淺析信息化在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用實(shí)例

張小源

1 概述

和記黃鋪有限公司在2009年度公布的世界500強(qiáng)排名第281名,產(chǎn)值302.396億美元,其在中國西部某市高新區(qū)近幾年時(shí)間陸續(xù)開發(fā)了占地1 000余畝,6個(gè)地塊的大型地產(chǎn)項(xiàng)目。作為施工單位的項(xiàng)目管理人員通過兩年多時(shí)間與“和黃”地產(chǎn)公司接觸,對(duì)信息化建設(shè)在工程項(xiàng)目中應(yīng)用價(jià)值以及對(duì)企業(yè)的重要性深有感觸。當(dāng)前正值建筑企業(yè)通過搭建信息平臺(tái),強(qiáng)化信息化管理水平,提高項(xiàng)目管理效率和效益之際,結(jié)合實(shí)例談一些個(gè)人對(duì)信息化建設(shè)的體會(huì)。

2 合同文本體現(xiàn)企業(yè)最前沿管理經(jīng)驗(yàn),第一時(shí)間共享和應(yīng)用相關(guān)資源

“和黃”在最先開工的一個(gè)地塊,將整個(gè)地塊分為3個(gè)標(biāo)段,地下一個(gè),地上兩個(gè)標(biāo)段,采取縱向分割和橫向分割形式單獨(dú)分別發(fā)包,由于實(shí)際存在了兩個(gè)不同的總包單位在一個(gè)工作面接交,即交叉作業(yè),同時(shí),上下兩個(gè)標(biāo)段圖紙的切割與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際出入較大,達(dá)不到合約規(guī)定的條件。合約中對(duì)總包單位現(xiàn)場(chǎng)介入的條件又寫的明確、具體,從而成為引起總包索賠的重要因素。實(shí)際上該地塊的總包單位相關(guān)工期及費(fèi)用的索賠,該因素成為了重要條件。對(duì)于這個(gè)信息,“和黃”在本地區(qū)現(xiàn)開工和將要開工的所有的項(xiàng)目均放棄進(jìn)行縱向(高度方向)上下兩個(gè)標(biāo)段的切割,轉(zhuǎn)而采用橫向分段或整體發(fā)包,消除了該因素可能引起的索賠。

根據(jù)信息對(duì)市場(chǎng)的準(zhǔn)確把握和預(yù)測(cè)。例如:前期開工2個(gè)地塊合同采用單價(jià)一次包死,由于內(nèi)地2006年年底～2008年年中后期,建筑材料市場(chǎng)價(jià)格的漲幅(主要是鋼材價(jià)格)遠(yuǎn)超出了市場(chǎng)預(yù)期,使合同雙方在執(zhí)行中均感到被動(dòng)。特別是承包方,長時(shí)間為此問題困擾,尋找解決辦法;并在后來的標(biāo)段投標(biāo)時(shí),充分考慮關(guān)鍵材料,特別是鋼材和商混預(yù)期漲幅。而“和黃”對(duì)信息進(jìn)行了準(zhǔn)確把握和預(yù)測(cè),將鋼材和商混按超出±5%調(diào)整寫入新標(biāo)段的合同文本,使總包單位在單價(jià)一次包死時(shí),遭遇材料價(jià)格飛漲;報(bào)較高價(jià)時(shí),卻遭遇材料價(jià)格直線下降(特別是超出5%時(shí)),沒有享受到原本可以得到的利益。

3 設(shè)計(jì)及施工過程中相關(guān)資料充分做到資源共享

在先期外墻面變形縫的設(shè)計(jì)中,設(shè)計(jì)單位采用標(biāo)準(zhǔn)圖集通用做法。而其設(shè)計(jì)節(jié)點(diǎn)異常復(fù)雜、形式多樣,施工單位找不到設(shè)計(jì)依據(jù)?！昂忘S”管理層在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)情況后,立即和施工單位、設(shè)計(jì)單位溝通確定樣板和最佳方案,同時(shí),將這一結(jié)果“電郵”傳遞給所有尚未施工的地塊及相關(guān)的設(shè)計(jì)單位以及“和黃”工程管理部門,避免同類問題出現(xiàn)。

