形象面貌描述不夠詳細、完整;統(tǒng)計數(shù)據(jù)不夠詳細、準確,甚至出現(xiàn)前后矛盾;對存在的問題、困難分析簡單,沒有真正發(fā)現(xiàn)問題所在并提出解決的辦法,報表的內(nèi)容不切合項目實際。

(3)報送時間不及時。為降低成本,減少非生產(chǎn)人員開支,目前各項目普遍存在人員緊張的情況,往往一人身兼多職,需要處理的事情異常繁多,大多數(shù)項目并沒有設(shè)專人負責(zé)報表、資料等方面的工作,從而造成報表工作簡單應(yīng)付的局面。往往是經(jīng)過上級部門多次催促或者到了規(guī)定報送的最后時刻才匆忙上報。

3 做好統(tǒng)計報表工作的作用

(1)體現(xiàn)單位(項目)的形象和實力。日常報表雖然是項目施工過程中很平常、也很微小的一個事情,但是一份報表質(zhì)量的好壞、水平的高低,體現(xiàn)的往往卻是一個單位的形象和綜合實力。試想,如果一個單位連日常的周報、月報都是錯字滿篇、語句不通、前后矛盾,那么這個單位的綜合實力、這個項目的管理水平也就存在瑕疵。因此,日常報表認真仔細的程度就決定了這個項目的工作態(tài)度。

(2)規(guī)范和提高項目管理水平。日常報表是對每周、每月工作的小結(jié),項目平時各項工作的成果最終都是通過報表中的形象面貌、產(chǎn)值數(shù)據(jù)以及經(jīng)濟效益等數(shù)字體現(xiàn)。對于日常報表的規(guī)范,可以起到檢查督促機關(guān)或項目部業(yè)務(wù)科室的工作,最后達到推進項目部全面工作、提高項目管理水平的效果,使項目得以持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

(3)能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。通過對報表中所反映的計劃情況和實際完成情況進行對比分析,往往能揭示出我們在生產(chǎn)經(jīng)營活動中存在的矛盾和問題,反映出下一步應(yīng)該著重改進的方向,為及時進行糾偏提供依據(jù)。

(4)幫助決策層做出正確的決策。通過對報表所反映出來的問題進行分析,能夠找到出現(xiàn)問題的原因,然后對癥下藥改進下一步的工作,為項目管理層的決策提供科學(xué)有效的幫助,為改善經(jīng)營管理提供線索。

(5)為變更索賠積累原始資料。現(xiàn)在的市場競爭異常激烈,項目的利潤率往往都非常低,一個項目甚至一個單位最終能否實現(xiàn)項目盈利,很大程度上要看最終變更索賠是否成功。而變更索賠的關(guān)鍵在于原始資料的收集和證據(jù)的提供,統(tǒng)計報表恰恰是我們在施工過程中各項活動最好的記錄,做好統(tǒng)計報表和日常資料的收集整理工作,必然為以后的變更索賠提供強有力的支持。

4 做好統(tǒng)計報表工作的幾點建議

(1)項目領(lǐng)導(dǎo)要真正從思想上重視統(tǒng)計報表工作。統(tǒng)計報表工作是施工動態(tài)過程的體現(xiàn),是各種數(shù)據(jù)的原始記錄,是工程項目是否正常運行的監(jiān)督員,也是工程資料的重要組成部分,對于保證正常生產(chǎn),提高經(jīng)濟效益具有不可替代的作用。項目領(lǐng)導(dǎo)是項目決策的制定者,作為一個項目的領(lǐng)導(dǎo)者,一定要對統(tǒng)計報表工作有一個清楚的認識,從思想上改變統(tǒng)計報表工作是可有可無的觀念,真正重視統(tǒng)計報表的分析糾偏功能,發(fā)揮好統(tǒng)計報表的作用。

(2)設(shè)立專職統(tǒng)計分析人員。一個項目從開工到結(jié)束,各種報表、資料繁多,而一個人的精力又是有限的,要想真正發(fā)揮好、利用好統(tǒng)計報表對工程項目的作用,就必須設(shè)置專人負責(zé)這項工作,及時對各種報表、資料進行整理分析,提出意見及解決辦法,為項目決策提供支持。

(3)工作一定要認真、仔細。統(tǒng)計報表是一個項目進展情況的體現(xiàn),而且其大部分都是用數(shù)字表示,這些數(shù)字最終都是項目經(jīng)濟效益的體現(xiàn),往往容易出現(xiàn)失誤和差錯,因此,作為從事統(tǒng)計報表工作的人員,對于報表中的每一句話、每一個數(shù)字,一定要認真仔細的檢查和推敲,盡量避免因為自己的疏忽和馬虎大意而對今后整個項目的工作造成不利和被動,報送之前一定要經(jīng)項目總工或項目經(jīng)理把關(guān)審核。

(4)報表報送要及時、準確。一個項目不是孤立存在的,離不開上級領(lǐng)導(dǎo)部門的支持和幫助,而統(tǒng)計報表則是上級了解項目情況的主要渠道之一。為了方便上級掌握項目情況并能及時對項目存在的困難和問題給予幫助解決,就要求報表的報送務(wù)必及時準確。

以上所述僅為筆者的粗淺認識,不足之處,敬請批評指正。