檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理的嘗試

李莉虹

檔案是歷史的真實(shí)記錄,是一種特殊的信息資源,是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富和無(wú)形資產(chǎn)。兵改工后,企業(yè)檔案從無(wú)到有,逐步規(guī)范,日趨完善,為企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮了積極的作用。

隨著公司工程規(guī)模的日益擴(kuò)張,檔案的數(shù)量迅速增多;同時(shí)由于施工生產(chǎn)面臨的經(jīng)濟(jì)環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜,為了維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益,檔案的利用率也越來(lái)越高。這兩個(gè)方面對(duì)我們提出的要求是必須強(qiáng)化檔案管理工作,加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性、快捷性,提高利用成效。檔案信息計(jì)算機(jī)管理、檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化已經(jīng)勢(shì)在必行。

1 轉(zhuǎn)變觀念,推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新

目前,我公司檔案庫(kù)房面積120 m2,有20列密集架,截至2008年年底,檔案室共保存各類檔案16 506卷,其中,文書檔案1 165卷,科技檔案2 187卷,會(huì)計(jì)檔案10 865卷,人事檔案2 005卷,專門檔案2 273卷,其他檔案66卷。

實(shí)施檔案信息的計(jì)算機(jī)管理,是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì),是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。因此,不能固守傳統(tǒng)的檔案管理模式,必須與時(shí)俱進(jìn),樹立信息化管理的觀念,大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè),并以此帶動(dòng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),為企業(yè)的發(fā)展提供快速便捷的服務(wù)。

當(dāng)然,檔案信息的計(jì)算機(jī)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程、長(zhǎng)期任務(wù),必須理清思路,科學(xué)規(guī)劃。為此,近兩年來(lái),在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下,我公司檔案室更新了計(jì)算機(jī)硬件配置,購(gòu)買了總公司系統(tǒng)推行的《飛狐靈通綜合檔案管理系統(tǒng)(中鐵建版)》軟件,公司各級(jí)檔案人員能自覺(jué)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí),并積極應(yīng)用檔案管理軟件,開始進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理的嘗試。

2 規(guī)范程序,扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作

1)細(xì)審原始資料,去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。a.準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,現(xiàn)階段任務(wù)已完成的,才能予以立卷歸檔,否則,不予以立卷歸檔;b.把握劃分檔案保管期限的原則,與移交單位進(jìn)行溝通,將各種利用頻率比較高、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料作為收集的重點(diǎn),剔除那些無(wú)查考價(jià)值的資料,避免在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。也就是說(shuō),在實(shí)際工作中,注意文件與資料,特別是注意在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料,以減少檔案管理中的重復(fù)和冗余信息;c.注意有效地維護(hù)全宗的完整性,在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),不該歸檔的文件不混入,保證應(yīng)該歸檔的文件不漏項(xiàng)。

2)重新組合案卷,整齊劃一。a.將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的原始資料進(jìn)行重新分類和組卷;b.重新組卷時(shí)注意把同類并具有有機(jī)聯(lián)系的文件資料組合在一起,保持同一問(wèn)題的完整性;c.在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不確切、不完整的案卷重新加工和擬寫,以保證全部案卷的規(guī)范性。

3)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)作業(yè),規(guī)范著錄。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的、準(zhǔn)確性的一項(xiàng)前期工作。使用《飛狐靈通綜合檔案管理系統(tǒng)(中鐵建版)》軟件,在著錄時(shí)注意統(tǒng)一規(guī)范分類號(hào)和題名,保證檢索的查準(zhǔn)率,從目前使用的情況來(lái)看,大大提高了基礎(chǔ)工作水平,對(duì)實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

3 積極探索,嘗試電子文件管理

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用,信息形態(tài)的多樣性、極強(qiáng)的可操作性和傳遞的高速便捷,使企業(yè)的管理者更愿意生成和使用電子文件;在檔案利用時(shí),利用者也更青睞于電子文件,所以建立并完善電子文件的歸檔極為重要。但電子文件歸檔是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作。我們本著積極探索,大膽嘗試的想法,做了一些基礎(chǔ)工作。

1)將電子文件歸檔工作納入了本單位的檔案立卷歸檔制度,定期布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件的歸檔工作。

2)明確電子文件的收集程序和信息的匯集點(diǎn)。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù),了解電子文件的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,是承擔(dān)鑒定和歸檔工作的主要責(zé)任者;檔案部門掌握歸檔的原則和方法,了解全面情況,可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。兩個(gè)部門的職能相互滲透,揚(yáng)長(zhǎng)避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì),在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。目前,公司機(jī)關(guān)選擇了電子信息量比較大的公司辦公室、工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部作為開展電子文件歸檔的試點(diǎn)單位。對(duì)其他各業(yè)務(wù)管理部門挑選并具有保存價(jià)值的電子文件,由電子文件形成部門按統(tǒng)一格式編目整理,再將電子文件傳輸給檔案部門,由檔案部門存入光盤。

