項目文檔管理與索賠控制

凌雪懷

項目管理對于不同的參建角色,其管理方法、控制要素等都是不同的。施工單位的項目管理側(cè)重于施工現(xiàn)場,對項目管理更直接。而業(yè)主的項目管理,則側(cè)重于對參建各方、項目投資、材料采購、成本回收、質(zhì)量進度等多方面的管理,相對施工單位的項目管理,業(yè)主方的項目管理具有一定的間接性。因此對于業(yè)主方來說,項目管理的核心,從某種程度上講,就是進行文檔管理。只有將文檔管理做到系統(tǒng)化、全面化、清晰化,才能控制整個項目平穩(wěn)運行,進而對項目上發(fā)生的一些索賠要求進行合理的控制,使項目成本得到有效控制。本文將從業(yè)主方的視角,討論項目文檔管理在項目管理中的重要作用,以及文檔管理與索賠控制的關(guān)系。

1 工程概況及項目背景

本文所舉的例子坐落于上海市金山化工區(qū)目華路、北銀河路,是3M中國有限公司在上海地區(qū)投資新建的化工廠之一,基地占地面積12萬m2,共劃分為5期投資建設(shè),目前一期項目已基本竣工投產(chǎn),二期項目正在建設(shè)之中。二期項目包含車間、辦公樓、動力中心三幢單體,總建筑面積27 000 m2。其中,動力中心是整個工廠的消防、配電、冷卻系統(tǒng)、壓縮空氣系統(tǒng)的中央核心部位,為配合設(shè)備安裝,動力中心結(jié)構(gòu)主體必須提前完成。

當承包商得知進度要求時,向我們提出將動力中心的結(jié)構(gòu)形式改為預制工藝,這樣可以提高施工速度,減少拆模和支模的時間,為我們業(yè)主贏得時間,但相應的施工費用也會增加。經(jīng)與公司管理層研究決定,我們同意了承包商的建議,將現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)改為預制結(jié)構(gòu)。但在整個施工過程中,由于圖紙變更,設(shè)計修改,重新審圖等原因,動力中心的基礎(chǔ)雖然7月中旬便已完成,但是整個主體結(jié)構(gòu)的施工直至8月初才開始,而預制構(gòu)件的養(yǎng)護時間都必須達到28 d強度后方可吊裝,因此整個動力中心結(jié)構(gòu)封頂直至9月底才完成。綜合比較整個施工過程,實際的施工進度并不比現(xiàn)澆工藝節(jié)省時間。然而,承包商卻以工程變更為由,向我司提出了一份230萬元的變更報價。由于工期并未提前,我們拒絕支付這筆工程變更費用,但是苦于我們在變更前未做任何這方面的書面記錄和條件假設(shè),使得我們在談判中處于非常被動的地位。

2 文檔管理的重要性

從上面這個案例可以看到,項目文檔的及時性、完整性相當重要,如果在承包商提出修改動力中心的結(jié)構(gòu)形式時,我們做過這樣一份備忘錄,也許現(xiàn)在我們在與承包商的談判中就不會如此被動,在這份備忘錄中,我覺得必須包括以下內(nèi)容:1)變更發(fā)生的背景(即為什么要進行變更);2)該項變更的發(fā)起人是誰;3)變更后的風險和利益分配;4)變更費用估算;5)變更所涉及的權(quán)利和義務(wù);6)變更引起各種可能結(jié)果的處理辦法。

因此,在作任何一個重大變更之前,我們都要就以上細節(jié)進行認真商議,確認并最終形成一份正式的書面?zhèn)渫?發(fā)給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作,但當真正遇到問題和糾紛時,我們卻可以進行追溯,查清事實的真相,避免雙方就某些模糊的觀點進行扯皮。