“和黃”項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位在建筑設(shè)計(jì)做法中,結(jié)構(gòu)施工面層普通裝飾一般采用常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)圖集中普通抹灰做法,工程量清單及清單報(bào)價(jià)均依此為依據(jù),而實(shí)際上總包方采用大模板施工相關(guān)抹灰層可以不做。因有原合同有關(guān)子目及價(jià)格,總包方通過細(xì)致、反復(fù)的和“和黃”溝通及商談,使“和黃”接受承包方達(dá)到抹灰層實(shí)際效果,抹灰層可以不做,原合同單價(jià)不變的方案,實(shí)際上使總包單位受益。對(duì)這一信息,“和黃”在本地區(qū)現(xiàn)開工和將要開工的所有的項(xiàng)目在招投標(biāo)過程中及時(shí)做出反應(yīng),即均要求總包單位書面承諾不管是否使用大模板如抹灰層不做,達(dá)到抹灰實(shí)際效果,“和黃”可接受,但抹灰層所有費(fèi)用均要扣除,而其他費(fèi)用不予考慮和支持?！昂忘S”在本地一般一個(gè)地塊設(shè)計(jì)抹灰層面積均超出70萬m2。如按工料12元/m2考慮,“和黃”的效益可觀。

4 內(nèi)部及外部管理信息渠道與信息管理效率和安全

由于本地區(qū)項(xiàng)目管理“和黃”主要決策層在總部香港,日常管理基本靠“電郵”(Email)“備忘錄”(memo)形式,信息的傳遞、溝通和一般管理的報(bào)告及指示主要通過這種形式分級(jí)上下及平行傳遞。即使書面指令在發(fā)出之前,也會(huì)通過“電郵”“備忘錄”形式先期將有關(guān)信息及時(shí)與項(xiàng)目參與各方溝通和告知,各方也可以通過“電郵”將意見反饋給“和黃”。而書面指令則有嚴(yán)格的傳遞、審核、批準(zhǔn)流程,基本上和合同中費(fèi)用、工期及相關(guān)條款執(zhí)行情況聯(lián)系在一起。根據(jù)管理權(quán)限,“和黃”本地區(qū)現(xiàn)場(chǎng)管理機(jī)構(gòu),本單位管理信息一般均在內(nèi)部網(wǎng)傳遞發(fā)布,外網(wǎng)接口和USB接口由專人管理。一般情況下,與工程項(xiàng)目各方有關(guān)的書面文件發(fā)出前,均已通過上述信息溝通機(jī)制,同時(shí),各個(gè)層面上每一次“電郵”“備忘錄”的內(nèi)容在顯著位置用英文固定格式和文字注明:“電郵”“備忘錄”內(nèi)容僅為發(fā)送者個(gè)人觀點(diǎn),與單位和職務(wù)及管理無任何關(guān)系,并不代表單位、董事和股東意見,也不會(huì)承擔(dān)任何責(zé)任。這樣的做法保證了所有信息資料的安全性和不涉及合同和法律層面的事務(wù),而又讓“和黃”內(nèi)部及參與各方充分知曉“和黃”的利益關(guān)切和觀點(diǎn)。

5 體會(huì)

通過有關(guān)信息及時(shí)、有效的傳遞和應(yīng)用,使任何一次教訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)?zāi)茉诘谝粫r(shí)間內(nèi)有效的在企業(yè)相關(guān)部門和項(xiàng)目部傳遞和通報(bào),避免在企業(yè)同類項(xiàng)目上出現(xiàn)第二次。建筑企業(yè)搞信息化建設(shè)不僅是資質(zhì)就位信息化考核標(biāo)準(zhǔn)要求,也可以參考“和黃”在信息化的某些方面,建立、健全相關(guān)機(jī)制,使工程項(xiàng)目管理相關(guān)前沿信息做到共享,最大限度利用好現(xiàn)有資源。以工程項(xiàng)目管理信息化為突破口,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息的高度共享,提高工程項(xiàng)目管理的信息化水平,發(fā)揮集團(tuán)公司項(xiàng)目管理的優(yōu)勢(shì),提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。同時(shí),通過信息的專業(yè)對(duì)口,使各種信息來源、收集的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、傳遞途徑、反饋的范圍、工作職責(zé)等形成制度、流程,使不同層次和方面的施工項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目參與者,在不同的時(shí)間,對(duì)不同的事件有不同的信息可借鑒和參考。通過有組織的信息流通,使決策者或管理者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息,以尋求最高的效益、效率和最小的消耗。將企業(yè)和項(xiàng)目等作為一個(gè)整體進(jìn)行統(tǒng)籌,以尋求整體最優(yōu)化的項(xiàng)目管理策略,積累和提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

[1] 王彩雪,楊 林.淺談建筑施工企業(yè)的項(xiàng)目管理[J].山西建筑,2009,35(10):218-219.