3)把保存量最大、查閱率最高的會(huì)計(jì)電子檔案作為歸檔的重點(diǎn)。我們企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等有形的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料較為重視,卻疏于對(duì)會(huì)計(jì)軟件所生成的電子數(shù)據(jù)等無(wú)形會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理與充分利用。近年來(lái),基層項(xiàng)目已經(jīng)全部實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,雖然對(duì)計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成較為系統(tǒng)、完整的書面資料,并入了會(huì)計(jì)檔案的管理之中,但對(duì)會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。致使會(huì)計(jì)電算化工作在基層施工企業(yè)已經(jīng)開展多年,卻仍停留在手工記賬、手工編制報(bào)表等階段,未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。公司所屬項(xiàng)目部每年均達(dá)三四十個(gè),相關(guān)會(huì)計(jì)檔案的總賬、明細(xì)賬、輔助賬與數(shù)量浩繁的憑證及報(bào)表,其數(shù)量之大可想而知,即使做到了全部按期歸檔,一旦需要查詢相關(guān)數(shù)據(jù),其查詢過(guò)程也會(huì)占用相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間,耗費(fèi)相當(dāng)多的精力。如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔,查詢起來(lái)必然非常迅捷、方便?，F(xiàn)在,我們已經(jīng)開始將其作為重點(diǎn)收集的對(duì)象。但目前存在的問(wèn)題是企業(yè)在檔案管理部門人員的配備上,僅僅局限于檔案管理的狹義業(yè)務(wù),檔案管理人員并未掌握相關(guān)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)知識(shí),對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)管理軟件更是知之甚少,具體操作時(shí)會(huì)有許多障礙,如果想進(jìn)一步提高利用率,檔案人員還需加強(qiáng)這方面基礎(chǔ)知識(shí)的完善和更新。

4 工作快捷,檔案利用效率提升

1)利用渠道拓寬。檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理以來(lái),基礎(chǔ)工作隨之規(guī)范,檔案利用效率提升。a.可以更準(zhǔn)確地了解和掌握在冊(cè)檔案信息;b.可以快速而準(zhǔn)確地收集檔案利用信息,從而對(duì)實(shí)際效益進(jìn)行調(diào)查和分析,總結(jié)檔案信息利用的實(shí)例,充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值,進(jìn)一步了解企業(yè)對(duì)檔案利用的需求,從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟悉檔案,利用檔案。2)利用查閱簡(jiǎn)便。在檔案開發(fā)利用過(guò)程中,通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索,利用者能迅速而直接地看到要查閱的資料信息,如果需要借用電子文檔,還可以直接下載。這樣,既節(jié)約了手工查閱的時(shí)間,又避免了利用者的重復(fù)勞動(dòng),提高了公司機(jī)關(guān)的辦公效率。3)檔案價(jià)值突顯。2007年,共查閱檔案 946卷(件),科技檔案在工程經(jīng)營(yíng)投標(biāo)方面發(fā)揮了重要的作用,工程中標(biāo)通知書、合同書、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等為投標(biāo)工作提供了翔實(shí)資料;會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)資質(zhì)重新就位、公司領(lǐng)導(dǎo)離任審計(jì)、財(cái)務(wù)清欠、法律訴訟、查處違紀(jì)案件、解決與勞務(wù)隊(duì)工程款糾紛等方面發(fā)揮了較好的作用。公司資質(zhì)重新就位時(shí),90%的資料來(lái)源于檔案室;公司在取勝花都、綿陽(yáng)機(jī)場(chǎng)、山東乳山國(guó)際度假村、上海金羽房地產(chǎn)開發(fā)公司等官司方面從檔案室提取了大量證據(jù)材料,為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失1 000多萬(wàn)元;2005年4月,有人舉報(bào)我單位貴陽(yáng)樞紐項(xiàng)目部征地拆遷款存在問(wèn)題,貴陽(yáng)市反貪局來(lái)人調(diào)查,由于我們檔案室保存的基礎(chǔ)資料齊全完整,說(shuō)服力強(qiáng),有效地維護(hù)了企業(yè)信譽(yù)。

實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理,我們做了一些嘗試性工作,取得了一些收獲。但這項(xiàng)工作程序復(fù)雜,技術(shù)要求高,工作量很大,今后還需要不斷總結(jié)完善,為真正實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理而努力。

[1]孫秀娥.論工程科技檔案在安全生產(chǎn)中的重要作用[J].山西建筑,2008,34(3):233-234.