或許有些人會認為,文檔只是一張紙而已,完全可以在做竣工資料時后補,但有些問題是不能后補的,正如上面案例中缺少的這份備忘錄,只有在變更發(fā)生之前發(fā)給雙方確認才是有效的。如果是在變更費用的談判過程中再提出這份備忘錄,那么無疑對于不利的一方是絕對不會接受的,這樣這份文檔也就失去了它應有的效用。這就是為什么文檔的及時性是至關(guān)重要的。我們在工程項目管理中,必須克服懶惰,勤于記錄,將一些重要的、重大的變化、變更留下客觀公正的記錄,當遇到問題時,這份資料將會變得十分有價值。

不同的事情會有不同的演變過程,有時我們也許并不知道怎樣的做法才是完全正確的,怎樣的結(jié)果才是我們要的正確答案,因此,并沒有一份標準答案說這樣做是完整的,而另外一種做法是不完整的,所以,這個完整性就很難界定。我在這里又提出了一個預見性。我認為,在做項目文檔時,必須要有一定的預見性,我們要能預見到這件事情會往哪個方向發(fā)展,其最終的結(jié)果會對我有利還是不利,如果有利該怎么寫,如果不利該注意些什么。哪些因素是必要因素,哪些因素是關(guān)鍵問題,都要有一個清醒的認識。從預見性出發(fā),使項目的文檔盡量的完整、可靠。

文檔管理不僅僅對項目的經(jīng)營管理十分重要,同樣在工程質(zhì)量控制上也是非常重要的,我想這個問題是顯而易見的,我們的規(guī)范也是這樣規(guī)定的,但是真正要做到這一點卻也不是一件容易的事情。例如,單位工程質(zhì)量控制資料是反映建筑工程施工過程中各個環(huán)節(jié)工程質(zhì)量狀況的基本數(shù)據(jù)和原始記錄,反映完工項目測試結(jié)果的記錄。這些資料是反映工程質(zhì)量的客觀見證,是評價工程質(zhì)量的主要依據(jù),是單位工程綜合評定質(zhì)量等級的一項重要內(nèi)容。做好質(zhì)量控制資料管理工作,對于確保結(jié)構(gòu)安全和使用功能,提高工程質(zhì)量有著十分重要的意義。因此,在工程實際施工過程中,施工資料的真實、及時也是十分關(guān)鍵的。

3 文檔管理具體實施

3.1 文檔模板的管理

面對各類紛繁復雜的文檔,如果各式各樣,每人一個風格,不論從美觀性還是可讀性上都會有影響,所以在文檔管理的過程中需要建立一套文檔的模板。在建立文檔模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文檔模板中,確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。

3.2 文檔目錄管理

為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔,需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系,主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進行文檔管理前,需要對不同的文檔建立一個分類,建立不同的分類可以便于文檔的查找,也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。

3.3 文檔的命名規(guī)范

各種文檔,如果名稱多樣,或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。在文檔的使用過程中,可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關(guān)鍵字,例如要求將文檔的類別放在文件名的頭部,對于月度性的文檔,規(guī)定頭部必須放某年某月等等。

3.4 文檔的變更管理

文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象,對于發(fā)生變更的文檔,需要通過手段加以約束,最常用的方法就是版本的管理,對于形成的文檔及時進行歸檔保存。文檔發(fā)生變更時,需要能夠做到兩點:1)文檔有清晰的變更記錄,主要是針對變化的部分,不能讓每個使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍;2)文檔的最終版本要能方便的閱覽,如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發(fā)生變更時,需要能夠通過必要的途徑通知相關(guān)人,例如通過郵件通知或者公告通知的方式,避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔,在實際操作環(huán)境中,ISO 9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒,當然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。

4 結(jié)語

項目文檔管理在某些項目管理中往往不被重視,當發(fā)現(xiàn)其重要性時,通常為時已晚。我們必須重視文檔管理在項目管理中所起的作用。完整而及時的文檔就是項目順利進行的保障,它不但是追溯質(zhì)量、安全問題的依據(jù),更是有效控制不合理索賠要求,解決爭議問題的有效手段。我們必須時刻清醒的認識到項目管理的核心,從某種程度上講,就是進行文檔管理。

[1] 劉錦淼,陳 敏.項目文檔管理不容忽視的環(huán)節(jié)[J].金融電子化,2007(4):66-68.

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